2005年12月19日，12名法国公证人第一次将买卖合同完全通过电子形式在抵押登记局公告。载体不再是纸张，而是一串带签名的电子数据流。自这一天起，法国公证业就下定决心，进行非物质化。到2009年，对不动产抵押状况的调查80%已经非物质化。在法国的所有抵押登记局，买卖合同的公告、抵押登记和不动产增值申报，公证人都是通过电子形式实现。

紧随这一重大工程的是法国公证人电子档案中心。2000年3月出台了有关电子公式文书的法律；2005年8月10日出台了该法律的实施政令。法国公证人电子档案中心就是依据这一法令设立的。法国公证人最高理事会当时的主席伯禾纳 × 雷尼斯先生为中心剪彩。自2009年5月开始，法国公证人就将电子公证文书交到法国公证人电子档案中心存储。档案中心必须保证在100年内的存档和返还；然后才能转交到国家档案库。

迈向电子公式文书的第一步：Télé@ctes

1. 项目的诞生

为了实现公证人之间非物质化数据的交流和抵押登记，公证人最高理事会和公共财政总局开始了Télé@ctes的项目。

为了实现这一目标，首先需要满足一些条件。

1.1. 抵押登记局的现代化：FIDJI

如今已有四年了，所有抵押登记局都具备FIDJI：不动产公告电子数据库。这花了好几年的时间：

-       纸质档案的数据化；

-       在抵押登记局内设立电子信息获取库；

-       按照新的要求改变工作程序。

只有在所有的抵押登记局都设立了不动产公告电子数据库之后，才能设想将不动产公告非物质化。

1.2. 在公共财政总局建立与公证人之间的交流系统

自然，公证人不会直接在抵押登记局的数据库里登记或公告不动产的变动；而是将签署好的文件传送给抵押登记局，后者再处理以行公告和登记。

另外，文书公告时传送的信息不一定都是给抵押登记局，可能涉及公共财政总局的其它部门；比如，不动产增值就是其中一个特别的文件。

为了实现数据采集、签名核实和文件来源核实的自动化，公共财政总局对所有来自公证界的数据流实施集中接收；由接收系统负责将数据传向各相关的抵押登记局。

1.3. 在公证界内部设立交流平台

自1996年以来，公证界就着力在全行业应用信息和通讯的新科技。

在配备电子签名加密系统和安全网络之后，必须再建立一套基础设施，以便行业内部以及与公共财政总局之间的电子数据的处理、检查和发送。

为了实现这一目标，创立了PLANETE平台；平台设在ADSN公司的子公司Real.not。该公司负责公证行业的网络和应用。

PLANETE平台负责将公证事务所发出的所有电子信息分送给第三方。这主要是借助于电子数据交换标准的使用（如因特网和XML语言）。

PLANETE平台的主要功能：

-       确保数据流具备签名，且由适当的人签名（只有公证人可以签署公证文本）；

-       确保目标收件人确实收到数据，而不是其他人；

-       确保发送这些信息的软件是带标软件，即软件经过行业认可，由此可以保证信息交换的质量；

-       确保含有所需的全部信息；

-       以及其它一系列更具技术性而又必须的监控，例如特别是确保传输的信息内不含病毒。

所以公证事务所发出的电子数据是通过PLANETE平台这一中介到达公共财政总局；后者再负责将它们转发到抵押登记局。同样，抵押登记局返回的公告附注和其它资料也是通过这一渠道发送到公证事务所相关的文书制作和程序管理的软件中。

1.4. 公证事务所软件的改造

Télé@ctes并非将处理好的文档简单地发送到抵押登记局。它有更多的功能，Télé@ctes可以将必要数据以特殊的形式传送，以便抵押登记局的系统自动利用。在抵押登记局的案件负责人不需在系统上重新确认这些数据。

要达到这一目的，文书的副产品即公证副本和登记副本形式复杂，必须在公证人确认并发往抵押登记局之前就做好。这只有使用高性能的文书起草软件才能达到。

所以需要给公证事务所提供文书起草软件和程序管理软件，以及详细的使用说明，以确保产出的电子文件适合Télé@ctes处理，并符合标准化抵押文书的全部要求。

另外，这些软件还需配置电子签名系统，以便公证人对抵押文书签名后再发往抵押登记局。

这些步骤都要先通过一定数量的公证事务所试用有效后，才得认可，并贴标。

一旦软件可以与PLANETE平台进行某些交换后，就很容易为其它交换作必要修改；因为基本原则是一样的。为满足每一项目而进行的修改更多是功能性的，而不是技术性的。所以Télé@ctes是电子公式文书及其在电子档案中心存放的最好序曲。实际上，采用的技术十分相同。

1.5. 应用软件之间的交换

Télé@ctes从多方面显示了它的开创性。特别是，它在财务软件与文书起草软件和程序管理软件之间建立了交换机制。

实际上，给抵押登记局的材料必须与相关税费同时发送。因为抵押登记局为自动化处理，无法使用支票或书面转帐的形式支付。只有通过财务软件作电子支付，才能实现Télé@ctes存档。实际上，财务软件会向文书起草软件和程序管理软件发送“交割通知”，即付款证明；它会作为非物质化材料之一发往抵押登记局。抵押登记局会进行适配，扎平相应公告的帐务。

当时特别注意到了某些公证事务所使用的财务软件和文书起草软件的开发商不同，确保Télé@ctes实施没有困难。实际上，如果在同一开发商的文书起草软件和财务软件可以进行数据交换，只要将交换标准化，就可以达到不同开发商的软件之间的信息交换。不能实现这种不同软件之间交换的软件，就得不到贴标。

2. 现有法律框架下实现的实践革命

2.1. 信息载体的改变

Télé@ctes是不动产公告非物质化的工具；它是依照规范文书不动产公告的1955政令和1998年法令而构想的。在某种程度上，它是法国唯一的官方不动产档案，抵押登记局不动产档案中信息质量提高的工具。

例如，在进行Télé@ctes存储时，不可能省略文书公告所需的“标准”部分任一段落。即使不用说什么，段落还在那里；不过是空的。另外，也必须遵守这些段落的先后顺序。

抵押登记员认可发送文件上的电子签名。某种程度上，Télé@ctes只是不动产公告载体的改变。一方面，不动产公告的最终载体已经非物质化（FIDJI：不动产公告电子档案）；另一方面，公证事务所的信息系统也已大部分非物质化。原件最终只是一系列非物质化程序的结果。

2.2. 安全性提高

为了使télé@ctes成为行业的工具之一，采取了一系列措施。主要为三类：

信息更加具体、关联更强：

-       乡镇清单与抵押登记局清单的对应关联。这样，文书起草人只要选定了财产的地址，就自动知道相应的管辖抵押登记局。

-       地籍数据自动载入文书，因此也自动进入登记。因此，传送的信息肯定是正确的。

确保登记或调查的税费支付：

-       因为支付由财务软件实现，且财务操作也会同时被记录，舞弊的可能性大大降低。另外，抵押登记局的银行账号都已事先录入，不用每次再输，不可能因输入错误而妨碍付款。

-       每个登记对应一笔付款。因此对帐更简单，账目更可靠。

-       登记只有在付款后才能完成。

一致性和完整性的多方面检查：

-       发送到PLANETE平台的所有文档都要通过一系列的一致性检查。特别是确保数据的收件人正确。

-       不完整的材料无法发送；如果缺少任一要素，如起草人姓名、身份信息、付款或其它类似要素，PLANETE平台会阻拦文档的发送；作者只有补充完毕后才能发送。所以抵押登记局不会收到信息不完整的文档，以至无法操作。

-       文档经电子签名，可以在任何时候确保它的完整性。如果出现问题，数据交换的跟踪和保存程序可以确保找回信息，并确定处理链的接点。

-       如果发送的文档有矛盾，PLANETE平台会向文书起草软件的开发商发送邮件，说明问题和牵涉的公证人。这样可以提高电子信息顾问公司的反应能力。

2.3. 习惯的改变？

Télé@ctes适用于所有形式的公证事务所。

不过，Télé@ctes的应用会在一定程度上冲击工作习惯。实际上，签字之前和之后的程序都已并入事务所的档案和文书数字化管理系统中。使用者重操“专家”的职能，启动初始程序，核实和确认给予系统的命令。

这一改变有多重影响。首先，极为明显的是核实财产的抵押状态这一步骤；向抵押登记局传输申请的时间和申请处理的时间缩短，因此插队登记的风险也大大降低。登记所需时间的缩短也是影响之一。

另外一个影响是文件制作和手续的重大改变。这会产生新的习惯：

-       工作的自动化；

-       对助理人员工作成果检查方式的改变；

-       文件和入档的确认及其签字的程序不再一样。实际上，数据流的非物质化必然导致老板的“电子签名”；而对发送文件到抵押登记局的助理人员也需特别工具，这涉及它们的确认和电子签署；

-       事务所内部文件制作人和入档人之间的关系也要重新定义。实际上，签字器的使用、付款的申请、交割通知的取得、财务部门所制作材料的查阅，无论是直接源自老板还是通过签字器都会加快信息的交换，同时改变每个人的责任范围。

“饱含”信息文件的交换，如Télé@ctes框架下的文书，也给一些已经存在但因没有标准化而在业界小范围应用的系统打开了渠道：同仁间有规则的信息交换（客户档案、不动产档案、文书草案或各种附件）。Télé@ctes可使这些信息标准化，因此可以为这些信息的交换设立平台，以便参与同一案件的公证人交换数据并制作文书。

另外，这也是一个优化工作的媒介；因为它可以使公证界与其合作伙伴之间共享信息（地方政府、国家、银行），可以建立不动产的数据库甚至是客户的数据库；当然这些都需要在法律的框架下研究实行（特别是信息与自由问题）。

最后，这些冲击最终可能导致某些职能的重新定义（如各程序之间的关系和法国公证事务所的财务很有可能会改变）。

Télé@ctes理所当然成为电子公式文书和电子档案中心进程的一部分

如前面所见，Télé@actes已使公证事务所内部的一项改革达到完善：信息系统的非物质化。现在只剩下少量的由信息系统产生的原件。2000年3月13日的法律及其2005年8月10日的实施政令已最终确认这一事实。从此可以制作电子公式文书了。电子公式文书不再以“纸质”存在，而完全信息化了。

2.4. 互助的必然：公证业电子档案中心

电子公式文书的主要限制是，必须将原件存放在一个可以保证下列条件的地方：

-       真实性（公证人签字、签字的日期）；

-       在时间上的完整性（保存一个世纪，然后转存于国家档案库）；

-       单一性（既然是电子文件，所以能够复制）。所以存放地能证明它的单一性。

这些限制条件只有达到整个行业规模时才能满足；因为，单独一个公证事务所采取这些措施完全是不可能的。

同时，这个系统还需保证公证人或其继承人是唯一有权直接利用他们的原件档案的人。

这就是为什么国家委托公证人最高理事会设立原件电子档案中心，以存储和保留电子公式文书。

它们使用的制作工具与纸质文书相同；但其在电子档案中心的生成和存储与其签字同时发生。

所以电子档案中心是一个技术和人性的措施，它提供一个存储空间；实际是公证事务所的延伸。

为此，除了专用于电子档案中心管理的建筑之外，还设立了一个全新的信息工程；其目的就是实现电子文书的采集并为后代保留。

与纸质档案相反，它不保存载体，而只保留载体上的信息以及可以解读这些信息的工具。实际上，改变文档的物理载体并不改变文档本身。

大家都收到过带附件的电子邮件：附件至少改变过三次载体：首先是用于起草的电脑硬盘（或内存）、各种电讯系统的铜质或光纤电缆、最后是收件电脑的硬盘。但实际上是同一文件，同起草的电脑上看到的一模一样，就象再存了一遍。

电子档案中心规模大，一方面支持科技的更新，同时保持其内存文书的完整性和可读性。

2.5. 不断更新的新科技

为实施电子公式文书而采用的科技都是全新的，或满足最近的技术或法律标准。另外，这些标准，特别是如果与签名和安全有关，会定期改进；进而要求信息系统不断更新。

加密签名，即用于电子公式文书的签名，是个实例：

2005年8月10日的政令规定公证人通过加密签名（取其法律意义）的工具实现电子签名。这就意味着，如果谁要质疑签名的地位，就必须证明它是不得被认可的。这时，不是由公证人来证明他签名的地位（证据责任的倒置）。

今天，完全能适用于电子公式文书的系统还很少。要想有一个可以满足安全需要的系统，必须不断改进。

目前大部分的存档系统的存储保证期都不超过廿年。因此，系统必须考虑到经常性的重大更新。不过，科技、工业和军事界对这些问题很了解，它们需要电子数据能安全长期保存。所以这些限制是已知的、可测的。

最后，为了保证电子档案中心所存信息的可读性，只有那些已知的、持久的并且已经公开的标准才被使用。例如，电子档案中心的信息存储（Télé@ctes的交换也是如此）标准为XML语言（可扩展标志语言）。电子公式文书中使用的另一标准为PDF；这是一种以复制形式存储电子文档的标准，已经标准化。

2.6. 与实施相关的问题

最后，基于目前已经制作的电子公式文书，还需明确几个问题。

如何进行签字仪式？文书不再以纸的形式表现，但当事人还是需要“看见”文书并签字。必须保留签字的程序。

电子公式文书可以简化某些文书，例如两名异地公证人同时办理的文书。公证人没有必要聚到一个办公室，而是每个公证人在各自的当事人面前，在自己的办公室里一次就签完字。

这之所以可能，是因为电子文书不依赖于它存在的媒体，而是它的电子结构。既然已经非物质化，第二公证人完全可以在自己的办公室里远程使用。他通过公证行业的保密网络，以加密的形式读取文书，在电脑上签字，然后通过同一途径立即发回给同仁。

最后，文书的附件可以是任何形式的电子文书，既然它们已经非物质化。所以完全可以设想，将来可以将签字仪式的录像或其它多媒体文件作为文书的附件。这些文件都可以与文书一起签名并存储到电子档案中心。唯一的问题是，一个世纪后它们的可读性（今天谁能放V2000格式的录像带？）；所以这种格式的存档还没有实施。

2.7. 公式文书：带来关联工程

我们已经看到，电子公式文书的实施是一系列重大科技工程的结果（Télé@ctes、法国公证行业加密网的建立、法国公证人电子加密签字的建立）。这些工程要求法国公证界和它的合作伙伴们都参加。

要制作公证文书，除了抵押登记局提供的文件之外，还需要公证合作伙伴的一些文件；其中一些涉及到地方政府（身份证明、各种市政规划文件）、银行和其它行业如土地丈量师和化验师等。所以，法国公证界积极活动其合作伙伴，以便尽快实现这些交换。要想最终实现，需要克服许多困难，经济的、技术的甚或法律的。

2.8. 保障安全的附属工具

电子档案中心只存有电子公式文书。扫描文件或纸质公证文书的影像都不能在里面存放。因为，它们不是公式文书，而只是简单的文书抄本。

2005年8月10日的政令同时规定，法国公证人必须建立电子文书编目。它的安全性要比纸质的文书编目高得多；它会象电子公式文书一样被存储。

如果事务所决定建立电子文书编目，很自然它可以将事务所的所有文书，纸质的或电子的，全部编录进去。不过，只建立“部分”索引是不可能的；一致性是其明显的理由。公证人要选择电子编目，也就是要放弃纸质编目。

有趣的是，如同文书一样，大多数的编目是电子编目，不过是打印在纸上。

结论

法国公证业通过文书的非物质化，满足其客户对服务质量不断提高的要求，同时有效贡献于国家的现代化。文书的非物质化有利于控制文书的制作成本；因为法规的演进，文书变得越来越冗长和复杂。同时，它也给环保提供了一个答案；一方面大量减少文书制作过程中使用的纸张，另一方面减少因递送邮件而产生的碳效应。