法国公证事务所的数字化环境

弗朗索瓦-扎维耶•巴里

法国公证服务发展协会副主任

欧洲遗嘱登记网络协会主任

作为执业公司，法国公证事务所制作文书的过程越来越优化。法国公证行业很早便开始培养公证人在数字化模式下进行办公，促成了公证2.0时代的到来。早在15多年前，法国公证的内部网络——“REAL”投入使用，其特征是独立于因特网，且与法国公证的一些业务伙伴——法国信托投资银行、法国公共财政总署及其他国家行政机构和银行直接相连。

此外，一款名为“Clé Real”，经高度加密的电子签名与公证的工具也被公证人使用已久。

法国公证人及公证辅助人员都在使用管理公证事务所的工具，这些工具由部分商业公司提供，既可以用于公证文书的制作，也可用于客户关系和财务等事项的管理……接下来我们将从以下几方面对法国公证人执业的数字化环境作简单介绍。

— 首先，是公证事务所的管理工具和重要文书制作工具；

— 其次，是公证人执业的整体环境；公证事务所与其业务伙伴、管理机构和公证同行之间的网络互连；

— 再次，是公证人，以致整个公证行业掌握的监督工具：包括公证人监督公证事务所，与相关机构监督公证人和事务所执业活动的工具；

— 最后，是建立在电子工具基础上的公证执业活动的国际合作及对未来法国公证的展望。

一、公证事务所的管理工具

如今，已经有相当一部分的法国公证事务所实现了 “无纸化”办公，它们充分利用法国公证行业所拥有的电子工具，从全方位重新思考事务所的经营策略，旨在进一步优化公证文书的制作流程，以适应数字化模式下的客户关系。

因此，尽管当下公证事务所仍接收大量的纸质文件，但文件数量已在逐渐递减。此外，在“无纸化”办公的事务所里，纸质文件一经收到便会被转化为电子化形式。

不久以前，公证事务所的一天工作还是从开取和分发信件开始的，而现在主要的信息交换都通过电子邮件来实现。事务所的晨会再也不再仅仅是完成初步的案件信息录入工作，还会处理与先前已建立的案件资料无关的新文件。

案件的管理经由专门的管理档案和撰写文书的软件来完成，它是公证事务所信息系统的核心。该软件一般与电子文件管理系统（GED）相连接，GED里存储了用于制作文书的资料。

与客户的交流也可以通过专门的门户网站完成。客户在页面上传所需材料，这些材料会自动转交至案件相关负责人员手中，他们可根据客户在网站所提供的信息自动生成案件档案，必要时，公证辅助人员还可以在自动生成档案前对材料信息进行必要的更正。

在财务方面，相对于其他法律行业，法国公证人有一特点：财务软件中直接包含转账工具。换言之，只需一步操作，转账和记账便可同步完成。使用者通过线上转账（等同于其分类账目），并用Real系统的密码器确认。转账和账目的结算便自动完成，资金交易的安全性也大大提高。

财务系统与负责管理档案和制作文书的软件互连，并且现在越来越多的软件可以同时处理两方面的事务。通过这种方式，当公证人对土地公示机构进行简单的紧急咨询时，相应的资金交易程序也会在后台自动准备。不动产抵押状况的调查与文书的公示一样，在签字之后，与其他附加费用的缴费同步进行。

将近一半的公证人已经配备或着手配备电视会议的设备。一方面，尤其在涉及继承方面的事务时，电视会议可以实现全体继承人同时在场，可以听到所有人的统一表态。另一方面，当公证人持有一位因身体原因无法亲自到场的客户的委托书时，该客户也可以通过视频参加签字仪式。

使用电子公证文书的原则

首先，这是一份完全电子化的公证书，也就意味着不存在纸质版本。附件与公证书不可分离，因此也必须是电子化形式。公证人要么直接接收电子材料，要么将纸质材料转为电子格式并加入公证书中。当电子格式转换完成，公证人便可销毁纸质材料。实际上，法国公证人电子档案中心是一处安全的、规范的档案保管系统，公证人的电子签名也具有相同的效力。

一旦电子公证书制作完成，公证人便可在当事人在场的情况下签字。

当事人在电子触摸屏上签上手书签名，公证人则通过REAL系统的密码器完成电子签名。由此，除了公证人的电子签名，他们的手书签名也会印在文书上。

公证人也可以接收几家公证事务所共同参与的文书，每位公证人均可与自己的客户一同出席电视会议。在一些情况下，免去来回奔走，由此大大获利。

此外，公证人也可以外出状态下接收电子文书；例如，公证人来到客户所在地，通过安全的VPN建立网络连接进入REAL系统。

电子公证文书一经签名后，便会被立即存入法国公证人电子档案中心（MICEN）。其为法国公证人存储电子公证书原本的中央机构，文书在此保存75年之后，再转至各省的档案保管机构。

互助的必然：法国公证人电子档案中心

电子公证文书的主要问题在于公证书原本的保管，存放原本的地点必须同时保障：

— 公证文书的真实性（公证人签字及签字的日期和地点）；

— 公证文书保管时间的完整性（75年，甚至长达百年），之后转存至国家档案库；

— 公证文书的唯一性。鉴于电子文件是可复制的，因此存放地点必须能够证明公证原本的唯一性。

仅由一家公证事务所无法满足以上全部要求，电子公证文书原本的保存义务必须由整个公证行业共同承担。

此外，该系统必须保证只有公证人与其接任者是唯一有权直接使用公证书原本的人。

正因如此，国家委托法国公证人高等理事会成立了法国公证人电子档案中心，该中心旨在存储和保管电子公证文书。

电子公证文书与纸质公证文书所使用的制作工具相同，但前者所采用的程序使得电子公证文书在签名后能在完成整份文书制作的同时储存于电子档案中心。

因此，法国公证人电子档案中心是一项技术与人文相结合的机构，它为电子公证书提供一个存储空间，从逻辑上来说，是公证事务所的延伸。

为此，除了建立一栋专用于公证书原本档案管理中心的建筑之外，法国也启动了一项全新的信息工程，旨在存放电子公证文书，并为保存至后世。

与纸质档案库相反，电子档案中心并不保存电子文档的载体，而只保留载体上的信息以及可以解读这些信息的工具。实际上，改变文档的物理载体并不会改变文档本身。

大家都收到过带附件的电子邮件，该附件至少经历过三次的载体变化：最初是用于起草文件的电脑硬盘（或存储器），接着是各种通讯系统的铜质或光纤电缆，最后是收件电脑的硬盘。然而实际上，这仍然是同一份文件，只是刚刚被重新保存了一遍！

因此，法国公证人电子档案中心有足够的规模，可以保证所储文书的完整性和可读性，可以适应技术的变化与革新。

新技术的迅速发展

电子公证文书所采用的技术是全新或满足最近的技术或法律标准的。尤其涉及到电子签名和信息安全时，这些标准也会定期改进，进而要求信息系统的不断更新。

以用于电子公证文书的加密签名为例：

2005年8月10日法令规定，公证人必须通过加密签名（取其法律意义）的工具进行电子签名。这意味着任何质疑电子签名效力的人必须拿出能够证明该签名不得被认可的证据，而并不是由公证人去证明自己签名的效力（证据责任的倒置）。

然而现在完全适用于电子公证的系统还非常少。行业仍需持续改进，以建立一个满足安全需要的系统。

如今大部分的档案保管系统都只有二十年以内的保管期。因此系统还必须适应经常性的重大更新。不过，科技、工业和军事领域早已面临长期储存信息数据的需求，所以这些限制是已知可测的。此外，法国公证人电子档案中心还应当遵守一些国际规范。

最后，为了确保所存信息的可读性，法国公证人电子档案中心只采用已知的、持久的且已经公开的标准。例如，电子档案中心的储存信息（Télé@ctes的交换也是如此）必须使用XML语言（可扩展标记语言，对文档进行结构化处理储存）；电子公证文书必须保存为PDF格式，并以已经标准化的模板形式存储电子文档。

公证书一经签字，后续手续也必须全部以电子形式完成。

转账则通过信托投资银行网上银行（CDC-Net）或电子数据交换（EDI）系统来操作，通常在签字仪式完成后，公证人通常通过电子邮件或U盘将文书的副本交给客户。不久后，客户便可进入一个加密的档案系统，里面存有他在该公证事务所办理的所有公证文书副本。

所有的手续办理完成后，公证人可以将该案的档案文件封存。这项操作同样代表着客户线上档案的冻结。

以上关于“无纸化”公证的简要介绍未能详尽所有内容，尚未提及的内容包括如今法国公证行业大量运用的新媒介：使用智能手机跟踪日常会面进展，不动产数据库及其他各种不动产市场工具使公证人得以进行实时的、有充分依据的不动产估价与鉴定。依据现行法律规定及客户的个人情况，公证人通过信息系统中的数据库实现了与客户之间有针对性的沟通联络。

二、与业务伙伴间的联系

为了实现高效率的完全无纸化办公，大部分公证人与其业务伙伴之间的信息交流都通过电子数据交换系统（EDI）实现。

因此，为了确认客户的身份信息，再也不需要像从前那样花费几天甚至几周的时间申请开具出生证明。现在只需通过专门的门户网站或直接通过公证事务所的软件提交身份信息。这些信息经电子签署，收到申请后，民事信息登记部门会将身份信息的确认书与其他可能的旁注信息整合、认证并直接录入公证文书和其他日后所需的文件中。通过这种方法获取的身份信息是准确的，无需重新采集。此外，公证人不用直接向客户询问信息，这增强了身份信息核实过程的法律安全性。

在不久的将来，涉及农业领域中土地开发和农业建设公司（SAFER）的优先购买权和城市土地的优先购买权的某些手续也会同样以远距离电子操作来完成。

越来越多的银行通过银行业信息传输服务器和公证业信息传输服务器之间的加密邮件来实现与公证人之前的信息共享。尽管并非通过EDI系统，但文件的保密性和完整性仍得以保障。

在不动产买卖领域，法国公证人通过法国公证服务发展协会询问法国犯罪记录档案室。若客户存在影响不动产交易效力的犯罪记录（例如出租房屋状态极差或将房屋分割成多个极小部分出租给他人的恶劣房东），则由法国公证服务发展协会向公证事务所出具无法办理公证的通知。

作为国家公务人员，公证人在处理继承文书时，主要通过国家银行账户资料库（FICOBA）和国家人身保险账户资料库（FICOVIE）查询死者的全部账户和保险信息，以进行有效的继承案件处理。

公证书无论采用纸质抑或电子形式，文书起草软件Télé@ctes都会生成一份专门用于抵押文书副本的电子附件。

示例文件1：由地籍办公室出具的证明转让土地所有人身份和土地位置的文件，一般有两种形式：传统的纸质打印版本和便于案件档案管理软件直接使用的电子版本。由此，地籍信息得以自动录入公证书中。

当公证书原本签字完成，或者在签字仪式正在进行时，相关附件也会以附注或修订形式一同录入原本。最后，公证事务所的信息系统会宣告签字仪式完成。

负责办理后续手续的工作人员此时可以开始着手申报手续：复印用于公示的副本，核查文件内容及与纸质公证书原本的相符情况，对材料信息进行必要的补充。抵押书副本会一同放入公证人的电子文件夹中，以待签字。

同时，申报所需的其他补充材料也需准备（例如，示例文件1的编号、延期号等）。鉴于其中部分信息是随着案件办理进度与接收的材料自动更新填充的，因此这项工作的核心在于核对信息。

公证人工作邮箱的电子文件夹中列有所有Télé@ctes软件所公示的文书目录。从中，公证人选择他所要签字的文书。在进行查询和必要修改后，公证人只需通过REAL系统的密码器进行签名即可。

当抵押副本一经签字，申报材料的准备工作与不动产抵押状况的调查都已完成后，申报的支付转账也随之完成。转账凭证也会一并录入，即所有材料包括：

- 公证人签字的抵押文书副本

- 与申报相关的附件

- 转账凭证

以上所有材料将由负责办理手续的人员通过REAL系统发至抵押登记局。

依据公证事务所的不同组织职能，寄送材料的具体方式也有所不同，譬如：

- 根据材料准备情况和支付进度的不同阶段，由每位负责材料的公证辅助人员和负责申报手续的工作人员分别寄送调查申请；

- 由一位专门的工作人员集中通过邮局寄送（或由一位负责操作Télé@ctes系统的专员代替专递员）调查和申报材料；

- 转账完成后，又财务人员通过邮局寄送各种材料。

此外还有其他的方式。由此，系统兼容各公证处不同类型的计算机配置。

土地公示机构收到提交的申报材料后，十五分钟之内便会发送对应的回执消息，确认申报材料将被受理。

土地公示机构受理电子申报：他们会发送一份电子材料至公证事务所，其中包含：

- 经公证人签字的抵押副本

- 公示的批注

这份电子文件是土地公示机构出具的公示文书的原本，公证人将其打印出来并手书签字，以此发放有公示批注的公证书副本。

这项技术革新至关重要，一方面，土地公示机构只需出具一份文件，另一方面，鉴于这是一份经签署的电子文件，无需再次申请。这份文件可根据需要多次复印签字！

抵押登记局还可能会发送其他形式的回执：

- 拒绝

- 未通过

在这两种情况下，回执将仍由电子形式发送，材料将会以由土地公示机构签署并标注日期的消息形式退回。

当所有经签署的回执都已存入公证事务所的信息系统，公证人也必须将它们存入自己的系统里，不得更改。哪怕一点细小的更改都会使文件上的签名失效，文件本身也不能再被存入文档。

电子签名实际上依托于其中识别签字人身份、签署日期和文件内容本身。它与银行账户使用的RIB密码器相似，账户的一个字母变动便会使整个程序失效，而公证书内容的一点变动也会使电子签名失效。

此外，鉴于土地公示系统的输出已经实现了完全电子化，登记程序能不断补充更新信息，而无需重复获取，也就避免了重新输入和录入错误。确认已在抵押登记局登记的所有信息已被受理的自动检测、再次提交申请和申请延期也都十分便捷易行。

三、公证执业活动的监督工具

谈到公证事务所的数字化管理，就必须提及公证执业的监督。

公证事务所的内部监督

公证事务所的管理软件中均包含专门用于管理事务所工作效率的部分。通过使用Télé@ctes，得以提交转账并收到转账成功的回复信息，财务功能与文书撰写功能也就必然连接了起来。现在，软件开发者越来越趋向于将账务、税务、档案管理功能并入同一软件。此外，这些软件还可以预估公证事务所的人力资源，公证人能够知晓每位辅助人员的工作能力，因而有效地安排新工作。

公证行业还掌握另一类工具，例如可以分析事务所月度（月度数据统计）或年度（年度行业申报）数据的雷达系统。由此，公证人不仅可以与其他同类事务所进行横向比较，更可以对往年数据进行纵向分析。因此，这是一项可以评估公证人管理质量和工作效率的工具，公证人可以根据实际情况进行调整和选择。

国家层面的监督

通过收集月度（月度数据统计）和年度（年度行业申报）行业信息，以法国公证人高等理事会为主的公证管理机构对公证事务所的执业情况有精确的把握，一方面，他们根据年度行业申报所提供的数据，计算事务所的缴费总额；另一方面，利用这些信息对收费标准进行监管和调整。

-         监察员可能将管理机构收集的信息用于筹备年度审查。在此模式下，他们也可以对公证事务所进行一些预先调查，事务所必须补充提供这些预先调查所需的材料。

-         法国公证人高等理事会同样可以通过这些数据得以掌握真实的行业信息，并与其他监管机构一起对公证人收费标准进行定期检查。

这些被收集的信息（资产负债表，税金总额，文书数量）以账务信息为主，但不局限于经济方面，例如不同类型的文书数量也需要进行统计。

公证财务软件均配有远距离传输数据至管理机构的模块程序。这种模块收到公证行业认可，程序发行者不得向公证事务所销售未配备此模块程序的产品。当然，这些高度保密的信息是通过加密的安全方式传输的。

法国公证人高等理事会对公证事务所进入国家银行账户资料库和国家人身保险账户资料库申请信息查询的活动负有管理职责。在办理部分特定公证时，公证人以国家公职人员的身份可以优先访问银行和保险资料库系统。监察员在对公证事务所进行年度审查时，必须由其所属的管理机构出具该公证事务所的申请文件的摘录，对5%的事务所申请样本进行核实审查。

同理，法国公证人也定期接受其在国家遗嘱资料库申请信息查询的审计。公证人必须提交申请样本中相关当事人的死亡证明副本以供审计。

四、未来国际合作

法国与其他国家的公证数字工具的关系愈发紧密，下面我们通过ARERT和EUFiDES两个平台来进行说明：

欧洲遗嘱登记网络协会（ARERT），是根据比利时法律成立的一个非营利性组织。

该协会聚集了大部分的欧洲公证业和欧洲遗嘱登记与继承证书的管理机构。它由欧洲公证组织（www.cnue.eu）发起，于2005年由比利时、法国、斯洛文尼亚的公证业共同创建。

那些拥有遗嘱登记系统或欧洲继承证书登记系统的国家可加入，换言之即将各国遗嘱与继承信息联网。由此，当法律从业者或公权力机关需要查找本国登记的遗嘱和继承证书时，可以轻松地将他们的搜索范围延伸至此网络覆盖的其他欧洲国家系统。

所有互连的登记系统构成了欧洲遗嘱登记网络（RERT）。为了遵守不同国家的法律，在某些情况下，搜索工具只能用于向其他国家登记机关申请，而不能直接查询。

欧洲遗嘱登记网络的所有成员必须遵守共同的准则是：立遗嘱人在世时对遗嘱是否存在及其内容需保密，登记遗嘱和继承证书编号（不含内容），核实立遗嘱人死亡后才可以进行申请查询。

随着国际继承规则的施行，查找是否存在海外遗嘱变得尤为重要。

实际上，今后在遗嘱中可以选择继承所适用的法律。

公证人加入欧洲遗嘱登记网络的目的在于获悉当事人是否立有海外遗嘱，以保证所适用的继承规则不会陷入纠纷，从而避免了自身的责任风险。

目前，已经连入欧洲遗嘱登记网络的成员有德国、奥地利、比利时、保加利亚、爱沙尼亚、法国、希腊、匈牙利、拉脱维亚、卢森堡、荷兰、波兰、罗马尼亚、斯洛伐克和圣彼得堡的公证行业。西班牙公证行业也已联网，但尚未启动信息共享。

至于欧洲继承证书，法国、卢森堡、荷兰已经实现信息互连。

因此，涉及到继承规则的适用时，法国公证人可以在以上所有登记网络系统中申请，以确认该案件是否存在涉外因素。

同样地，公证人还可以通过建立在一个安全性高的门户网站上的EUFiDES平台共享资料，这些资料均来源于公证人，是真实可靠的，这样确保了公证人之间信息共享的安全性。

下面请允许我以对未来的思考来进行总结。实际上，数字化对公证人来说意味着新的机遇。技术的革新推动了公证人工作方式的改革，正如我刚刚所列举的那样，法国公证人已积极适应这场变革。这场改革亦是关于时间的改革：即时性成为了准则。客户要求公证人具备毫无差错的快速反应力。

新兴技术不断涌现，导致一些非专业人员认为它们将取代公证人。区块链就是一个很好的例子。如果公证人的职责仅仅只是于对合同、交易等进行公证，而不提供咨询建议、不对当事人的身份进行核实，那么不用等到区块链技术成熟，现有技术即可替代公证人。然而，这些新型工具也为公证人提高服务质量提供了好的机会。例如，我们可以构想通过区块链来实现执行文书副本的数字化……此外还有许多其他应用也正在公证事务所得以实现。

人工智能也是一项公证行业需要攻克的技术革新。很遗憾今天没有更多时间就此问题进行深入阐述，但我希望大家明白，人工智能有些像一只宠物，它需要被训练。我们希望人工智能可以更多服务于公证人，而非其他职业或商业公司。对于法律行业来说，人工智能无疑是接下来最大的技术革新。同样，我并不认为人工智能会让法律职业消失，但它显然会引发一次行业内的重新洗牌。胜利往往掌握在最先把握住时机的人手中。

公证人与客户间的关系对于公证行业的未来也同样重要。现行法律要求客户必须亲自与公证人会面，以便公证人判断其意思表示是否自由。但我们可以合理地推断，在不久的将来亦可能通过远程视频会面达到相同效果。因此，从现在开始，我们需要思考通过简便且可靠的方式来实现这一构想。