年审在公证行业中具有重要意义，尤其表现在如下方面：

　　• 年审由公证人自己实施，这是信任的象征，公权机关对我们有充分的信任，这份信任是我们通过严格认真的工作所应得的。
　　• 年审是对公证人群体的监督工具，加强了公证行业团结，其消极的一面会导致共同承担职业风险，积极的一面则使同行间形成互助的责任。

　　第一章 年审的基本准则

　　从历史发展看，审查制度是在实践中形成的，以自愿的方式开展，后来才在法律条文中做出强制规定。

　　事实上，1803 年3 月16 日颁布的风月法中，除了设立纪律惩戒委员会外，没有任何关于公证监督的条文。直到1843 年1月3 日法令的实施，才出现了最早的关于禁止公证人参与投机和商业金融活动的条文，一些委员会开始组织针对其会员的年审。

　　1890 年1 月30 日颁布的关于公证处财务状况的政令，规定了所有公证人事务所必须实行系统的审查，并实施了体现年审特征的相关准则：公证人事务所的审查由所属的纪律惩戒委员会派出两位代表在检察院的监督下实施。代表们有权要求事务所出示财务账簿。除了代表的报告外，委员会主席还将向检察官提供每个事务所的审查意见。检察官也可以在没有收到对事务所的投诉的情况下，自发去查实监督工作是否合法有效的进行。拒绝接受该监督的公证人将面临惩罚。

　　1974 年8 月12 日颁布的政令深入改革了该规章，并从以下三个方面发展了审查制度：

　　- 扩展审查的应用范围，将审查范围从财务状况扩展到被审查者的整个职业活动；

　　- 两类审查代替省、大区、国家三级审查制度：

　　• 年审，涉及所有公证人事务所，由省公证协会在大区公证协会的配合下组织进行，大区公证协会负责确定审查者名单
　　• 随机审查，由法定机构（省公证协会、大区公证协会、公证人高等理事会）、检察院或司法部组织，审查可能针对一个特定的问题展开，也可能针对公证人的整个职业活动展开：随机审查的时间及对象取决于相关机构的判断。

　　- 通过规定外部会计人员介入公证审查，使审查不像最初只局限于公证行业内部。

　　2005 年11 月17 日颁布的规章中，通过提高审查效率、明确审查者调查目标、改善审查报告的撰写来进一步推动审查制度的发展。

　　该审查制度给予公证行业一个完善的自主监督制度，并具有以下方面特征：

　　- 建立在道德规范和职业实际双重基础上，保证了该制度的严密性（一）；

　　- 其组织和运行方式主要取决于行业从业人员自身，检察院也享有极大一部分主动权并担任着监督角色，促使公证法律机关在其内部建立一个积极创新的合作模式（二）；

　　- 其实施方式考虑到了两方面内容，一是效率（审查的突击性、全局性、审查员的广泛权力），二是责任（审查员个人对调查承担责任）（三）；

　　- 审查既要平衡严格、公正两方面因素，也要尊重被审查者的

合法权利（四）。

　　一、审查的双重基础

　　公证监督是必不可少的，其原因有两点：

　　1、首先是道德规范原因：公证人是负责公共认证事务和保存私人合同的公务助理人员。国家任命公证人完成这项有关公共权力的特殊任务，公证人也要受到一系列规则（章程）的限制，来约束他们的业务、规范他们的行为。这些规则的目的在于：通过公证文书这项典型的认证手段使民众获得最广泛的法律安全保障。

　　公证的特殊职能和他的公共服务性质使得公证监督成为必然。监督是维护国家和民众对我们的信任的一种方式。

　　2、其次是职业原因：集体保障使公证人在财务方面承担连带责任，在公证人间形成了一个真正的利益团体。既然所有的公证人都对由某一个公证人引起的客户的利益损害负有赔偿责任，出于利益考虑，同行们对公证活动拥有监督权。

　　公证人审查，公证文书以及公证人的违规不足之处的核查，对于公证行业管理是必不可少的。

　　二、审查的组织和运行方式

　　这需要协调一些相互矛盾的要求：一方面，该审查需要对公证实务有足够的认识，实践证明，只有公务员自身能够高效的完成审查工作；另一方面，外界人士介入审查工作不符合尊重职业秘密的要求。然而从另一个角度考虑，外界人士参与也是必要的，可以防止行业内部的讨好勾结。

　　现行的制度平衡了这两方面，把组织和领导审查的责任交付给公证人，并配合上检察院的监督角色。

　　1、公证人组织领导审查：

　　进行审查的是通过许可的公证人，其余人员不参与。

　　2、检察院的角色：

　　1975 年1 月29 日的通报提醒人们，自1810 年4 月20 日实行至今的关于司法组织机构的法律中第45 条规定：“总检察长对辖区内所有的司法助理人员有监督权。”

　　（1）通过批准许可来招募审查员：

　　总检察长根据省公证协会推荐的人选给公证审查者发放许可，财务审查员需由有能力的、有空闲时间、独立的、公正的人担任。

　　（2）审查期间：检察官须实时得知一切严重的不合规现象以及会危害到当事人的情况。

　　（3）审查结束时，验收审查报告。审查者需向省公证协会主席以及检察官同时提交审查报告。

　　三、年审的实施方式

　　1、年度性原则：

　　1974 年8 月12 日颁布的政令第19 条规定：“每个公证事务所至少每年进行一次审查，具体日期不定，由省公证协会组织⋯⋯”

　　审查的时间范围至少包含上年度审查结束到本轮年审截止之间的时期，以保证审查的连贯性，由于特殊情况由省公证协会主席做出的特殊指令除外。

　　省公证协会需注意变化每年进行年审的时间。

　　2、年审的突击性：

　　1974 年8 月12 日颁布的政令第10 条规定：“所有审查以突击审查的方式进行。”

　　被审查的公证人不能提前得知财务审查的时间，以防止在预料到审查的基础上提前准备，考虑到这点也是审查者的责任之一。

　　3、年审的全局性：

　　审查者审核和调查的内容是公证人的整个职业活动。

　　审查者们负责核实公证事务所是否运作良好，公证人是否遵守了其必须遵守的职业规定（尤其是公证书的撰写）及道德规范。

　　另外，审查目前只能涉及到纯粹的职业活动，不包括私人生活。

　　4、审查者的权力：

　　这些权力在政令第11 条中做了具体说明：

　　“审查者有搜索、核实公证书原本、账簿、证券、股票、货币、银行账户、邮政以及一切他们认为对审查有用的资料的权力。被审查的公证人要听从审查者的要求。

　　应审查者的要求，必须向有权实施银行账户操作的机构给出指令，让其向审查者提供账户明细，以及相关凭证。

　　公证人事务所的相关人员须对审查者提出的问题做出回应，向他们提供一切有助于审查的有用信息。”

　　（1）下列条文体现了审查者广泛的权力：

　　他们有询问事务所负责人的权力。负责人需向事务所的资产保管人出具书面指示，让其向审查者提供银行账户的相关账单。负责人还应就已经向财政部门申报过的税务状况出具明细账。

　　他们还能向事务所合伙人询问他们处理的文件，尤其是接受客户委托的情况，每个合伙人都有义务回答这些提问。

　　（2）这些权力只能由审查者本人行使：

　　1974 年8 月12 日政令指出：

　　- 审查者可以向省公证协会或大区公证协会提请与专业雇员合作；
　　- 财务状况审查者可以与他们的习惯搭档合作，但需要向被审查者说明。

　　这些规定一方面能让一些专业人员来协助审查者完成技术性较强的工作（例如深入的信息核实），另一方面可以让财务领域的专家用他们自己的雇员来完成任务，以节省时间。

　　（3）审查者权力虽广，但也有限制：

　　每个人都有自己的角色，审查者的权力不同于司法人员，审查者的任务是观察事实，并不是投身于调查中。如果情况严重，他们要做的是通知检察官，检察官有权展开初步信息的调查。

　　5、审查者的责任：

　　在政令的第12 至15 条中指出：

　　条例12：“审查者需对自己进行的每一项审查负责。”

　　条例13：“若审查者发现了严重的违规行为或是可能危害到委托保管物的安全的情况，应立即通知检察官和省公证协会主席。
”

　　条例14：“每次审查结束后，审查者需同时向检察官和公证协会提交总结⋯⋯”

　　条例15：“若审查者不遵守上述条例中的规定、玩忽职守或无能力完成任务，他们将被收回审查许可，如有必要，将追究纪律处分或刑事处罚。”

　　另外，一旦公证人的违规行为被检察官知道，而审查团队和相关的职业组织机构负责人却没有上报，检察官可以启动调查程序对审查者提出质疑。

　　审查者未准确行使1974 年8 月12 日政令的规定、玩忽职守或无能力完成任务的，将承担个人责任。

　　首先他们将被收回审查许可。若情节严重，违规行为是由审查者自己犯下的，将被追究纪律处分甚至是刑事处罚（如虚假申报或侵犯隐私）。

　　四、审查者与被审查者的关系

　　行政法规第14 条规定：“为保证客户的利益，公证人在审查时需监督他们的同行。

　　审查的公证人应仔细高效的完成任务，同时保持对待同仁的礼貌，在完成使命的同时始终保持谨慎，必须严守职业秘密。

　　被审查的公证人应配合审查者的工作，无论对方是否为公证人，都应礼貌接待。

　　审查者必须告知被审查者发现的异常之处，并在撰写报告时记录被审查者的解释。”

　　1、审查者的职责：

　　（1）审查者必须行事严谨、仔细、坚定：

　　审查者不能仅仅是被动的完成审查的最低任务要求。他们应发挥主动性，根据所面对的情况、针对特定的方面确定其调查方向。

　　若审查者觉察到异常处，他们必须进行必要的调查，或解释该异常、或证实该指控；若异常之处超出了他们的调查能力范围，他们应将其写入报告中，让相关机构做出判断，开展必要的调查。

　　（2）审查者必须讲究同行之谊：

　　当被审查的公证事务所在管理上存在可改进之处，审查者应予以指出。

　　若他们觉察出有碍发展的情况、不够满意的结果、过时低效的工作方法、不合适的工作程序等问题，出于同行之谊，他们应告知当事人并与之谈论商讨。

　　审查者需在审查报告的总结部分注明需要被审查者注意的情况，以便在日后改善这些问题。

　　（3）审查者必须保守职业秘密：

　　公证人保守职业秘密的义务不能用于对抗审查者的调查。

　　该政令第14 条规定审查者在每次审查结束后必须向检察官和省公证协会提交报告。一旦发现了异常和违规现象，所有的有用信息都要在报告中指出，来论证他们的观察结果。

　　审查者也必须保守职业秘密，这让我们联想到行政法规第14 条的规定，他们不能向第三方泄露他们得知的信息。

　　2、被审查公证人的义务和权利

　　（1）被审查者应简化审查者的任务，无论审查者是否是公证人，都应礼貌相待。

　　被审查者应安排办公场所和必须的人员来协助审查者完成审查任务。

　　被审查者要在审查者实地考察时做出必要的安排，以积极参与审查工作的各个环节，向审查者提供他们需要的解释、证明，听取审查者给出的观察意见、评论、和有用的建议。

　　（2）被审查的公证人有权得知审查报告的结论

　　审查并非一项司法程序，它只是运用了法律中“公证协会须核实公证人事务所的管理、财务、组织和运作情况”的规定。

　　因此，审查是一项合法的职业监督，而并不是司法程序，当然该监督可能会引起司法程序但这并非是其首要目标。

　　第二章 审查程序

　　任务指令：

　　根据政令第7 条规定：“审查者的任务由当局和相关机构决定，并在政令第19 和24 条有明确规定。”

　　关于年审，应当由省公证协会主席来确立和签发任务指令。每个审查者都应持有任务指令，若没有任务指令，被审查的公证人有权拒绝其进入事务所。

　　任务指令确定了监督的范围，基本将包括事务所的整个业务活动。但协会主席也可以指示审查者查实其他特定的事项（例如一份受到质疑的公证文书）。

　　工作档案：

　　除了撰写报告及其附录外，审查者还需建立一份工作档案，档案需包含形成审查报告中的评价意见（尤其是异常情况）的必要材料。该档案由省公证协会保管，以备应对被审查者和监督机关提出的质疑。

　　这份档案由14 份材料组成，其中包括列入审查指南中的目录。

　　审查者之间的关系：

　　审查者们团结合作承担审查责任，没有地位等级之分。在执行审查任务时，他们中的任何一个人都有权力代表整个审查团队，他们需预先商讨各自承担的任务并相互保持联络。审查者们联手进行预先核实和现场审查工作，最后共同撰写审查报告的结论部分。

　　审查期限：

　　没有任何条文对审查期限做出过规定：审查者必须用足够的时间来高质量的完成所有的任务要求；而具体的审查期限则留待审查者以专业素养做出自己的衡量。此外，他们可能会为过于匆忙和表面的审查承担责任。

　　审查的第一步：会计决算

　　会计决算的定义：

　　会计决算旨在掌握某一特定时期内被审查事务所的财务情况，根据财务状况表、普通日记账、信息索引等一系列材料反映的信息，能观察出事务所的财务发展情况，以便着手进行接下来的核实工作。另外还必须确定客户的资金是否被事务所妥善保管。

　　会计决算通常远程进行，但如有必要，省公证协会主席可决定让审查者现场执行会计决算。

　　会计决算进行之后，审查者应要求被审查的事务所准备下列信件材料：

　　- 请求银行提供会计决算日账户情况的申请信；
　　- 申请获得支票复印件的必要材料，支票从所有客户账户清单中做出选择；
　　- 请求国库提供被审查事务所的税务情况的申请信模板。

　　被审查者必须在信件和打印材料上签字，交给审查者。

　　会计账簿必须及时完成，例如，会计日J-1 的账簿正常情况下必须在会计日J 的期限内完成。

　　审查者必须查实是否存在长期的记账拖延情况。

　　审查的第二步：预先核实

　　这些核实工作在审查工作之前进行，为之后的现场审查做准备。该预先工作由审查者们共同商议完成，包括提供的多项材料的分析工作，这些材料一部分是会计经济领域的，另一部分是职业的，甚至司法的。

　　审查者必须收到以下材料：

　　• 会计决算时寄交的初始申请材料
　　• 公证协会主席给出的针对被审查公证人的抱怨、控诉、追究责任的诉讼信息，可能需要财产接管的情况
　　• 前两年的年度审查和突击审查的报告
　　• 关于事务所年度账目（截止至上一个会计年度）的调查表

　　审查的第三步：现场核实

　　一、会计的规范性以及对所持有资金的规范操作：

　　所使用的会计系统：

　　核实公证事务所使用的会计软件和会计凭证所记录信息的一致性。

　　审查员应仔细记录被审查的事务所使用的会计软件的特征。

　　遵守现金操作规范：

　　审查员将核实：

　　- 会计账目中显示的总额不能超过规定限额
　　- 现金是否存在不正常流动情况

　　若超限，还应核实：

　　- 原因
　　- 是否为偶然情况

　　分析银行往来调节表和支付方式：

　　要求查看支票复印件：

　　这项监督可以核实签发支票的真实去向，并查证其用途与会计账簿中记载的是否一致。

　　会计决算时，审查者可以要求查看从所有客户账户中选择的账户支票复印件；要求的支票复印件数量一般情况下不超过十张。

　　银行往来调节：

　　银行往来调节表是在会计决算时由被审查的事务所进行。而审查者要做的是核实事务所的银行往来调节是否规范进行，且保证至少15 天一次。

　　核实基本账户总账：

　　审查者必须核查公证人的收入账户和关联账户，税收，以及投资者账户、客户账户、获得的工资和报酬等。

　　核查公证人的收入账户和活期存款：

　　这些账户必须要认真地检查，若审查者发现账户存在异常，应马上要求被审查者给出解释。

　　根据事务所的经营成果来分析公证人的收入情况：

　　公证人的收入原则上不超过一个已截止会计年度的经营成果。

　　公证人的收入应在一个会计年度截止时根据事务所的收入情况和收入分配规则进行分析。

　　二、公证文书和继承档案的审查

　　1、公证文书的审查

　　需核查的公证文书是通过随机的方式选择的，审查者应在现场实地核查时再做出选择。

　　需核查的文书的最少数量取决于上一年度受理的文书数量。

　　核查的方式是跟进与文书有关的所有操作进程，从起草文书一直到账单寄送，与客户结清尾款，这么做能让审查者对事务所的工作方式、工作严密性、工作效率有一个更清晰的了解，避免把一系列审查工作分割得毫无联系。

　　审查者必须关注到文书起草的所有方面、文书撰写的质量、客户接待的情况、资金进出的安全性、与业务相关的账目记录、以及手续的规范。

　　审查者还应核查公证文书的形式是否规范。

　　在每一份公证书的审核过程中，都应核实客户账户的查账情况和账单的寄送，以及确定会计账簿的记载与公证书中的条款是否相符。

　　2、继承档案的审查

　　审查者需重点关注财政和税务规范：

　　向国库缴纳税款是否有延迟？是否需缴滞纳金？支付给继承者的款项是如何分配的？是否有提前支付？公证文书除核定收费外是否有额外的报酬？如有，是否符合收费标准的规定？

　　3、公证人税款和报酬的审查

　　公证人必须严格遵守收费标准。

　　税款的审查是一项强制性的任务，审查者必须非常谨慎细心的完成。

　　三、信息索引和公证手续的审查

　　信息索引的审查：

　　关于信息索引的规定可参考2005 年8月10 日颁布的第2005-973 号政令（根据1971 年11 月26 日颁布的第71-941 号政令修改），做出了如下规定：

　　“公证人应将所有受理的公证文书以纸质和电子的形式编入索引。索引按时间顺序编制，内容包括时间、性质、公证内容、当事人的姓名、以及其他所有法律和法规规定的内容。”

　　审查者需核实该规定是否被规范地落实。

　　公证手续的审查：

　　若发现了异常之处，审查者需针对负责办理手续的部门的组织情况和规定的正确方式给出建议。

　　四、客户账户审查：

　　客户账户借方账：

　　审查者必须特别关注这方面的内容，对于借方账户清单，他们应观察其数量、总额，并要求出具部分账户的明细记录，特别是当其涉及到有较大余额时。

　　通过调查，审查者将借方账与相关文书和档案进行比照，来核查是否存在公证人预收账款的情况，或是向不动产买卖工作人员秘密支付回扣等情况。

　　借方账户过多的金额可能隐藏了异常操作情况。

　　客户账户贷方账：

　　审查者的分析重点在于贷方账的数量、时间、余额数目，还应核实账户里的金额是否被妥善保管、流转。

　　五、撰写总结报告

　　审查期间，审查者必须重点关注五方面的内容以支撑其最后的结论：会计账簿规范性及所持有资金的规范操作、文书撰写和法律分析、事务所的经营、公证的核定收费、事务所的组织管理。

　　审查者必须核实哪些是上一年审查中已经给出的结果，并向事务所提出改进建议。最后，审查者必须完成结论并告知被审查者。所有的审查者均需在报告上签字。

　　被审查者可以直接就评论做出回应，也可以先等报告寄到。

　　审查者将他们的观察和结论反馈给被审查者，若他们在15 天内给出回应，审查者会在报告中附上他们的回应。若超过15 天的期限，审查者可将报告直接寄给检察官和省公证协会主席。

　　审查报告的寄送：

　　1974年8月12日政令第14条规定：“审查结束后，审查者应同时向检察官和省公证协会提交报告⋯⋯”

　　向检察官提交的内容只需包括报告及四份附件，其他的审查材料交给省公证协会保管。

　　审查精神：

　　审查是一种监督的手段，但更是为了改善公证人事务所的管理情况和公证服务质量。

审查者在审查任务中必须表现出坚定的信念，他们必须核实会计账目是否合规，客户资金是否被妥善保管，事务所是否认真贯彻公正文书的规范要求和核定收费标准，公正地指出违背收费标准的不合理收费。

　　审查者还应秉持客观公正的态度，找出事务所操作中的错误和不规范现象、管理不善、可疑的、异常的甚至危险的行为。一方面，省公证协会应给出适当的建议，出于同行之谊和团结共进的理念，应注重向被审查者提供帮助建议、预防危机。另一方面，审查者必须仔细记录、描述、分析事实，使相关机构能够准确获悉所有必要的信息。

　　我们所做的一切都是为了保障客户权益，确保保管资金的安全、公证文书和公证服务的质量：这不仅是为了被审查公证人的利益，更是为了整个公证行业的利益。

供稿：法国公证人高等理事会