新时代框架下涉外公证文书制作之实务探究
林宁霁
浙江省宁波市天一公证处公证员
随着国际交往的日趋频繁，涉外公证需求总量大幅攀升，涉外公证需求的多样性、复杂性、个体性尤为显现。涉外公证文书的制作是涉外公证的重要环节，在数字信息高速发展的当下，现有的涉外公证规范不能完全适用于新类型涉外公证的需求，与之相适应的规范性文件也尚未出台。面对新情况的出现，公证员在公证文书的制作中往往会无所适从，这从涉外法律思维和办证能力等方面对公证员提出了新的要求。公证员除了要不断给自己充电外，更应着力于总结、研究、积累，找到解决问题的方法，在机遇与挑战并存中不断探索，熟练掌握解锁新型涉外公证需求的技能，积极应对时代带来的变化。
一、我国涉外公证文书制作的原则和规范
涉外公证是指公证事项的当事人、证明对象或公证文书使用地等因素中，至少有一个或一个以上涉外因素的公证事项。涉外公证文书依据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》《司法部公证书格式（2011版）》制作。涉外公证文书制作的一般性原则和要求是：1. 按一事一证的原则制作公证书；2. 以另纸证明的方式制作公证书；3. 按司法部规定的定式格式制作公证书；4. 使用全国通用的规范简体文字制作公证书；5. 按使用国的要求附外文译文；6. 按规定使用公证专用纸；7. 按一定顺序装订公证书。
二、涉外公证文书制作中常见问题及解决办法
1. 公证书使用的文字问题。根据《公证程序规则》第43条的规定，制作公证书应当使用全国通用的文字，根据需要，可附外文译文。实务中最为困惑的有以下两种情况：一是被证文件中出现繁体文字；二是当事人要求附两种以上外文译文。这两种情况该如何解决。根据《公证程序法》第42条规定公证证词证明的文书是公证书的组成部分，因此，被证明的文书也是公证书的组成部分，不得包含繁体文字，应当要求当事人改为简体文字后制作公证书。对于公证书是否可以附两种以上外文译文，笔者持肯定的态度，公证程序规则对此并未禁止，实务中建议结合外事部门以及目的国驻华使领馆对公证文书认证的要求，作事先的沟通为妥。
2. 定式公证书格式的适用问题。最易混淆的是第三十三式和第三十五式，这两种格式该如何选择适用? 第三十三式的公证事项为证照类，该式对应的是《公证程序规则》第37条的审查标准，对有法律意义的事实或文书进行实质审查作出的证明；而第三十五式对应的是《公证程序规则》第38条的审查标准，对文本的副本、影印本、节本、译本等文本进行形式审查作出的证明。实务中，除了应以实质和形式审查区分这两种格式外，还应结合目的国驻华使领馆对于公证文书认证的特殊要求正确地选择适用。
3. 实体与非实体出证的困惑。所谓实体就是直接出具公证文书的证明方式；反之，非实体即是间接出具公证文书的证明方式。比如，某学生准备出国留学，提出对出生、学历情况进行证明的公证申请。显然，证明出生、学历有实体和非实体两种公证事项可供选择。此时到底采用何种方式出具公证文书呢？为确保公证书能够顺利地被认证后在目的国使用，除了征询当事人意见外，笔者认为，更多取决于公证员的实践经验以及综合办证能力。公证员作为专业人员有义务向当事人释明实体与非实体公证二者间的区别，不能机械地依照当事人的描述下结论，而是应结合当事人的个体情况、使用目的、使用国家、使用机构以及掌握的各国关于出生、学历公证的习惯要求，对选择何种公证事项作出自己的判断。实践中，看似简单的公证事项，但因事项不符被退件的情况时有发生。
4. 涉外公证书可否添加二维码、验证链接等图标和网址的问题。随着电子信息技术的高速发展，为方便公证书能被快速验证真伪，各地有出现涉外公证文书上加印二维码或验证链接的情形，笔者认为这种做法有利于提高文书使用和流转的效率，顺应时代发展的潮流，应当采用。但公证员在没有新的定式公证书格式使用规范出台前，须谨慎使用，或是在进行事先沟通的情况下选择使用。
5. 公证书上粘贴照片的问题。涉及粘贴照片的公证事项有出生、已婚、工作经历、生存以及使用国有特别要求的其他公证事项。掌握这些并不难。实务中，会有当事人提出在公证书上粘贴照片的要求，比如死亡公证，当事人要求在公证书上粘贴死者的照片。对此笔者持否定的态度，理由是公证书上粘贴照片应审核人照一致，杜绝随意性；其次粘贴照片的公证书应以法定事项为前提，必要时结合目的国要求，公证员不能随意扩大适用的范围。
6. 关于公证书的排列。根据《公证程序规则》的规定，当事人要求对公证书附译文的，以三十三式证照类为例，一般情形下排列顺序应为被证文书的中文本、公证书的中文本、被证文书的外文译本、公证书的外文译本。像俄罗斯、哈萨克斯坦等国家的使领馆在认证时明确要求，公证书应当包含所证文件译文与原文相符以及公证书译文与原文相符的内容，那么必须在三十三式格式之后增加“所证文件的译本内容与中文原本相符”的表述，此时公证书的排列顺序应为被证文书的中文本、外文译本，公证书的中文本、外文译本，证明公证书译本与原本相符的中文公证书、外文公证书。
三、新型公证需求的实务表现形式
1. 文书形式呈多样性。其中最突出的是电子证明文书数量的激增，已明显超越传统证明文书。如纳税证明、社保证明、银行账户对账明细单、成绩证明、资质证书、单据发票、学历认证证书等。
2. 涉外遗嘱和继承。随着经济全球化的发展和国际人口的迁移融合，公民财富的配置与传承日趋国际化。境外置业和配置资产的同时，离不开合法有效的资产传承。实务中，处置中国境内外财产的在华外国人或处置中国境外财产的我国公民申请办理涉外遗嘱公证的情况时有发生。这类遗嘱往往在法律关系的主体、客体、内容上都带有复杂的因素。与此同时，涉外籍继承人、跨境遗产及境外遗嘱等因素的继承申请也呈上升趋势。与普通继承案件不同的是，涉外继承案件还涉及案件争议问题的识别、冲突规范指引、准据法适用及外国法查明等诸多法律问题。因各国存在遗产继承制度的差异，在遗嘱效力认定、遗嘱执行、遗产处置选法规则等方面都有较大的困难。
3. 涉外保全证据。在世界经济全球化的推动下，跨境贸易呈规模化，跨境电子商务增速惊人，服务、人员流动急剧加速，随之产生跨境知识产权保护、跨境诉讼等一系列问题，随之显现证据服务需求大幅上升。在中国境内形成的证据，提交目的国参与诉讼使用，根据目的国的要求和国际惯例，该证据须经公证认证方能在域外发生法律效力。在证据服务需求增加的背景下，涉外保全证据公证在证据证明力方面发挥了强大优势。
四、应对新需求，涉外公证文书制作的原则和要点
需求变化了，公证文书制作的原则始终不变。一事一证、另纸公证以及以现行定式公证书格式为依据，这是公证文书制作中必须遵照的基本原则和保证涉外公证文书统一性的根本。随着涉外公证新需求的出现，传统概念下的文书制作已无法适应时代的要求，需要公证员积累大量的实践经验，转变固化的法律思维，扩大知识和信息的储备量，同时结合语言文字的表达能力，在定式公证原则的框架内作出精确的表述。公证员既要坚持原则，又要视案件要素灵活运用，二者必须有机结合、相得益彰。涉外公证实务中，就出现的新需求，应对要点如下：
1. 为了方便群众，提高证明文书出具的效率，出现了多种电子证明文书，有些地区已经实现了“无证明城市”。对于电子证明文书可否视为原件制作公证书，肯定的观点认为，电子证明文书是时代发展的产物，其效力与原件一致，在制作公证书时，完全按原件对待；否定的观点认为，电子证明文书应与原件作区分，应视文书性质作相应的表述。笔者赞成后者。公证员在制作公证书时该如何准确地表述并非取决于电子证明文书与纸质证明文书在表现形式上的差异，而是应以文书的实质内容为要件，以文书内容的真实性为核心，在公证书的表述上应视具体情况作不同的表述。
2. 涉外遗嘱、继承公证。作为遗嘱、继承公证中特殊的一类，涉外遗嘱、继承公证在公证书的制作上也有其特殊性。与普通遗嘱、继承公证最大的区别是，涉外遗嘱、继承公证除了需要公证员掌握大量的涉外法律知识外还需要具备一定的语言文字功底，能够把法律知识按一定逻辑在文书中就相关事项作出精炼的表述，如主体资格的认定、遗嘱效力的认定、域外证据的证明力、争议问题的识别以及适用的法律等。在援引法律条款时，除了《中华人民共和国民法典》外，还应增加《中华人民共和国涉外民事关系法律适用法》等相应条文的表述。
3. 涉外保全证据公证。基于这类公证的特点，制作公证书时的要点是：应保证外文译文与原文的一致性，保全证据公证书往往包含大量的专业术语、图片、照片及其他影像资料，对应的外文译文必须忠实于原文，同时要保证译文的准确度和完整度。
五、新时代提升涉外公证文书质量的思考
公证是社会公共法律服务的提供者，社会的发展与多变是公证前进的动力，时代的发展改变着人们的生活、工作以及思维模式，任何一个行业都在改变中求发展，公证行业也不例外。我国已正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）。2023年11月7日生效实施。加入《公约》后，简化了公文书的跨国流转程序，便利国际经贸和人员往来，降低了企业贸易成本和风险，进一步改善了我国的营商环境，公证行业应进一步思考和探索如何充分发挥公证制度价值、在文书制作中彰显公证之社会效能。
1. 制定关于涉外公证文书制作的统一规范。随着新情况、新需求的不断出现，现有的涉外公证书制作规范相对滞后，加快制定新规范刻不容缓。同时，应对公约进行适应性研究，制定与公约的要求相对接的制度和规范。统一的规范，有助于提高公证文书的整体质量，便于使用机构确认文书的真实性。
2. 设置专门人员办理涉外公证。涉外公证专业性、政策性强，需要掌握和记忆的内容相对较多。应优化涉外公证人员结构，配置专业知识强、实践经验丰富的人员办理，专业、熟练的服务既能防止因业务的生疏而导致制证上的差错，又能有效提升公证服务的品质。
3. 提升办证人员的综合素质。涉外公证办证人员除了必须掌握一般法律服务的基本技能外，还需熟练掌握涉外法律服务专业知识，且会合理、有效地将二者有机融合。目的国的流程、习惯以及对公证文书的要求等事项琐碎复杂，涉外办证人员想要在涉外公证文书制作中当好法律代书人的核心在于提升自身综合素质，需要具备严密的逻辑思维，精练的文字表达能力，谨慎细致的处事态度和不断学习、纳新的思想意识。
4. 转变涉外办证思维，创新服务模式。体现在公证文书制作中，办证人员需具备涉外法律思维，不是单纯套用格式，机械地制作文书，对当前使用的定式格式能认真解读，对于近似的情形能作比较，有自己的思考，出现特殊情形时能灵活应对。涉外公证服务并非止步于文书的制作，文书的认证、流转、送达等后续环节都是服务的延伸，善于跨部门沟通、交流，有利于提高文书使用的效率。多层次、多维度创新是涉外公证未来的走向，我们应把握当下，积极探索，跟随时代的脚步求变求发展。
5. 加大力度健全和完善数据信息的核实渠道。我国社会诚信建设还在进一步完善中，相关法律责任追究及管理机制相对滞后。公证行业应努力与相关部门实现数据全覆盖，避免出现文书、证件的造假，提高文书出证效率。同时，加强公证行业内的互联互通，打造数据平台的实效性，从而在提高工作效率的同时大大降低执业风险。
涉外公证文书不仅是保障国际交往的有效工具，也是维护国家形象和公信力的重要载体，涉外公证文书制作是涉外公证文书价值体现的重要环节。公证员必须重视文书的制作，在提高业务数量的同时保证文书的质量。面对新变化，公证应主动出击，积极探索出一条新的发展道路，未来的发展只有不断提高自己，才能扩大行业的国际影响力和竞争力。在机遇和挑战面前，我们必须迎难而上，别无退路。
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