中国加入关于取消外国公文书认证要求的海牙公约

皮埃尔·卡勒

巴黎萨克雷大学教授

 公证法专业负责人

在外国定居的个人通常需要提供原籍国的多种公共文件，如出生证明、结婚证书、无犯罪记录证明等。为了使这些文件在国外有效，它们需要经过认证。在大多数国际公约中普遍接受的经典定义中，认证可以被描述为“确认签名的真实性、文件签署人的资格，以及（必要时）确认文件上所附印章或印鉴持有者的身份”。

如果说在国际秩序中认证似乎是绝对必要的，那是因为在特定法律秩序下，国内文书能够通过一种已知的、易于控制的形式来证明其来源。然而，这些公证性外在标志显然因国而异。仅仅凭借外观，外国文书不足以具备令人信服的公证性，因为当地政府可能不熟悉这种文书，因为他们从未见过此类文书。因此，在需要核实外国公共机构是否真实出具文件或记录事实时，确认签署该文件的外国机构的身份是最起码的要求。因此，法国、中国以及大多数国家的法律要求继续适用认证程序。

虽然认证在国际秩序中必不可少，但它确实是一个复杂且耗时的程序，已经多次受到质疑。传统的认证方式实际上涉及一系列文件的逐级认证，涉及各国大使馆、领事馆或外交部门。这种连锁认证和过度认证的做法可能损害国际关系，成为一种负担。因此，一些国际公约或欧洲法规确立了一些认证原则的例外情况，旨在减少认证过程的复杂性和繁琐性。其中最重要的例外情况之一就是1961年10月5日签署的关于取消外国公文书认证要求的海牙公约（以下简称“海牙公约”）。

早在20世纪50年代，人们已经开始意识到传统形式下认证程序的复杂性。在这一背景下，海牙国际私法会议接受了欧洲委员会的请求，开始思考一项简化认证过程的国际公约草案。海牙会议的第八届会议对此进行了初步讨论，但直到第九届会议，认证公约的议题才被正式提上议程。在两届会议之间，筹备工作于 1959年4月27日至5月5日在海牙进行，认证公约的初始草案被起草。基于这个初始草案，在海牙会议的第九届会议期间，专门成立了一个委员会1，负责制定最终的公约草案。公约草案最终被提交给全体会议，并获得了全体会议的批准。因此，1961年10月5日，《海牙公约》正式诞生。这项公约的最显著特点之一就是取消了对外国公文书进行认证的要求。

大体上，可以设想三种不同的制度2。第一种是彻底的自由主义，完全信任外国的公共文书，无需事先核实文书签发者的资格。在这种制度下，可以废除认证，且不引入其他程序。这种立场在当时被视为过于危险，因为存在着信任虚假文书的风险，由于这些文书来自外国，难以发现伪造的特征。

在第二种制度中，我们将对某些文书——例如，判决——采用彻底自由主义，而对其他欺诈现象可能更为常见的文书——公证文书、行政文件——加盖海牙认证。然而，对于是否实行这种制度，大会的谈判代表们长时间犹豫不决。这种犹豫的原因很简单，因为他们认为，在这两个领域之间不可避免地会出现界定问题。司法文书与行政文书之间的界限因国家而异。同一机构在一个国家可能被视为行政机构，而在另一个国家可能被视为司法机构，反之亦然，这可能导致潜在的诉讼风险。

因此，第三种制度占据了优势。废除认证的同时，必须保持一定程度的控制。正如伊冯·卢苏安（Yvon Loussouarn）在海牙公约的解释性报告中指出的，关键在于要在取消认证的手续的同时，保持认证的效力。

海牙公约的目标很简单：在维持法律安全的前提下，简化公共文书的认证流程。为此，《海牙公约》规定，在某一缔约国制作将在另一缔约国使用的公共文书，唯一需要进行的认证是加盖文书签发国主管当局的海牙认证章（《海牙公约》第3条）。不得附加其他任何条件，尤其是不得要求由认证机构出具一份与海牙认证一同流通的确认函。海牙认证必须符合公约所附的样式，可以加盖于文书本身或附于文书。与普通认证程序类似，海牙认证的唯一目的是确认签名的真实性、文件签署者的资格，以及（如适用）文书上所附印章或印鉴持有者的身份（《海牙公约》第5条第2款），而不涉及文书的有效性。简而言之，它证明公共文书（如身份证明文件、公证书等）的公证性。为了在颁发海牙认证之前验证文书的来源，每一缔约国都参与维护一个关于签名和印章信息的数据库，该数据库的信息会持续更新，比如新公职人员的任命、某个市镇新民政官员的选举等。

因此，这一制度很简单，因为唯一的要求是制作国对文书进行海牙认证，但也很安全，因为海牙认证必须进行编号和公开登记。换而言之，如果说伪造海牙认证不难，那么伪造的海牙认证也很容易被发现。海牙认证的登记册是打击伪造文书的重要工具，因为它可以确认海牙认证的来源。如果海牙认证的接收者想要核实认证来源，他应该联系签发海牙认证的机构，该机构将核实海牙认证上的信息是否与登记册中的信息相符（《海牙公约》第 7 条）。

《海牙公约》取得了巨大成功（截至 2023 年 5 月 12 日，已有 125 个国家加入该公约），且成功经久不衰，2023年，中国成为成员国之一。2023年3月8日，中国签署了该公约，公约将于2023年11月7日生效。海牙认证原则上由中国外交部签发。在外交部的许可下，各省、自治区、直辖市的外事办公室可以对其管辖范围内制作的公共文书进行海牙认证。然而，在《海牙公约》已经适用的两个特别行政区，情况有所不同：该公约自1965年4月25日在中国香港地区生效；自1969年2月4日在中国澳门地区生效。

在法国，目前海牙认证由上诉法院总检察官签发。从2025年1月1日开始，法国公证人将获得办理法国文书海牙认证手续的权限。具体来说，对于以电子形式制作的文书，将以数字化方式提交申请，对于非电子形式的公共文书，申请将通过邮寄或当面送达公证人事务所。原则上，海牙认证应在三个工作日内签发。

中国加入《海牙公约》将促进中法之间公共文件的流通，同时也为重新审视由签发文件的机构维护海牙认证登记册的价值提供了机会。众所周知，在实践中，基本上没有在登记册中进行查询的情况，这主要是出于语言方面的原因。然而，由于伪造加注极其容易，尤其是在加盖海牙认证的文书存在可疑之处的情况时，登记册成为核查海牙认证来源的唯一途径。因此，海牙大会正在推行一项电子登记程序，以克服语言障碍，促进对海牙认证的管控。这一电子登记册是一种在线登记册，海牙认证文书的接收方可以随时在线访问，从而方便地进行核实。

目前，根据接收方验证海牙认证来源时收到的回复信息，电子登记册可分为三个主要类别。一类是仅显示基本信息的电子登记册，以证明具有相应编号和日期的海牙认证已经签发。通常以“是”或“否”的形式呈现。此类电子登记册确认了海牙认证的存在，但不能保证海牙认证加盖在正确的文书上。另一类电子登记册不仅确认具有相应编号和日期的海牙认证已经签发，还提供关于海牙认证和/或公共文书（文书制作地点、签发机构等）的简要信息。此外，对于那些已经开发出最先进系统的国家，电子登记册还可以对海牙认证和/或公共文书进行数字验证，并附有文书和海牙认证的扫描图像。这样就可以验证海牙认证是否附在正确的文书上。

目前已有51个国家实施了电子登记册项目，占《海牙公约》缔约国的40%（详见海牙会议网站公布的公约实施情况）。中国香港特别行政区和澳门特别行政区已经实施了电子登记册，中国大陆地区可能也会考虑实施。

在法国，随着将海牙认证手续的权限移交给公证人，登记册将实现电子化。根据2021年9月17日第2021-1205号法令第16条的规定，公证人高等理事会负责维护一个电子数据库，记录所有以电子形式签发的海牙认证。因此，这个电子数据库将被集中化管理，外国政府可以免费查阅已发放的海牙认证文书。然而，我对法国未参与由海牙大会推行的旨在促进对已发放的海牙认证进行监管的电子登记册项目感到非常遗憾。因此，国家应当将海牙认证的职权移交给公证人，以推进这一领域的电子化进程。