L’inspection annuelle revêt dans l’organisation du notariat une importance toute particulière :
• assurée par les notaires eux-mêmes, elle est la marque de la confiance que nous témoignent les pouvoirs publics et qu’il nous faut mériter par le sérieux et la rigueur ;
• outil de surveillance de l’ensemble des notaires, elle conforte notre solidarité à la fois passive, résultant de la mutualisation du risque professionnel, et active,issue du devoir d’assistance envers les confrères.
TITRE I – LES PRINCIPES GENERAUX DE L’ INSPECTION ANNUELLE
Historiquement, l’inspection a été créée par la pratique, de manière volontaire, avant d’être rendue obligatoire par les textes.
La loi de Ventôse (16 mars 1803) ne contient en effet aucune disposition sur la surveillance des notaires, hormis l’instauration des chambres de discipline. C’ est à l’occasion de l’application de l’ordonnance du 3 janvier 1843 qui contient les premières interdictions faites aux notaires de se livrer à des spéculations et à des activités commerciales et financières,que certaines chambres commencent à organiser des inspections annuelles des membres de leur compagnie.
C’est le décret du 30 janvier 1890 sur la comptabilité notariale qui va rendre obligatoire le contrôle systématique de tous les offices et mettre en oeuvre les principes qui vont caractériser l’inspection annuelle : le contrôle des études est confié aux chambres de discipline qui l’exercent, sous la surveillance du parquet, au moyen de deux délégués. Ces délégués ont le pouvoir de se faire représenter à chaque réquisition les registres de comptabilité. Ils doivent les viser et transmettre à la chambre le résultat de leurs opérations. Le président de la chambre remet au procureur de la République, outre les rapports des délégués, un avis motivé sur chaque étude.Les procureurs peuvent s’assurer par eux-mêmes de l’exacte application du décret, même en dehors de toute plainte. Enfin, le notaire qui refuse de se prêter à cette surveillance s’expose à des poursuites disciplinaires.
Toute cette réglementation a été profondément réformée par le décret du 12 août 1974, qui a fait évoluer l’inspection sur trois points essentiels :
- en élargissant le champ d’application du contrôle, de la comptabilité à l’ensemble de l’activité professionnelle du notaire inspecté ;
- en remplaçant les trois degrés départemental,régional et national par deux types d’inspection :
¤ les inspections annuelles qui concernent tous les offices et sont organisées par la chambre des notaires en coordination avec le conseil régional (qui établit la liste des inspecteurs) ;
¤ et les inspections occasionnelles qui sont prescrites par les organismes statutaires (chambre, conseil régional, CSN) ou bien aussi par les parquets ou la Chancellerie et portent soit sur une question particulière, soit sur l’ensemble de l’activité professionnelle d’un notaire : l’opportunité de l’inspection occasionnelle, son moment et son objet sont laissés à la discrétion de l’autorité qui la décide ;
- en donnant au contrôle, à l’origine exclusivement notarial, un caractère moins corporatiste et moins confraternel en prévoyant l’intervention obligatoire depersonnes qualifiées en comptabilité extérieure à la profession.
L’arrêté du 17 novembre 2005 prolonge cette évolution en cherchant à renforcer l’efficacité du contrôle, à mieux cibler les investigations des inspecteurs et à améliorer la rédaction du rapport d’ inspection.
’ensemble de cette réglementation dote le notariat d’un système d’autocontrôle perfectionné qui combine plusieurs aspects :
- il s’appuie sur un double fondement éthique et utilitaire qui lui assure une grande cohérence (I) :
- son organisation et son fonctionnement reposent principalement sur les professionnels eux-mêmes tout en laissant aux parquets une large part d’initiative et un rôle de surveillance incitant ainsi les autorités notariales et judiciaires à instaurer entre elles une collaboration active et originale (II) ;
- ses modalités d’exécution sont marquées par un souci d’efficacité (caractère inopiné et global, pouvoirs étendus des inspecteurs) et de responsabilité (engagement personnel des inspecteurs) (III) ;
- enfin, les relations entre inspecteurs et inspectés doivent concilier la rigueur et l’impartialité nécessaires au contrôle et le respect des droits du notaire inspecté (IV).
I – Le double fondement de l ‘inspection
La surveillance des notaires est nécessaire pour une double raison :
1 – D’ordre éthique d’abord : le notaire est officier public chargé du service public de l’authentification et de la conservation des contrats privés. L’Etat qui le nomme, l’investit pour accomplir cette mission de prérogatives de puissance publique ; en contrepartie, le notaire est soumis à un ensemble de règles (le statut) qui encadrent son activité et moralisent sa conduite. Ces règles ont une finalité : procurer au public, avec l’acte authentique qui est l’instrument de preuve par excellence, la sécurité juridique la plus étendue.
Ce particularisme de la fonction notariale, son caractère de service public rendent inéluctables la surveillance des notaires. Le contrôle est le moyen de préserver la confiance que l’Etat et les clients placent en eux.
2 – D’ordre professionnel ensuite : la garantie collective en mettant à la charge des notaires une solidarité financière crée entre eux une véritable communauté d’intérêts. Dès lors que tous les notaires sont responsables pécuniairement de l’indemnisation des clients victimes de l’un d’eux, il est de leur intérêt bien compris que la profession ait un droit de regard sur leurs activités.
L’inspection des notaires, la vérification de leurs actes et la détection de leurs manquements et de leurs irrégularités sont ainsi essentielles pour la bonne tenue de la profession, si ce n’est pour sa survie ellemême.
II – L’organisation et le fonctionnement de l’inspection
Dans ce domaine, il faut concilier des exigences contradictoires : d’une part, les inspections impliquent nécessairement une parfaite connaissance de la pratique notariale et l’expérience a montré que seuls les notaires eux-mêmes paraissent véritablement capables de les mener à bien ; en outre, l‘intervention de personnes étrangères à la profession n’est pas, par nature, compatible avec le respect du secret professionnel. Mais il est d’autre part indispensable de prémunir la profession contre les risques de corporatisme, de complaisance voire de collusion.
Le système actuel est parvenu à un équilibre en confiant la responsabilité de l’organisation et de la conduite des inspections aux notaires tout en l’ assortissant de quelques correctifs et en accordant aux parquets un rôle actif de surveillance.
1) – L’organisation et la conduite des inspections incombent aux notaires :
Ces sont en effet des notaires agréés qui procèdent aux inspections, et personne d’autre
2) – Le rôle actif des parquets :
La circulaire du 29 janvier 1975 rappelle que la loi toujours en vigueur du 20 avril 1810 sur l’organisation judiciaire dispose dans son article 45 : « les procureurs généraux auront la surveillance de tous les officiers ministériels du ressort. »
a) - lors du recrutement et du choix des inspecteurs par le biais de l’agrément :
C’est le Procureur Général qui donne l’agrément des notaires inspecteurs proposés par les chambres et des inspecteurs comptables qui seront des personnes à la fois compétentes, suffisamment disponibles, indépendantes et d’une grande intégrité.
b) – pendant le cours de l’inspection : les procureurs de la République doivent être «avisés immédiatement » de toute irrégularité grave ou de toute situation mettant en périls les fonds clients.
c) – au terme de l’inspection, par la réception et l’ examen du rapport d’inspection. Comme le président de chambre, le procureur de la République est destinataire d’un exemplaire du rapport que les inspecteurs sont tenus de leur remettre en même temps.
III - Les modalités d’exécution de l’inspection annuelle
1) – Le principe de l’annualité :
Il résulte de l’art. 19 du décret du 12 août 1974 qui dispose :
«Chaque étude fait l’objet, à des dates variables, d’au moins une inspection annuelle, organisée à l’initiative de la chambre des notaires …. » Il convient que l’inspection porte au moins sur la période écoulée depuis l’inspection annuelle précédente jusqu’à la date de clôture de l’inspection en cours de manière à assurer la continuité des contrôles, sauf instructions spéciales du président de chambre motivées par des circonstances particulières. Enfin, les chambres doivent veiller à faire varier d’ une année à l’autre la date à laquelle est procédée l’inspection.
2) – Le caractère inopiné de l’inspection :
L’article 10 du décret du 12 août 1974 prescrit : « toute inspection a lieu de façon inopinée ».
Il est essentiel que le notaire inspecté ne soit en aucune manière averti de la date à laquelle sa comptabilité sera arrêtée et contrôlée. Il ne doit pas lui être rendu possible de l’aménager en prévision du contrôle et la responsabilité des inspecteurs est susceptible d’être engagée à cet égard.
3) – Le caractère global de l’inspection :
C’est l’ensemble de l’activité professionnelle du notaire qui est soumis aux vérifications et aux investigations des inspecteurs.
Pour l’essentiel, les inspecteurs s’assureront que,de manière permanente, les offices sont bien tenus et que les notaires respectent bien l’ensemble des règles auxquelles ils sont assujettis, qu’elles soient professionnelles (notamment les règles de rédaction des actes) ou déontologiques.
Mais s’ils portent sur «l’ensemble de l’activité professionnelle » les contrôles ne peuvent néanmoins porter que sur l’activité professionnelle proprement dite, à l’exclusion de la vie privée.
4) – Le pouvoir des inspecteurs :
Ces pouvoirs sont précisés par l’article 11 du décret qui dispose :
« Les inspecteurs ont les droits de recherche, de communication et de vérification les plus étendus sur les minutes, répertoires, registres, titres, valeurs, espèces, comptes bancaires ou postaux, pièces comptables, documents de toute nature dont ils jugent la représentation utile à leur mission.
Le notaire inspecté doit déférer aux demandes des inspecteurs.
Il est tenu, sur la réquisition d’un inspecteur, de donner à tous établissements habilités à effectuer des opérations de banque de l’ordre de communiquer à cet inspecteur le relevé de ces opérations réalisées pour son compte ou à sa demande ainsi que les justifications y afférentes.
Le personnel de l’étude inspectée doit répondre aux questions qui lui sont posées par les inspecteurs et doit leur fournir toutes informations utiles à l’ ccomplissement de leur mission. »
a) – ce texte confère aux inspecteurs des pouvoirs très étendus :
Ils ont notamment le droit d’interroger le titulaire de l’office. Ce dernier est appelé à donner l’ordre écrit à chaque dépositaire des fonds de l’office de communiquer aux inspecteurs le relevé des opérations bancaires réalisées pour son compte. Il lui est demandé aussi de produire le bordereau de sa situation fiscale qu’il aura au préalable réclamé luimême à la trésorerie générale dont il dépend.
Ils ont également le droit d’interroger directement les collaborateurs de l’office sur les dossiers qu’ils ont traité et notamment lorsqu’ils ont reçu mandat de représenter un client. Chaque collaborateur est tenu de répondre.
b) – ces pouvoirs ne peuvent être exercés que par les inspecteurs eux-mêmes :
Le décret du 12 août 1974 prévoit :
- que les inspecteurs peuvent demander à la chambre ou au conseil régional la collaboration d’employés spécialisés ;
- que les inspecteurs en comptabilité peuvent se faire aider par leurs collaborateurs habituels ; ils doivent alors les présenter au notaire inspecté.
Ces dispositions visent à permettre d’une part aux inspecteurs d’être confortés par des spécialistes dans une matière très technique (par exemple pour des vérifications informatiques poussées) et d’autre part aux experts-comptables libéraux de mener à bien leur mission en se faisant aider par leurs propres employés pour gagner du temps.
c) – si étendus qu’ils soient, les pouvoirs des inspecteurs ont des limites :
Les pouvoirs des inspecteurs ne sont pas ceux des officiers de police judiciaire. Ceci est normal car chacun a son rôle. Le rôle des inspecteurs est de constater des faits, non de se livrer à une enquête. Lorsque ces faits sont graves, leur devoir est alors d’en avertir le procureur qui lui, a le pouvoir de déclencher l’ouverture d’une information préliminaire.
5) – La responsabilité des inspecteurs :
Elle est instituée par les articles 12 à 15 du décret : Art. 12 : «chaque inspection engage la responsabilité personnelle des inspecteurs qui en sont chargés. »
Art.13 : « Si les inspecteurs relèvent des irrégularités graves ou une situation susceptible de compromettre la sécurité des dépôts confiés au notaire inspecté, ils en avisent immédiatement …le procureur de la République et le président de la chambre des notaires. »
Art.14 : «Au terme de chaque inspection, les inspecteurs en adressent le compte rendu simultanément……au procureur de la République et à la chambre ….. »
Art.15 : « Lorsque les inspecteurs ne respectent pas les dispositions des articles précédents ou font preuve de négligence ou d’incapacité dans l’ accomplissement de leur mission, ils sont passibles de retrait d’agrément, sans préjudice, le cas échéant, de poursuites disciplinaires ou pénales. »
En outre, chaque fois que des irrégularités graves, commise par un notaire, viennent à la connaissance du parquet sans que l’équipe d’inspecteurs ou le président des organismes professionnels concernés les lui ait signalées, le procureur de la République peut ordonner l’ouverture d’une enquête dans le but de mettre en cause l’un ou l’autre des inspecteurs.
L’inspecteur qui ne remplit pas correctement les prescriptions du décret du 12 août 1974 ou qui fait preuve de négligence coupable ou d’incapacité dans l’accomplissement de sa mission engage sa responsabilité personnelle.
Il peut d’abord être frappé d’un retrait d’agrément.
Dans les cas graves, si des infractions ont été commises par les inspecteurs eux-mêmes, des poursuites disciplinaires peuvent être engagées et même des poursuites pénales (par exemple pour fausses déclarations ou atteinte à la vie privée).
IV - Les relations entre inspecteurs et inspectés
Elles sont bien résumées dans l’article 14 du Règlement National qui dispose : « Pour veiller à la garantie des droits et des intérêts de la clientèle, le notaire est amené à contrôler ses confrères lors des inspections ;
Le notaire inspecteur doit apporter à sa mission le soin et la fermeté nécessaires à son efficacité sans se départir de la courtoisie due à un confrère et user de toute la discrétion compatible avec l’accomplissement de sa mission. Il est tenu au secret professionnel.
Le notaire inspecté doit faciliter la tâche des inspecteurs, qu’ils soient ou non notaires, et doit les recevoir avec la même courtoisie.
L’inspecteur doit donner connaissance à l’inspecté des anomalies relevées, lui faire les recommandations qu’elles lui paraissent appeler et consigner les explications de l’inspecté lors de l’établissement du rapport.»
1) – Les devoirs des inspecteurs :
a) – les inspecteurs doivent agir avec rigueur, « soin et fermeté » :
Ils ne peuvent se contenter de remplir passivement l’ imprimé qui constitue le cadre minimal de l’inspection. Ils doivent, en fonction des situations qu’ils rencontrent, prendre des initiatives et orienter leurs investigations sur tel ou tel point particulier.
S’ils décèlent une anomalie, ils doivent effectuer les recherches nécessaires pour l’expliquer, au besoin la justifier ou à l’inverse confirmer leurs préventions. Si cette anomalie est hors du champ de leurs compétences, ils doivent néanmoins la signaler dans le rapport afin que les autorités puissent porter une appréciation et au besoin recourir aux investigations nécessaires.
b) – les inspecteurs doivent agir avec confraternité et impartialité :
Ils s’efforceront de faire ressortir les domaines où une amélioration de la gestion de l’office inspecté est souhaitable.
S’ils remarquent par exemple des évolutions défavorables, des résultats insuffisants, des méthodes de travail inefficaces ou périmées, des procédés mal adaptés, la confraternité leur impose qu’ils en fassent part à l’intéressé et s’en entretiennent avec lui.
Les inspecteurs noteront dans les parties conclusives du rapport d’inspection, les points sur lesquels ils ont attiré l’attention de l’inspecté, de sorte que l’évolution de la situation puisse être appréciée lors des inspections ultérieures et les éventuels progrès.
c) – les inspecteurs sont tenus au secret professionnel:
Sur le fond, le secret professionnel auquel le notaire est professionnellement tenu n’est pas opposable aux inspecteurs.
L’article 14 du décret prévoit que les inspecteurs adressent au terme de chaque inspection un compte rendu au procureur de la République et à la chambre. Il va de soi lorsque des anomalies ou des irrégularités sont relevées, que le rapport doit comporter toutes les indications utiles, y compris nominatives, pour justifier leurs observations.
Les inspecteurs sont eux-mêmes tenus au secret professionnel, ce que rappelle l’article 14 du Règlement National et ils ne peuvent révéler à des tiers les informations qu’ils ont pu recueillir.
2) – Les obligations et les droits du notaire inspecté :
a) – les inspectés doivent faciliter la tâche des inspecteurs qu’ils soient ou non notaires et les recevoir avec la même courtoisie.
Ils doivent autant que possible mettre à leur disposition une pièce et les membres du personnel nécessaires à l’accomplissement de leur mission.
Ils doivent prendre les dispositions nécessaires pour être disponibles au cours de la visite sur place des inspecteurs afin de participer activement aux différentes phases de leurs travaux, leur fournir les explications et justifications qui leur seront demandées, entendre les remarques, observations,commentaires et avis que les inspecteurs jugeront utiles de leur communiquer.
b) – le notaire inspecté a droit à avoir communication des conclusions du rapport d’inspection
Toutefois, l’inspection n’est pas une procédure judiciaire ; elle est la mise en oeuvre de la disposition de la loi qui impose aux chambres des notaires « de vérifier la tenue de la comptabilité ainsi que l’ organisation et le fonctionnement des offices de notaire de la compagnie »
L’inspection est donc un contrôle professionnel légal et non judiciaire ; ce contrôle peut éventuellement donner lieu à une procédure judiciaire (au cours de laquelle seront alors débattus les résultats des contrôles) mais ce n’est pas son but premier.
TITRE II – LES OPERATIONS D’INSPECTION
L’ordre de mission :
Aux termes de l’article 7 du décret « Les inspecteurs sont désignés pour une mission déterminée par l’ autorité ou l’organisme prévu aux articles 19 et 24 ». S’agissant de l’inspection annuelle, il revient au président de la chambre des notaires d’établir et de signer l’ordre de mission.
Chaque inspecteur doit être porteur de cet ordre de mission, y compris l’inspecteur débutant lorsque l’équipe d’inspecteurs en comprend un (à défaut, le notaire inspecté pourrait lui refuser l’accès à son office).
L’ordre de mission fixe l’étendue des contrôles à réaliser. En général, il concernera l’ensemble de l’ activité de l’office. Mais, le président peut également demander aux inspecteurs de vérifier en outre tel ou tel point particulier (par exemple un acte qui a fait l’objet d’une réclamation).
Le dossier de travail :
Outre la rédaction du rapport et de ses annexes, les inspecteurs ont à constituer un dossier de travail formé des pièces essentielles qui ont contribué à forger les appréciations (notamment sur les anomalies) portées par eux dans le rapport d’inspection ; ce dossier est destiné à rester en la possession de la chambre de manière à pouvoir répondre si besoin était aux questions complémentaires qui peuvent être posées tant par le notaire inspecté que par les autorités de tutelle.
Ce dossier de travail est composé de quatorze pièces dont la liste figure dans le guide de l’inspection.
Les relations entre les inspecteurs :
Les inspecteurs agissent solidairement entre eux et engagent leur responsabilité à l’occasion de l’inspection sans que les textes n’établissent entre eux de hiérarchie. Chacun d’eux a le pouvoir de représenter l’équipe des inspecteurs désignée dans le cadre de la mission, à charge pour eux de se concerter préalablement sur leurs actions respectives et de se tenir régulièrement informés.
Les inspecteurs procèdent conjointement aux vérifications préalables ainsi qu’aux contrôles sur place.
Enfin les inspecteurs rédigent ensemble les conclusions du rapport.
La durée de l’inspection :
Aucun texte ne fixe de durée quelconque : les inspecteurs doivent prendre le temps nécessaire pour mener à bien leur tâche avec tout le soin requis ; la durée de l’inspection est ainsi laissée à leur seule appréciation, et à leur conscience professionnelle. Ils ne doivent pas oublier que leur responsabilité est susceptible d’être engagée pour toute inspection faite trop rapidement ou de manière superficielle.
PREMIERE PARTIE DE L’INSPECTION :L’ARRETE DE COMPTABILITE
Définition de l’arrêté de comptabilité :
L’arrêté de comptabilité a pour but de figer la situation de l’office inspecté à un moment donné, à l’aide de documents numérotés et datés (tableau de bord, journal général et répertoire …) qui permettent de constater l’état d’avancement de la comptabilité afin de pouvoir procéder ultérieurement à des vérifications.Il doit établir si la représentation des fonds clients est assurée par l’office inspecté.
L’arrêté de comptabilité s’effectue en principe à distance, mais le président de chambre peut décider au cas par cas et s’il le juge nécessaire, qu’il soit effectué sur place par les inspecteurs.
Une fois l’arrêté de comptabilité effectué, les inspecteurs demandent à l’office inspecté au moyen des lettres types de préparer les courriers :
- lettre demandant aux établissements bancaires la situation des comptes à la date de l’arrêté de comptabilité ;
- imprimé nécessaire à la demande de photocopies des chèques. Une première sélection de chèques peut être faite à partir de relevés de comptes choisis dans la balance des comptes clients ;
- modèle de lettre demandant au Trésor Public la situation fiscale des notaires inspectés.
Le notaire inspecté doit signer ces lettres et imprimés et les remettre aux inspecteurs.
La comptabilité doit être à jour. Les écritures de la journée comptable J-1 doivent être normalement clôturées au cours de la journée comptable J.
Les inspecteurs doivent vérifier l’absence de retard chronique.
DEUXIEME PARTIE DE L’INSPECTION : LES VERIFICATIONS PREALABLES
Ces vérifications s’effectuent préalablement à l’inspection elle-même de l’office. Elles préparent les contrôles effectués sur place. Ce travail préalable fait en concertation par les inspecteurs consiste en l’analyse de divers documents, les uns de nature comptable et financière, les autres de nature professionnelle, voire judiciaire, qui leur sont fournis.
Les inspecteurs doivent avoir reçu les documents suivants :
• documents réclamés dans la demande initiale envoyée lors de l’arrêté de comptabilité.
• informations communiquées par le président de la chambre sur les réclamations, plaintes, actions en responsabilité et actions judiciaires en cours à l’ encontre du (ou des) notaire(s) inspecté(s), curatelles éventuelles.
• rapports des inspections annuelles et occasionnelles des deux dernières années ;
• questionnaire sur les comptes annuels du dernier exercice clôturé rempli et retourné par l’office inspecté.
TROISIEME PARTIE DE L’INSPECTION :LES VERIFICATIONS OBLIGATOIRES À EFFECTUER SUR PLACE
I –Régularité de la comptabilité et respect de la couverture des fonds détenus :
Système de comptabilité utilisé :
Vérification de de l’attestation de conformité des logiciels de comptabilité des offices de notaires.
Les inspec teur s notent avec préc i s ion les caractéristiques du logiciel comptable utilisé par l’ office inspecté.
Respect de la réglementation sur les espèces :
Les inspecteurs vérifient :
- que le montant, tel qu’il est révélé par la comptabilité ne dépasse pas la limite réglementaire ;
- qu’il n’existe pas de mouvement anormal ayant concerné les espèces.
Si la limite est dépassée, il faut en vérifier :
- l’origine ;
- le caractère occasionnel ou non.
Analyse des rapprochements bancaires et des moyens de paiement :
Demande de copies de chèques :
Ce contrôle permet de vérifier la destination réelle des chèques émis et la conformité de leur affectation aux écritures comptables.
Lors de l’arrêté de comptabilité les inspecteurs peuvent demander des copies de chèques à partir de relevés de comptes choisis dans la balance des comptes clients ; Le nombre de copies de chèques demandé, sauf cas exceptionnel, ne doit pas excéder une dizaine.
Rapprochements bancaires :
Ces rapprochements bancaires sont effectués à la date de l’arrêté de comptabilité par l’office inspecté. Les inspecteurs doivent vérifier en outre si les rapprochements bancaires en général sont opérés régulièrement et au moins tous les 15 jours.
Vérification du grand livre des comptes généraux à la date de l’inspection :
Les inspecteurs doivent obligatoirement vérifier les comptes de prélèvements des notaires et comptes associés, les comptes d’état, impôt ainsi que les comptes fournisseurs liés aux comptes clients et les émoluments et honoraires.
Examen des comptes de prélèvements et des comptes courant du (ou des) notaire(s) :
Un examen attentif de ces comptes est indispensable. Les inspecteurs n’hésiteront pas à demander des explications s’ils découvrent des écritures qui leur semblent anormales.
Etat des prélèvements du notaire à la date de l’inspection au regard des résultats de l’office :
Les prélèvements ne peuvent en principe pas être supérieurs au résultat de l’exercice clos.
La situation des notaires doit être analysée en cours d’année et à la clôture de l’exercice au regard des résultats acquis et des règles de répartition des résultats.
II - Contrôle des actes et des dossiers de successions :
1) – Contrôle des actes :
Le choix des actes à vérifier participe du caractère inopiné de l’inspection. Les inspecteurs n’effectuent donc ce choix qu’à l’occasion de leur visite sur place.Le nombre minimum des actes à vérifier est déterminé en fonction du nombre d’actes reçus au cours de l’ année précédant l’inspection.
La méthode prescrite est de suivre le déroulement des opérations afférentes à un acte depuis son élaboration jusqu’à l’envoi final du compte et du règlement du solde au client. Elle permet aux inspecteurs d’avoir une idée plus exacte des méthodes employées par l’ étude, du sérieux du travail, de la célérité apportée à l’accomplissement des opérations, que ne le feraient des séries de contrôles fractionnés et sans lien entre elles.
Les inspecteurs doivent s’intéresser à tous les aspects de l’élaboration d’un acte, à la qualité de sa rédaction, aux conditions de sa réception, à la sécurité apportée à l’entrée et à la sortie des fonds, à la comptabilisation des opérations qu’il a entraînées, et à sa formalisation.
Ils doivent également contrôler la régularité formelle des actes.
L’apurement des comptes clients et l’envoi du relevé de compte doivent être vérifiés à propos de chaque acte contrôlé ainsi que la concordance des écritures comptables avec les stipulations de l’acte.
2) – Contrôle des dossiers de successions :
Les inspecteurs s’attacheront plus particulièrement aux règlements financiers et fiscaux : paiement des droits au Trésor Public (retard dans les délais ? pénalités ?), versement aux héritiers (sur quelles bases s’opère la répartition ? Y-a-t-il eu des avances ?….) et taxation des actes (y-a-t-il un honoraire exceptionnel et si oui, est-il justifié et perçu conformément au tarif ?).
3) – Contrôle des taxes et honoraires :
Le notaire doit appliquer strictement le tarif.
Le contrôle des taxes est en conséquence une tâche impérative à laquelle les inspecteurs doivent procéder avec un soin méticuleux.
IV - Contrôle du répertoire et des formalités :
Contrôle du répertoire :
Les règles concernant le répertoire résultent du décret n° 2005-973 du 10 août 2005 modifiant le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971, qui dispose :
«Les notaires tiennent un répertoire sur support papier ou support électronique de tous les actes qu’ils reçoivent.
Le répertoire est tenu jour par jour. Il contient la date, la nature, l’espèce de l’acte, les noms des parties, le support sur lequel il a été établi et toutes autres mentions prescrites par les lois et règlements. »
Les inspecteurs contrôlent le respecte de ces règles.
Contrôle des formalités :
Si des anomalies sont constatées, les inspecteurs apportent des commentaires sur l’organisation du service des formalités et les moyens qui lui sont affectés.
V - Examen des comptes clients :
Comptes clients débiteurs :
Une attention toute particulière doit être portée par les inspecteurs à ce poste. Ils se font représenter la liste des comptes débiteurs, constatent à la foi leur montant global et leur nombre et demandent l’ édition de certains comptes, notamment de ceux représentant un solde important.
Par sondage, ils rapprochent les comptes débiteurs des actes et des dossiers correspondants et s’ assurent que ceux-ci ne cachent pas des avances du notaire à ses clients, ou des remises d’émoluments déguisées à des professionnels de l’immobilier par exemple.
Le montant excessif des comptes débiteurs peut dissimuler des pratiques totalement anormales.
Comptes clients créditeurs :
L’analyse des inspecteurs porte sur le nombre de comptes clients créditeurs, leur ancienneté et l’importance du solde. Ils vérifient également si les soldes de comptes anciens font l’objet d’une consignation libératoire.
VI - Rédaction de la conclusion générale du rapport
Au terme de l’inspection, les observations des inspecteurs porteront obligatoirement sur cinq points essentiels qui viendront étayer leur conclusion d’ensemble : régularité de la comptabilité et respect de la couverture des fonds clients détenus, rédaction des actes et analyse juridique, gestion de l’office, taxation es actes, organisation de l’office.
Les inspecteurs devront vérifier quelle a été la suite donnée aux observations de l’année précédente. Ils devront indiquer les recommandations faites à l’office inspecté.
Enfin, les inspecteurs doivent conclure et communiquer leurs conclusions à l’inspecté.
Tous les inspecteurs signent le rapport.
Les inspectés peuvent immédiatement répondre aux remarques ou attendre l’envoi du rapport.
Les inspecteurs adressent copie de leurs observations et conclusions à l’inspecté en proposant de joindre au rapport sa réponse éventuelle si elle parvient sous quinze jours.
Passé ce délai de quinze jours, les inspecteurs peuvent envoyer leur rapport au procureur de la République et au président de la chambre.
Envoi du rapport d’inspection :
L’article 14 du décret du 12 août 1974 précise : « au terme de chaque inspection, les inspecteurs en adressent le compte rendu simultanément, au procureur de la République et à la chambre … » Il est rappelé que seuls le rapport et ses quatre annexes doivent être adressés au procureur de la République. Les autres documents qui constituent le dossier de travail des inspecteurs sont remis à la chambre qui les conserve.
L’esprit de l’inspection :
L’inspection est avant tout un moyen de contrôle mais c’est aussi un facteur d’amélioration de la gestion de l’ office et de la qualité de la prestation notariale.
Dans leur mission de contrôle, les inspecteurs doivent faire preuve de fermeté : ils sont tenus à la fois de vérifier si la tenue de la comptabilité de l’office inspecté est régulière et en premier lieu si la couverture des fonds clients est assurée, d’apprécier si les exigences de l’authenticité sont respectées dans la rédaction des actes, et enfin s’agissant de la taxe, de relever sans faiblesse les perceptions indues,abusives et contraires au tarif.
Ils doivent faire preuve également d’impartialité et bien distinguer ce qui dans les erreurs et irrégularités qu’ils ont pu constater, relève d’une mauvaise gestion ou d’un comportement suspect, déviant, voire dangereux du notaire. Dans le premier cas, des conseils adaptés et un suivi approprié de la chambre peuvent suffire ; et il convient dans un esprit de solidarité et de confraternité, de donner la priorité à l’ aide et à la prévention.
Mais dans le deuxième cas, les faits doivent être soigneusement répertoriés, décrits et analysés, afin que les autorités puissent disposer de toutes les informations et précisions nécessaires.
Tout doit être mis en oeuvre pour que notre profession puisse assurer sans défaillance la sécurité de nos clients, la protection des capitaux déposés et la qualité des actes et des services fournis : c’est l’ intérêt du notaire inspecté et du notariat dans son ensemble.
Source : Conseil supérieur du Notariat
| 
