与当事人及其家庭状况相关的文件的流通
玛利亚娜•塞温迪克
法国公证人
引言——总论
所有外国的公共文书，在递交至法国公职机构，特别是交给我们最为关注的公证机构时，都应当经过认证。
这一认证被称之为：合法化认证。
和法国一样，世界上的许多国家都要求在其领土上发生效力的外国文书由其所指定的有权机关进行合法化认证，通常这一有权机关为领事。
什么是合法化认证？
这是一项行政的要式行为，主要对下列事项进行认证：
- 签名的真实性；
- 署名人的身份；
- 以及在必要的情况下，该文书中的印章或者邮戳的性质。
合法化认证不同于对于签名的认证，后者仅针对私署文书，并且仅构成对签名物理属性的简单确认，而不涉及对签名真实性的确认。
未经合法化认证的后果
- 未经合法化论证的文书，既不影响其效力，也不影响其真实性。
- 但在最高法院于71年和74年作出的两则判决中，法院认为没有经过法国领事受理和合法化认证的有关非婚生子女的认领行为，在法国不具有对抗效力。
- 文书未经合法化认证的事实，将使得文书的履行主体可以中止对该文书的履行，并且法官也可以暂缓作出赋予文书执行效力的决定。
- 不动产登记部门特别强调了这一合法化认证的规范性，其拒绝受理未经合法化认证的文书。
无权机关所作的合法化认证——错误
为具备有效性，合法化认证必须由有权限的公务人员依照法国法或者条约的规定作出。不合规的合法化认证，其效力等同于没有合法化认证。
合法化认证是一项行政行为，因此不受司法审判机关的监督。合法化认证中的错误不会产生国家责任。
在这一简单概述之后，我们将探讨如下问题：首先我们将介绍合法化认证的传统方式（一），其次我们将研究通过协议的方式简化形式要求的制度：旁注制度（二）。最后我们将探讨通过协议方式免除这一形式要求的制度：合法化认证的豁免制度（三）。
一、传统的做法：合法化认证
这一认证的程序是什么？
该程序将因为如下事项的不同而有所区别：
- 文书在法国订立，但将在国外产生效力，
- 文书在国外订立但将在法国产生效力，或者文书由外国领事受理并进行合法化认证。
（一） 在法国订立、在国外产生效果的文书
一般规则
自1981年5月4日部门间政府通报之后，所有针对境外的公共文书，都将适用经简化的合法化认证程序，由以下机构颁发一致性认证：
- 由外交或欧洲事务部门的合法化认证服务机构颁发（57 boulevard des Invalides – 75007 巴黎, Duroc地铁站，电话：01 53 69 38 28 / 01 53 69 38 29，工作时间14:00-16:00，传真：01 53 69 38 31）。
- 或者，由驻文书可能发生效力的国家的法国使领馆颁发。
一致性认证的表格
1981年5月4日的政府通报进一步指出，应当由外交部门在一致性认证的表格里添加说明，对于公共文书须说明 “本公共文书系按照法国法所规定的形式订立”，而对于私署文书上的官方证明则须说明“本证明系在符合法国法的条件下作出。”
合法性认证条件：
为了取得外交部门的认证，行政文书或者文件需要满足一定的形式要件，并且需要包含以下内容：
1. 签署文书的有权行政人员的手写签名，不包括手印；
2. 签署文书的有权行政人员的姓名及资质；
3. 签署文书的有权行政人员的印玺、图章或者邮戳。
公共文书中应当包含公职人员或者其所属的行政机关的印章，起草文书的有权行政人员的手写签名，其姓名以及资质。
公共文书的合法化认证
什么是公共文书？
2007年8月10日法令（第3条）
以下各项被视为公共文书（第1条）：
· 司法或者行政判决的寄送函，由这些裁判机构或者相关部门所作的文书；
· 由法院书记员所起草的文书；
· 由司法执达员所起草的文书；
· 由民事登记公务人员出具的民事情况文书的寄送函；
· 行政机关所起草的文书；
· 公证文书；
· 在私署文书上所附的官方声明，如登记备注、日期明确的认证以及签名的鉴证；
· 由外交人员以及使领馆工作人员所起草的文书。
私署文书的合法化认证
身份的确定：自然人或法人
仅能对具有签名的文书进行认证。
依据2007年9月3日的政令第2条的规定，“私署文书的起草者通过由公共行政机关出具的包含其姓名、出生日期及地点、其照片以及签名的材料，并且提供发放该材料的行政机关的身份、发放日期以及地点的方式，来对自己的身份及其签名进行证明。”
依据2007年9月3日的政令第3条：
除了其身份以及签名之外，企业代表或者2007年8月10日法令第5条提到的所有其他私法上的法人通过任何方式证明其资质，并且根据如下不同情形提供材料：
1. 企业：一份商业与公司登记的摘要，由企业所在地辖区内的商事法庭的书记员所发放；
2. 协会：成立声明的回执或者行政变更声明的回执，由协会所在地辖区的省长或者专区区长发放；
3. 具有公共性质的协会：由协会所在地的省长或者大区区长发放的存续证明，或者承认该协会为公共利益机构的法令的副本；
4. 基金会：由基金会所在地的省长或者大区区长发放的存续证明，或者承认该基金会为公共利益机构的法令的副本。
文书语言
2007年8月10日法令第7条：
“为了进行合法化认证，公共文书或者私署文书都需要用法语书写，若未用法语书写则需要伴有一份由经过宣誓的翻译人员制成的翻译件。”
这一翻译的要求将有可能在签名认证的场合产生巨大的费用。
合法化认证的实例：由公证人对于针对外国的私署文书上的客户签名进行的认证
1．进行认证的公证员有权在文件上加盖自己的印玺；
2．该认证将使公证员对相关人员的身份承担责任；
3．认证表格需要用法语撰写，或者应当附带一份法语翻译；
由公证人以其鉴证人和官方翻译人之外的身份所进行的证明，如今只需服从于外交部门的一致性认证。
特殊情形
对于在海外省建立的、旨在外国发生法律效力的文书，也同样适用于前文提到的一致性认证的合法化认证简化程序。
在法国受理或者建立的、旨在国外的法国使领馆内发生效力的文书，将免除有关合法化认证的要求（1965年4月12日第65-283号法令，第2条，第10款，取代1946年10月23日第46-2390号法令，第5条，第10款，并且废止了外交部门的合法化认证，Defrénois 1965, 325 ）。
（二）在国外订立、在法国发生效力的文书
1. 在国外进行的合法化认证
有关公共文书或者私署文书的合法化认证有法律的明确规定，并且可以由法国领事馆进行。
条件
大使以及领事主管可以对私署文书进行合法化认证，只要其署名人在领事辖区范围内拥有经常居住地或者暂住，并且：
1） 拥有法国国籍；
2） 是外国人并且需要在法国或者大使或者领事主管面前制作该项文书；
3） 无论其国籍为何，作为在法国的全国商业与公司登记处备案的企业、或者所有办事机构设在法国的私法法人的代表。
对于身份的核实
2007年8月10日法令第6条：
“对于私署文书的合法化认证必须在署名人在场的情况下进行。”
语言
2007年8月10日法令第7条：
“为了进行合法化认证，公共文书或者私署文书都需要用法语书写，若未用法语书写则需要附有一份有资质的翻译人员制成的翻译件，该翻译人员必须取得授权可以介入法国、其他欧盟成员国、欧洲经济体成员国、瑞士，或者居住地所在国的司法或者行政活动中。”
权力的委托
2007年8月10日法令第8条：
大使以及领事主管可以在自行承担责任的情况下，将他们的署名权委托给：
隶属于他们的具有公务员身份的一个或者几个职员；
其领事馆辖区范围内的法国籍的荣誉领事。
接受委托的职员以及荣誉领事的姓名将通过公告的形式进行公示，这一公告将张贴在大使馆和领事馆内部能够为大众所接触的场所进行。
2．在法国进行的合法化认证
在国外完成的文书也可以由文书起草所在国家的领事在法国境内完成合法化认证。
这一在实践中所形成的做法为最高法院所明确认可（最高法院民一庭，2009年6月4日，n°08-10.962: JurisData n° 2009-048461）。
对于外国有权机关作出的民事身份文书的寄送函，依照1955年9月21日和1999年5月11日有关民事身份的总体说明，以及2002年3月29日第594号说明的修正，“寄送函需要在法国同时为公共行政机关以及当事人本人所接收: 或者在国外由法国领事进行合法化认证；或者在法国由文书起草国的领事进行合法化认证；或者在法国由外国领事依照其所保存的民事身份文书来进行合法化认证。”
实务建议
应当伴随国外民事身份文书寄送函的法语翻译件本身并不需要经过合法化认证，只需要该翻译件上具有翻译者的签名以及印玺。
3. 由外国领事接收或者进行合法化认证的文书
由外国领事在法国对文书进行接收或者进行合法化认证
自1967年1月18日起，“由外国领事在法国制作的文书、文件或者证件，并且具有他们的签名以及印章，或者由他们在外国制作并且经过了简单的合法化或者认证并且盖有他们的印玺的，其在法国产生效力将不再需要经过合法化认证的程序。”（外交部公告，J. Not. 1967,p. 249）
这一公告是司法部、内政部和外交部之间合意的结果，但是并未出现在任何一个正式文本中。
法国政府向国外人员所作出的赋予执行效力的裁定中包含着在文书上的签名以及盖章该人员的官方资质的肯认，与法国的公职人员一样，这一执行裁定本身就已是自给自足的。
由外国领事在国外对文书进行接收或者合法化认证
这将被视为是在国外所成立的文书，因此需要由法国的领事人员进行合法化认证。
二、简化版的合法化认证程序：旁注协议
1961年10月5日的海牙公约废除了针对外国公共文书的合法化认证要求（旁注制度）。
外国公共文书的合法化认证被取消了，取而代之的是一项简化的程序：旁注。
什么是旁注？
这是一项行政要式行为，对如下事项进行认证：
签名的真实性；
署名人的身份；
以及在需要的情况下，该文书中存在的印章或者邮戳的性质。
旁注上所出现的签名、印章或者邮戳将会免去任何认证的要求。
旁注
（1961年10月5日海牙公约）
国家：_____
本公共文书
由______签署
并以_____的身份实施
并且附有________的印章/邮戳
经认证
地点____ 日期____
认证人_______
认证编号______
印章/邮戳 签名
_________ _______
&am, p;nb, sp;
程序
或者法国与该国之间没有签订任何协议：需要进行合法化认证
或者法国与该国签订有协议，因此完全免除认证，什么也不需要做
或者法国签订了海牙公约：此时适用旁注制度
需要注意的是，海牙公约的适用范围相较1987年5月25日的布鲁塞尔公约更为有限。
根据公约的第一条规定，以下文书被视为公共文书：
1）由有权机关以及国家司法机关公务人员作出的文书，包括各公共部门、书记员和司法执达员所作出的文书；
2）行政文件；
3）公证文书；
4）在私署文书上所附的官方声明，如登记备注，日期确定的认证以及签名的鉴证。
注意：然而，公约并不适用于外交或者领事人员所出具的文书，也不适用于与商业或者海关行为直接相关的文书。
有权进行旁注的机关
每一个缔约国都将指定有权进行旁注的权威机关。
为了核实每一个成员国中有权进行旁注的机关：
请登录海牙国际私法大会的网站进行查询：http://www.hcch.net 该网站上有所有公约的完整列表。
在法国，有权进行旁注的机构包括：
挂靠上诉审法院的总检察官（本土以及海外各省）；
挂靠努美阿上诉审法院的总检察官；
帕皮提（法属波利尼西亚）高等法院的国家检察官；
圣皮埃尔高等上诉审法院院长（圣皮埃尔岛和密克隆岛）；
位于马塔乌图（瓦利斯和富图纳）努美阿基层法院的法官。
实践：
对于旁注而言，应当向作出文书的机关所在地辖区的法院提出申请。
我们的客户可以直接向法院申请，也可以由公证人以文书携带者的身份提出申请。
公约在其境内生效的国家名单：
国家：南非，阿尔巴尼亚，德国，安道尔，安提瓜和巴布达岛，阿根廷，亚美尼亚，澳大利亚，奥地利，阿塞拜疆，巴哈马，巴巴多斯，白俄罗斯，比利时，伯利兹，波斯尼亚-黑塞哥维那，博兹瓦纳，文莱达鲁萨兰，保加利亚，中国（香港、澳门），哥伦比亚，库克群岛，克罗地亚，多米尼加，马其顿，爱沙尼亚，美国，斐济岛，芬兰，法国，希腊，格拉纳达，洪都拉斯，匈牙利，印度，冰岛，以色列，意大利，哈萨克斯坦，日本，莱索托，拉脱维亚，伊比利亚，列支敦士登，立陶宛，卢森堡，马拉维，马耳他，马绍尔群岛，墨西哥，摩纳哥，纳米比亚，纽埃，挪威，新西兰，巴拿马，荷兰，秘鲁，波兰，葡萄牙，罗马尼亚，英国，俄罗斯，圣基茨岛和尼维岛，圣马力诺，圣文森特岛和格林纳丁斯群岛，圣卢西亚，萨尔瓦多，萨摩亚，塞尔维亚和黑山，塞舌尔，斯洛伐克共和国，汤加，特立尼达和多巴哥，土耳其，乌克兰，委内瑞拉，摩尔多瓦，韩国，丹麦，多米尼克共和国，厄瓜多尔，塞浦路斯，西班牙，爱尔兰，圣多美和普林西比，瓦努阿图，佛得角，蒙古。
有用的链接
海牙大会的网站上有一个新的手册，电子版的“旁注一本通”。
存在电子旁注或者电子登记的地区（截止2010年4月1日）：堪萨斯（美国），罗德岛（美国），穆尔西亚（西班牙），德克萨斯（美国），哥伦比亚，比利时，保加利亚，摩尔多瓦，乔治亚，安道尔，墨西哥，新西兰。
三、合法化认证的免除
法国签订了许多公约，这些公约规定一方的公共文书在另一国将被免除合法化认证的程序。
（一） 法国与下列国家所签订的双边协议：
阿尔及利亚，德国，比利时，贝宁，波斯尼亚-黑塞哥维那，巴西，保加利亚，布基纳法索，喀麦隆，中非共和国，刚果，科特迪瓦，克罗地亚，吉布提，埃及，马其顿，加蓬，匈牙利，意大利，马达加斯加，马里，摩洛哥，毛里塔尼亚，摩纳哥，尼日尔，葡萄牙，罗马尼亚，圣马力诺，塞内加尔，塞尔维亚和黑山，斯洛文尼亚，乍得，捷克共和国，汤加，突尼斯，乌拉圭，前南斯拉夫。
需要注意的是，免除合法化的公共文书的领域将依据每一个协议而有所不同。
（二） 法国所签订的多边协议
1987年5月25日取消欧盟成员国之间合法化认证的布鲁塞尔公约
这一公约对其所适用的文书取消了一切合法化认证以及其他类似程序。
在民事身份国际理事会的框架内所签订的民事身份领域的协议
在一个成员国内成立的或者递交的民事身份的文书在另一个成员国的境内，在满足一定条件的情况下可以在不经过任何合法化认证的情况下获得承认。
1956年9月27日在巴黎签订的民事身份文书部分内容摘要（出生、婚姻、死亡）发放的公约（政府公报，1958年1月9日，p.291）。
1957年9月26日在卢森堡签订的有关民事身份文书寄送函合法化认证的免除以及免费发放的条约（政府公报，1959年9月2日，p.8614）。
1976年9月8日在维也纳签订的有关多语言民事身份文书摘要发放的条约（政府公报，1987年4月26日，p.4712）。
1977年9月15日在雅典签订的有关部分民事身份文书及文件合法化认证免除的条约（政府公报，1982年8月1日，p.2481）。
按照公约法的现行情况（双边或者多边的协议），有关民事身份文书的合法化认证要求以如下的方式呈现：
在如下的国家合法化认证的要求被完全免除：阿尔及利亚，德国，奥地利，比利时，巴西，保加利亚，贝宁，喀麦隆，刚果，科特迪瓦，丹麦，吉布提，埃及，西班牙，加蓬，希腊，布基纳法索，意大利，匈牙利，卢森堡，马达加斯加，马里，摩洛哥，毛里塔尼亚，摩纳哥，尼日尔，荷兰，葡萄牙，中非共和国，罗马尼亚，英国，圣马力诺，塞内加尔，瑞士，乍得，捷克共和国，汤加，突尼斯，土耳其，乌拉圭，越南
对于西班牙，卢森堡以及荷兰，依照1977年9月15日的希腊公约，合法化认证免除的范围涉及与自然人的民事身份、行为能力以及家庭状况、他们的国籍、住所以及经常居住地相关的文书。
1968年6月7日的有关外交或者领事人员出具文书的合法化认证豁免的伦敦欧洲公约
该公约在如下国家内生效：塞浦路斯，英国，荷兰，瑞士，奥地利，法国，德国，希腊，意大利，列支敦士登，卢森堡，挪威，葡萄牙，西班牙，波兰，瑞典，土耳其，爱尔兰，捷克共和国。
合法化认证的免除情形：
1）由缔约一方的外交或者领事人员以其官方身份在全国领土范围内行使职权时所出具的文书，并且需要在如下情况下发生效力：
a. 在另一个成员国的领土上；
b. 在另一个成员国的外交或者领事人员之前发生效力，当其在一个非成员的国家领土内行使其职权的。
2）由外交或者领事人员在除前面数款提到的文书之外的文书上所附的官方声明，如登记备注，日期确定的认证以及签名的鉴证。
2016年7月6日欧洲议会及理事会关于简化某些公共文书的格式条件以促进欧盟公民自由流动，并变更欧盟第1024/2012号规约第27条的第2016/1191号规约，已经在欧盟范围内得到适用
自2019年2月16日起开始适用，本规约旨在：
— 取消由一个欧盟成员国出具的、并在另一各欧盟成员国发生效力的公共文书的所有合法化认证要求，并且简化其他的形式要件。
因此规约所针对的仅仅是作为形式的公共文书的流通本身，但并不涉及法律行为所具有的效力。正如该规约第4-2条所指出的，“本规约并不适用于成员国对于由另一个成员国权威机构出具的文件内容所具有的法律效力的承认问题”。
— 通过多语种表格的提供，以简化每次提供与原件相符的翻译件及其复印件的要求。
该规约涉及到：
由有权机关以及国家司法机关公务人员作出的文书，包括各公共部门、书记员和司法执达员所作出的文书；
行政文件；
公证文书；
在私署文书上所附的官方声明，如登记备注，日期确定的认证以及签名的鉴证；
由成员国一方的外交或者领事人员以其官方身份在全国领土范围内行使职权时所出具的文书，当该文书需要在在另一个成员国的领土上发生效力，或者当该文书需要在另一个成员国的外交或者领事人员之前发生效力，且该外交或领事人员在非成员国的领土内行使职权。（规约第3条）
以下领域被排除在外：
法院判决并非本规约意义上的公共文书；
寄送的私署文书（第17点说明）
由第三国权威机构所寄送的公共文书（第48点说明）
本规约不仅适用于原件，同时也适用于经认证与原件相符的复印件（规约第4条）。
与自然人的状态、行为能力以及家庭相关的文书。适用于如下领域的公共文书：出生，存活证明，名，婚姻，包括结婚能力以及婚姻财产状况，离婚，分居以及婚姻的无效，登记的伴侣，登记伴侣关系的解除，或者登记伴侣协议的无效，亲子关系，收养，住所或者经常居住地，国籍，没有司法记录的证明。（规约第2条）
一些多语种的表格可以伴随该公共文书，但不能实现对于后者的替代。这些表格旨在为翻译提供帮助，但本身不具有任何独立的法律效力。（规约第8条）
存在合理怀疑的情况。当公证人对于向其提交的公共文书或者经过符合原件认证的复印件真实性存在怀疑时，规约明确规定了旨在消除上述怀疑的多种手段。（规约第14条）
公证人尤其可以通过内部市场信息系统（IMI，由2012年10月25日欧洲议会以及理事会的第1024/2012号规约（JOUE n° L 316/1, 2012）所设立）的媒介请求获得相关信息。
IMI是一个信息交互的电子网络，它在跨境的国家、地区以及地方权威机构之间建立联系。它允许它们能够快速、简易地与其外国同事之间进行信息交流。
| 
