Exploration de la pratique de l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger dans la nouvelle ère[1]

LIN Ningji

Notaire à l'Étude notariale Tianyi, Ningbo, dans la province du Zhejiang

         À mesure des échanges internationaux de plus en plus fréquents, la demande d'actes authentiques comportant des éléments d'extranéité augmente fortement. La diversité, la complexité et l'individualité de la demande d'actes authentiques à l'étranger en deviennent particulièrement évidentes. L'établissement de l'acte authentique est une partie importante de l'authentification à l'étranger. En effet, dans le cadre du développement rapide de l'information et du numérique, les normes existantes relatives à l'authentification d’un acte à l'étranger ne peuvent pas être entièrement appliquées aux besoins de ces nouveaux types d'authentification en sachant que les documents normatifs correspondants n'ont de plus pas encore été publiés. Face à l'émergence de nouvelles situations, les notaires sont souvent désemparés dans le traitement d'actes authentiques, cela finit par poser de nouvelles exigences aux notaires en termes de réflexion juridique et de capacité d'établissement d'actes à l’étranger. En plus d'apprendre en continu, les notaires devraient s'attacher à faire des bilans, effectuer des recherches et accumuler des expériences afin de trouver des moyens pour résoudre les problèmes en explorant et transformant les défis en opportunités, et en maîtrisant les compétences nécessaires qui répondent activement aux demandes des nouvelles activités notariales à l'international ainsi qu’aux changements apportés par l'époque.

I. Principes et normes de l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger en Chine

         L'authentification liée à l'étranger fait référence aux affaires notariales dans lesquelles il existe au moins un ou plusieurs facteurs internationaux parmi les parties intéressées concernant l'objet à authentifier ou le lieu d'utilisation de l'acte. Les actes authentiques à l'étranger sont établis conformément à la Loi sur le notariat de la République populaire de Chine, aux Règlements de la procédure notariale et aux Formules des actes authentiques du ministère de la Justice (édition 2011). Les exigences et les principes généraux pour l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger sont : 1. établir les actes authentiques selon le principe d'un acte par affaire ; 2. établir l'acte authentique sur support d'un autre papier ; 3. établir les actes authentiques conformément aux formules fixes stipulées par le ministère de la Justice ; 4. établir les actes authentiques en utilisant les caractères chinois simplifiés standard couramment utilisés dans l'ensemble du pays ; 5. joindre une traduction conformément aux exigences du pays d'utilisation ; 6. utiliser du papier spécial notarial conformément aux dispositions ; 7. brocher les actes authentiques dans un ordre prédéterminé.

         II. Problèmes courants et solutions dans l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger

         1. Problèmes liés à la langue utilisée dans les actes authentiques. Conformément à l'article 43 des Règlements de la procédure notariale, les actes authentiques doivent être rédigés dans la langue communément utilisée dans tout le pays et peuvent être accompagnés, le cas échéant, de traduction en langue étrangère.[2] Dans la pratique, les situations les plus complexes peuvent être les suivantes : Premièrement, lorsqu’il existe des caractères traditionnels dans les documents à authentifier ; et deuxièmement, si les parties demandent à joindre plus de deux traductions en langues étrangères. Quelles solutions pour résoudre ces deux situations ? Pour le premier cas, conformément à l'article 42 des Règlements de la procédure notariale, les documents attestés par un témoignage notarié font partie de l'acte authentique ; par conséquent, les documents à authentifier font également partie intégrante de l'acte authentique et ne doivent pas contenir de caractères traditionnels. Les parties doivent donc être invitées à passer aux caractères simplifiés avant l'établissement de l'acte authentique. Quant à la seconde situation, l'auteur peut répondre positivement au fait de joindre plus de deux traductions étrangères à un acte authentique. Les Règlements de la procédure notariale ne l'interdisant pas il est, dans la pratique, recommandé de tenir compte des exigences relatives à la certification des actes authentiques du département des affaires étrangères du pays destinataire ainsi que de l'ambassade et des consulats basés en Chine, et en réalisant une communication au préalable.

         2. Question d'application des formules fixes des actes authentiques. Les trente-troisième et trente-cinquième formules semblent être pami les plus déroutantes ; comment choisir l'application de ces deux formules ? La trente-troisième formule a pour objet l'authentification des certificats et des licences. Elle correspond aux normes d'examen établis dans l'article 37[3] des Règlements de la procédure notariale, qui concerne l'authentification des faits ou des actes avec importance juridique après l'examen de fond. La trente-cinquième formule, quant à elle, correspond aux normes d'examen de l'article 38[4] des Règlements de la procédure notariale, qui concerne l'authentification des textes comme copies, photocopies, extraits, traductions après l'examen de forme. Dans la pratique, il convient non seulement de distinguer ces deux formules par l'examen de fond ou de forme, mais aussi de les choisir et de les appliquer correctement en fonction des exigences particulières de l'ambassade et consulats du pays du pays concerné basés en Chine en matière de certification des actes authentiques.

         3. Confusion entre l'authentification directe et l'authentification indirecte. L'authentification directe est un mode d'authentification dans lequel l'acte authentique est directement délivré. A l'inverse, l'authentification indirecte s’applique lorsque l'acte authentique est délivré de manière indirecte, avec des pièces jointes telles que les justificatifs et les traductions. Par exemple, un étudiant qui envisage de partir étudier à l'étranger demande l'authentification de naissance et de diplômes. Évidemment, pour la naissance et l'éducation, il y a le choix entre deux authentifications, directe ou indirecte. Quelle est la manière exacte de délivrer l'acte authentique ? Pour que l'acte authentique puisse être certifié et utilisé avec succès dans le pays de destination, outre la demande d'avis de la partie intéressée, l'auteur estime que cela dépend davantage de l'expérience pratique et de la capacité globale à traiter l'acte du notaire. En tant que professionnel, le notaire est tenu d'expliquer à la partie concernée, la différence entre les deux authentifications. Il ne doit, par ailleurs, pas tirer de conclusion hâtive selon les descriptions de la partie mais doit se faire son propre jugement en tenant compte de ses circonstances individuelles, de l'objectif de l'acte, du pays d'utilisation, du département d'utilisation, ainsi que des exigences habituelles pour l'authentification des naissances et des diplômes des différents pays. Dans la pratique, il arrive de temps à autre que des actes authentiques apparemment simples soient renvoyés en raison de leur non-conformité au type d'authentification.

         4. Question de la présence d’ icônes et d’ URL tels que des codes QR et des liens de vérification au sein d’actes authentiques internationaux. Afin de faciliter la vérification de l'authenticité de l'acte authentique, et avec le développement rapide de la technologie informatique, il est arrivé que des codes QR ou des liens d'authentification soient imprimés sur des actes authentiques liés à l'étranger. L'auteur estime que cette pratique est propice à améliorer l'efficacité de l'utilisation et de la circulation de l'acte, il faudrait ainsi l'adopter avec la tendance de l'époque. Toutefois, le notaire doit rester prudent dans son utilisation ou instaurer une communication préalable avant de l'utiliser car les normes sur la nouvelle formule de l'acte authentique ne sont pas encore entrées en vigueur.

         5. Question de l'apposition de photographies sur les actes authentiques. Les affaires notariales impliquant l'apposition de photographies comprennent la naissance, le mariage, l'expérience professionnelle, la survie et d'autres affaires notariales spécifiquement requises par le pays d'utilisation. Il n'est à ce titre pas difficile de les maîtriser. Mais dans la pratique, il y a des parties qui pourrait demander de coller une photo sur l'acte authentique. Par exemple dans l'authentification de décès, il arrive que des parties demandent de coller une photo du défunt sur l'acte authentique. L'auteur a une opinion négative sur la question. La raison en est que pour apposer une photo sur l'acte authentique, il faut examiner la conformité de la personne et de la photo et éliminer le caractère aléatoire. Ensuite, l'apposition de photos sur l'acte authentique doit avoir les règlements légaux pour condition préalable, et en cas de nécessité, il faut tenir compte des exigences de l'État destinataire. Toutefois, le notaire ne peut pas élargir arbitrairement le champ d'application.

         6. Ordre de présentation des documents de l'acte authentique. Dans le cas où les parties demandent qu'une traduction soit jointe à un acte authentique, à titre illustratif et dans le cas de la trente-troisième formule concernant l'authentification des certificats et des licences, l'ordre général de présentation sera le suivant : le texte chinois du document à authentifier, le texte chinois de l'acte authentique, la traduction du document à authentifier et la traduction de l'acte authentique, conformément aux dispositions des Règlements de la procédure notariale. Mais en vertu des exigences de certification des ambassades et des consulats de la Russie, du Kazakhstan et d'autres pays, l'acte authentique doit rappeler le contenu de la conformité de la traduction du document à authentifier et de la traduction de l'acte authentique avec les originaux, il faut ainsi ajouter après la formule l'expression « la traduction du document à authentifier est en conformité avec l'original en chinois », dans ce cas l'ordre des documents de l'acte authentique sera le suivant : le texte chinois et la traduction du document à authentifier, le texte chinois et la traduction de l'acte authentique, deux autres actes authentiques respectivement en chinois et en langue étrangère attestant la conformité de la traduction de l’acte authentique à l’original.

III. Nouveaux types de demandes d'authentification dans la pratique

         1. Les formes d'actes authentiques sont diverses. La plus marquante est l'explosion du nombre des actes authentiques électroniques, qui a nettement dépassé les actes traditionnels. Il s'agit d'attestations fiscales, d'attestations de sécurité sociale, de relevés de comptes bancaires, de certificats de résultats scolaires, de certificats de qualification, de factures, d'attestations certifiées de diplôme, etc.

         2. Testaments et successions à l'international. Avec le développement de la mondialisation économique et des migrations humaines internationales, la répartition et la transmission des biens des citoyens s'internationalisent de plus en plus. En parallèle à l'achat de biens immobiliers et à la répartition des actifs à l'étranger, il est indispensable d'assurer une transmission légale et efficace des actifs. Dans la pratique, les étrangers vivant en Chine et qui disposent de biens à l'intérieur ou à l'extérieur de la Chine, ou les citoyens chinois qui disposent de biens à l'extérieur de la Chine, demandent parfois d'authentifier des testaments liés à l'étranger. Ce type de testament comporte souvent des facteurs complexes en ce qui concerne le sujet, l'objet et le contenu de la relation juridique. En parallèle, les demandes d'authentification de succession impliquant des héritiers de nationalité étrangère, du patrimoine transfrontalier, des testaments avec des éléments d'extranéité sont également en augmentation. Contrairement aux successions ordinaires, les successions liées à l'étranger impliquent également de nombreuses questions juridiques telles que l'identification des questions litigieuses, l'orientation sur les normes conflictuelles, l'application de la loi applicable et l'identification de la loi étrangère. En raison des différences entre les systèmes successoraux des différents pays, il est aussi difficile de déterminer la validité des testaments, de les exécuter et de choisir les règles de disposition du patrimoine.

    3. La conservation des preuves liées à l'étranger. Sous l'impulsion de la mondialisation économique, les commerces transfrontaliers se développent à grande échelle, le commerce électronique transfrontalier croît à un rythme alarmant et la circulation des services et des personnes s'accélère considérablement, entraînant une série de problèmes tels que la protection transfrontalière des droits de propriété intellectuelle et les litiges transfrontaliers, accompagnés d'une augmentation significative de la demande de services de preuve. Pour les preuves constituées en Chine qui sont soumises à un pays étranger en vue d'être utilisées dans le cadre d'un litige, conformément aux exigences du pays de destination et aux pratiques internationales, les preuves doivent être authentifiées et certifiées avant de pouvoir être juridiquement efficaces au niveau extraterritorial. Dans le contexte de l'augmentation de la demande de services de preuve, la conservation des preuves liées à l'étranger par voie notariale présente des avantages considérables en matière de force probante.

IV. Principes et points clés de l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger face aux nouvelles demandes

         Alors que la demande évolue, les principes de l'établissement des actes authentiques restent inchangés. Un acte par affaire, établissement de l'acte authentique sur support d'un autre papier et les formules fixes des actes authentiques comme bases, constituent les principes fondamentaux de l'établissement des actes authentiques à respecter et les éléments clés pour assurer l'unité des actes authentiques à l'étranger. Avec l'apparition de nouvelles demandes d'authentification liée à l'étranger, le concept traditionnel de production des actes authentiques ne peut plus s'adapter aux exigences de l'époque obligeant les notaires à accumuler beaucoup d'expérience pratique, à changer la pensée juridique stéréotypée, à élargir les réserves de connaissances et d'informations, et à exprimer avec précision dans le cadre des principes et des formules fixes des actes authentiques tout en combinant les capacités linguistiques et rédactionnelles. Le notaire doit non seulement s’en tenir aux principes, mais également faire preuve de souplesse dans l'utilisation des éléments de l'affaire, ce qui doit être combiné de manière organique et se compléter mutuellement. Dans la pratique notariale liée à l'étranger, voici les principaux points clés face aux nouvelles demandes qui sont apparues :

         1. Afin d’aider le public et d'améliorer l'efficacité de la délivrance des certificats, divers certificats électroniques ont vu le jour et certaines régions ont même construit des villes sans certificat papier. La question est de savoir si le certificat électronique peut être considéré comme original pour établir l'acte authentique. Le côté positif est que le certificat électronique reste le produit du développement de l'époque et possède la même validité que l'original dans l'établissement de l'acte authentique, il faut donc le considérer complètement comme un original. Le côté négatif est que le certificat électronique doit être différencié de l'original et qu'il faut faire une expression correspondante en fonction de la nature du certificat. L'auteur est en faveur de ce dernier point de vue. Au cours du traitement de l'acte authentique, la manière dont le notaire doit rédiger son acte ne dépend pas de la forme papier ou électronique du certificat, mais devrait avoir pour élément essentiel son contenu substantiel, l'expression du notaire devrait donc être basée sur les circonstances spécifiques des différents cas.

         2. Authentification de testaments et de successions à l'étranger. En tant que catégorie spéciale dans l'authentification de testaments et de successions, l'authentification de testaments et de successions à l'étranger a également ses propres caractéristiques en termes d'établissement d'acte. La plus grande différence avec l'authentification de testaments et de successions ordinaires est que, l'authentification de testaments et de successions à l'étranger exige que les notaires possèdent certaines compétences linguistiques en plus d'un grand nombre de connaissances juridiques liées à l’international et qu'ils puissent rédiger de façon concise les problématiques dans l'acte authentique selon une certaine logique juridique : l'identification de la qualification du sujet, la détermination de la validité du testament, la force probante de la preuve extraterritoriale, l'identification des questions litigieuses et la loi applicable. Lors de la citation de dispositions légales, outre le Code civil de la République populaire de Chine, il convient d'ajouter à la liste des dispositions correspondantes La Loi de la République populaire de Chine sur les lois applicables relatives à des relations civiles liées aux étrangers.

         3. Authentification de conservation des preuves à un niveau international. Compte tenu des caractéristiques de ce type d'authentification, voici le point clé de l'établissement de l'acte authentique : étant donné que les actes authentiques de conservation des preuves contiennent souvent un grand nombre de termes techniques, d'images, de photos et d'autres documents vidéo, la traduction correspondante doit être fidèle au texte original, tout en garantissant son exactitude et son intégralité.

V. Réflexions sur l'amélioration de la qualité des actes authentiques liés à l’étranger dans la nouvelle ère

         Le notaire est le prestataire de services juridiques publics, prenant en compte le développement et le changement de la société qui sont les moteurs de l'évolution du notariat. Les évolutions d’une époque change la vie, le travail et le mode de pensée des personnes. Tous les secteurs subissent effectivement le changement et le développement, la profession notariale ne fait ici pas exception. La Chine a adhéré officiellement à la Convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers (ci-après dénommée la Convention) qui est entrée en vigueur le 7 novembre 2023. L'adhésion à la Convention simplifie les procédures de circulation transnationale des actes publics, facilite les échanges économiques, commerciaux et personnels internationaux, réduit le coût et le risque du commerce des entreprises et améliore davantage l'environnement commercial en Chine. Le notariat devrait continuer à réfléchir et à explorer les moyens de tirer pleinement parti de la valeur du système notarial et à valoriser la fonction sociale du notariat dans l'établissement des actes authentiques.

         1. Formuler des normes uniformes sur l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger. Avec l'émergence de nouvelles situations et de nouvelles demandes, les normes existantes relatives à l'établissement des actes authentiques à l'étranger sont relativement à la traîne et il est donc urgent d'accélérer la formulation de nouvelles normes. En même temps, une étude adaptative sur la Convention devrait être menée pour établir un système et des normes correspondant à ses exigences. Des normes uniformes contribueront à améliorer la qualité globale des actes authentiques et faciliteront les départements d'utilisation dans la vérification de l'authenticité des actes.

         2. Mettre en place un personnel spécialisé dans les services notariaux relatifs à l'étranger. L'authentification à l'étranger est hautement professionnelle et orientée par la politique. Elle nécessite que le notaire maîtrise et mémorise des connaissances relativement plus importantes. Il est conseillé d'optimiser la structure du personnel chargé des services notariaux liés à l'étranger et de mettre en place une équipe possédant de solides connaissances professionnelles et de riches expériences pratiques. Les services professionnels et qualifiés peuvent non seulement prévenir les erreurs dans l'établissement des actes dues à la rouille des affaires, mais aussi améliorer efficacement la qualité des services notariaux.

         3. Améliorer la qualité globale du notaire. Outre la maîtrise des compétences fondamentales des services juridiques généraux, les notaires impliqués dans les affaires liées à l'étranger doivent également maîtriser les connaissances professionnelles des services juridiques comportant des éléments d'extranéité et savoir intégrer raisonnablement et efficacement les deux de manière organique. Les processus, les habitudes et les exigences en matière d'acte authentique du pays de destination étant à la fois nombreux et compliqués, si le notaire veut être un bon rédacteur juridique dans l'établissement des actes authentiques liés à l'étranger, l'essentiel réside dans l'amélioration de sa qualité globale. Il faut avoir une pensée logique rigoureuse, une capacité d'expression écrite sophistiquée, une attitude prudente et méticuleuse, ainsi qu'une conscience d'apprentissage continu et d'absorption de la nouveauté.

         4. Transformer la façon de penser d'établissement d'acte authentique et innover le mode de service. Dans l'établissement des actes authentiques, il est nécessaire d'avoir une réflexion juridique liée à l'étranger et de ne pas simplement transporter les formules pour établir mécaniquement des actes. Il faut en effet interpréter soigneusement les formules actuellement utilisées, comparer des situations similaires, mener de propres réflexions et pouvoir réagir avec souplesse à des situations particulières. Les services notariaux liés à l'étranger ne s'arrêtent pas à l'établissement des actes, d'autres processus ultérieurs tels que la certification, la circulation et la signification des actes et sont également extension du service, les notaires doivent avoir une bonne communication entre différents départements afin d'améliorer l'efficacité de l'utilisation des actes. L'innovation multi-niveaux et multi-dimensionnelle est l'orientation future des services notariaux liés à l'étranger ; les notaires se doivent de saisir le présent, d'explorer activement et d’avancer avec leur époque pour rechercher le changement et le développement.

         5. Redoubler des efforts pour améliorer et perfectionner les canaux de vérification des données et des informations. Le système de crédit social en Chine est encore en cours d'amélioration, le mécanisme de responsabilité juridique et de gestion est relativement en retard. Des efforts doivent être déployés pour parvenir à une couverture complète des données avec les départements concernés afin d'éviter la falsification des actes et des certificats et d'améliorer l'efficacité de la délivrance des actes authentiques. Dans le même temps, l'interconnexion au sein de la profession notariale doit être renforcée pour réaliser l'efficacité de la plateforme de données, réduisant ainsi considérablement le risque de la pratique tout en améliorant l'efficacité du travail.

         Les actes authentiques liés à l'étranger ne sont pas seulement un outil efficace pour garantir les échanges internationaux, mais également un support important pour maintenir l'image et la crédibilité du pays. L'établissement des actes authentiques est un chaînon important pour démontrer la valeur des actes authentiques liés à l'étranger. Les notaires doivent être attentifs à l'établissement des actes authentiques et veiller à la qualité des actes tout en améliorant la quantité d'affaires. Face aux nouveaux changements, la profession notariale doit prendre l'initiative et explorer activement une nouvelle voie de développement, et elle ne pourra accroître son influence internationale et sa compétitivité que si elle continue à s'améliorer. Face aux opportunités et aux défis, nous devons nous montrer à la hauteur car il n'y a pas de retour en arrière possible.