Par Maître Henry LETULLE, notaire à PARIS

L'un des rôles du notaire à l'occasion d'une vente immobilière en France est de procéder au contrôle des fonds.

Les fonds dont il s'agit sont tant ceux qui servent à payer le prix, que ceux qui servent à payer les frais.

Le contrôle des fonds est donc absolu, et simple : les fonds passent par la comptabilité, c’est-à-dire par le compte en banque, du notaire qui reçoit l'acte. C'est donc lui qui, avec les fonds versés par l'acquéreur, paie le prix au vendeur et les taxes.

Cela n’est pas une obligation qui s’impose par la loi aux parties, mais c’est une pratique professionnelle généralisée en France, dont les avantages sont suffisamment importants pour qu’il n’y soit que très rarement dérogé.

Cette façon de faire est un facteur de sécurité :

- pour les parties,

- pour les pouvoirs publics.

Elle impose aux notaires des obligations strictes pour le maniement de ces fonds.

I - UN FACTEUR DE SECURITE POUR LES PARTIES

Le contrôle des fonds par le notaire vise à protéger à la fois le vendeur et l'acquéreur, en simplifiant et sécurisant la vente.

A – Rendre le paiement concomitant de la signature et certain

Dans une vente, le vendeur ne veut pas signer l’acte qui transfert la propriété tant que le prix n’est pas payé, et l’acquéreur ne veut pas payer tant que l’acte n’est pas signé. Le paiement du prix à travers le compte du notaire permet de garantir le paiement du prix simultanément à la signature de l’acte de vente chez le notaire.

Pour le vendeur, le passage du prix par le compte du notaire est un facteur de sécurité évident. Il permet de s'assurer que le prix est réellement payé : c'est en effet le notaire qui remet les fonds au vendeur. C'est le notaire qui assure la vérification de l'existence des fonds et de la solvabilité de l'acquéreur.

Lorsque le prix était payé par chèque, c'est le notaire qui prenait le risque d'un défaut d'approvisionnement, et qui par conséquent procédait aux vérifications nécessaires pour l'éviter.  Aujourd'hui, le paiement du prix de vente, comme d'ailleurs le versement de toute somme dans le cadre d'une opération soumise à publicité foncière doit obligatoirement être opéré par virement. Il reste que le notaire a la responsabilité de s'assurer que le virement est bien opéré à temps.

Le passage des fonds par le compte du notaire permet enfin de prouver le paiement et de le quittancer dans l’acte, sans qu’il soit nécessaire pour les parties de conserver par ailleurs des preuves du paiement.

B – Le paiement des créanciers du vendeur par le notaire par prélèvement sur le prix

Le vendeur doit souvent des sommes soit à la banque qui l’a financé soit au syndicat des copropriétaires soit à tout créancier hypothécaire. Ces créanciers doivent être payés afin que l’acquéreur ne soit pas inquiété, mais le vendeur a le plus souvent besoin du prix de vente pour payer ces créanciers. L’intervention du notaire en tant que tiers de confiance permet à l’acquéreur de signer en toute confiance la vente et de payer le prix intégralement entre les mains du notaire, et le notaire prélève sur le prix les sommes dues aux créanciers et verse seulement le solde au vendeur.

Le notaire permet ainsi un fonctionnement fluide du marché immobilier, sans intervention d’un tiers séquestre.

L'intervention du notaire protège les intérêts de l'acquéreur, et de tous les tiers qui ont des droits sur le produit de la vente, en assurant leur désintéressement.

Les principales garanties que le vendeur doit à l'acquéreur sont la garantie de l'éviction et la garantie hypothécaire. L'acquéreur ne doit pas être troublé dans son bien par un créancier du vendeur. Mais ce n'est pas le vendeur qui met en œuvre cette garantie, c'est bien le notaire : le notaire avant de remettre le prix au vendeur, prélève dessus les sommes nécessaires pour désintéresser les créanciers.

Le vendeur ne reçoit donc qu'un prix net, une fois payés :

- les créanciers profitant d'une inscription hypothécaire : le notaire interroge avant la signature de la vente les créanciers inscrits sur le montant qui leur est dû. Il peut donc prélever sur le prix ce montant et le verser directement aux créanciers. Ensuite le notaire procède à la mainlevée de l’inscription hypothécaire, qui sera radiée auprès du service de la publicité foncière.

- les créanciers profitant d'un privilège prévu par la loi. On pense ici essentiellement au privilège du syndicat des copropriétaires : le notaire doit interroger le syndic pour connaître le montant des sommes qui pourraient être dues par le vendeur au moment de la vente, au titre des charges ou des travaux. Si, selon le questionnaire complété par le syndic (dénommé "état daté"), le vendeur doit quelque chose à la copropriété, son notaire prélève la somme en question sur le prix et l'adresse au syndic.

L'acquéreur est ainsi assuré qu'il n'aura pas à pâtir des créanciers du vendeur.

Si le vendeur à d’autres dettes, qui ne bénéficient pas d’une garantie hypothécaire ou d’un privilège, le notaire n’intervient pas dans leur paiement.

L'intervention du notaire dans le contrôle des fonds est donc un gage de sécurité pour les deux parties. Mais il est aussi un gage de sécurité pour les pouvoirs publics.

II – UN FACTEUR DE SECURITE POUR LES POUVOIRS PUBLICS

Le fait que les fonds passent par la comptabilité du notaire permet de contrôler la réalité du paiement. C'est un premier aspect important pour le bon fonctionnement du marché immobilier. Mais pour les pouvoirs publics l'intérêt de cette intervention va plus loin : elle est aussi l'occasion de procéder à moindre coût à un recouvrement efficace des taxes. Elle est aussi un point de contrôle dans la lutte contre le blanchiment des capitaux.

A - Réalité du paiement du prix

Le fait que les fonds passent par la comptabilité du notaire permet de s'assurer que la réalité, c'est-à-dire du caractère non fictif du paiement du prix, et du paiement de l'intégralité du prix.

C'est un élément important, car il permet mécaniquement de lutter contre des pratiques répréhensibles (les ventes fictives, les donations déguisées), voire dangereuses pour le marché : si le prix de vente devait ne pas être payé comptant avant la revente, ce serait un facteur d'inflation artificielle.

L'autre intérêt de l'intervention du notaire est qu'en s'assurant de la réalité du prix, il s'assure en même temps de son exactitude et donc, de l'exacte assiette des impôts.

B - Paiement des impôts

Le rôle du notaire dans la perception des impôts dus à l'occasion d'une vente immobilière est en effet central.

C'est lui qui, sous sa responsabilité, liquide les impôts, et les acquitte pour le compte des parties : l'impôt sur la plus-value pour le vendeur, et les droits de mutation pour l'acquéreur.

Les pouvoirs publics sont gagnants à tous égards : Le notaire procède à un contrôle et à une perception gratuits pour l'État. Et comme il engage sa responsabilité, il n'est pas tenté de minorer l'impôt comme les particuliers pourraient être tentés de le faire dans un système purement déclaratif.

Cet aspect des choses a été vérifié de façon très concrète lorsque la perception de l'impôt sur la plus-value a été confiée aux notaires. Auparavant, il revenait au vendeur de déclarer dans sa déclaration générale de revenus les plus-values immobilières qu'il avait pu effectuer au cours de l'année précédente.

Lorsque cette tâche a été confiée aux notaires, les recettes ont été multipliées par trois : plus d'oubli (volontaire ou non) de la part du vendeur, plus d'interprétation audacieuse des règles de liquidation de l'impôt… et l'impôt est désormais payé au fur et à mesure des ventes au cours de l'année, ce qui est en outre excellent pour la trésorerie de l’Etat.

C - Lutte contre le blanchiment

Le maniement des fonds par le notaire fait de lui un excellent observateur de la circulation de l'argent entre les parties : il en connaît la provenance et la destination.

Comme il connaît aussi la nature de l'opération pour laquelle il instrumente, il est à même de déceler toute anomalie : Est-ce bien la bonne personne qui a fait virer les fonds ? Est-ce bien au vendeur qu'on lui demande de les faire parvenir ? Les montants qui circulent sont-ils cohérents avec l'opération ? Le prix est-il normal, ou anormalement bas ou élevé ?

Soumis comme tous les professionnels du chiffre et du droit à l'obligation de vigilance à l'égard du blanchiment des capitaux, et tenu de déclarer ses soupçons à l'organe français de lutte contre le blanchiment (TRACFIN), le notaire est donc un témoin privilégié et généralement efficace.

Mis à part les banques, qui ont pu mettre en œuvre des procédures automatisées, les notaires sont de loin les principaux fournisseurs de déclarations de soupçon. Or comme ils connaissent bien les tenants et les aboutissants de l'opération, leurs déclarations sont généralement considérées comme particulièrement pertinentes.

III – DES OBLIGATIONS SUR LES NOTAIRES POUR SECURISER LES FONDS DES CLIENTS

Le rôle central du notaire dans le transfert des fonds de leurs clients, en matière de vente immobilière mais aussi de successions, impose de contrôler strictement le maniement des fonds par les notaires.

A – La centralisation des fonds des clients auprès de la Caisse des dépôts et consignations

Les fonds des clients sont obligatoirement déposés par les notaires sur des comptes ouverts par les notaires auprès de la Caisse des dépôts et consignations, banque publique française dont le capital est entièrement détenu par l’Etat.

Les offices notariaux sont des entreprises qui peuvent avoir d’autres comptes bancaires dans des banques privées, mais pas en ce qui concerne les comptes qui reçoivent les dépôts des clients.

Depuis la Loi Croissance n°2015-990 du 6 août 2015, lorsqu’une société de notaires a plusieurs offices, chaque office doit avoir un compte « clients » distinct auprès de la Caisse des dépôts et consignations.

B – La tenue d’une comptabilité règlementée et quotidienne

Le compte bancaire « clients » ouvert auprès de la Caisse des dépôts et consignations est au nom de l’office notarial, pas de chaque client, et il regroupe les fonds de tous les clients de l’Etude. Il est donc essentiel que le notaire tienne une comptabilité très précise des fonds détenus pour les clients : entrée de fonds, paiement de prix, paiement d’impôts pour les clients (droits de mutation, impositions sur la plus-value, droits de succession…) et paiements aux notaires à partir de ces fonds.

Une réglementation précise encadre cette comptabilité, qui est tenue obligatoirement en utilisant un logiciel comptable qui fait l’objet d’un agrément.

Chaque affaire fait l’objet d’ouverture de sous compte client dédiée au nom de chaque partie. Dès qu’une écriture a été passée sur un sous compte client, le nom du client ne peut pas être modifié, même d’une faute de frappe. Chaque réception de fonds donne lieu à l’émission d’un reçu sur un format normalisé. Les clients ont accès à leurs relevés de comptes, pour l’instant sur demande à tout moment et bientôt en ligne, et aussi lors de la clôture du compte.

Aussi la comptabilité est nécessairement clôturée tous les jours, de telle sorte qu’il n’est pas possible d’ajuster a posteriori une écriture comptable d’un jour antérieur : il est toujours possible de passer des écritures correctives de régularisation, mais toutes ces écritures sont visibles sur les relevés de compte, rien ne peut être « gommé ».

Depuis la Loi Croissance n°2015-990 du 6 août 2015, lorsqu’une société de notaires a plusieurs offices, chaque office doit tenir une comptabilité séparée, et ces comptabilités séparées sont ensuite réunies pour former la comptabilité de la société.

C – La couverture des fonds clients

Le système comptable est obligatoirement paramétré pour émettre tous les jours un tableau de bord quotidien de l’office notarial. Ce tableau de bord contient outre des informations utiles sur la gestion de l’office, des informations obligatoires sur la couverture des fonds des clients.

Ainsi, le solde du compte bancaire « clients » auprès de la Caisse des dépôts et consignations doit nécessairement être supérieur au total des fonds détenus pour des clients d’après la comptabilité de l’office.

Si des comptes clients sont débiteurs, c’est-à-dire si le notaire a engagé des frais de demandes de documents pour un client avant de recevoir la provision du client ou s’il a fait une erreur et demandé une provision pas suffisante, l’office notarial doit couvrir avec ses propres fonds ces comptes : il n’est pas possible de prendre ces comptes débiteurs sur les comptes créditeurs des autres clients.

D – La rémunération des fonds clients

Tous les fonds clients détenus par le notaire plus de trois mois doivent obligatoirement être consignés sur un compte particulier auprès de la Caisse des dépôts et consignations, qui produit des intérêts que le notaire reverse aux clients.

E – L’inspection des offices notariaux contrôle nécessairement le maniement des fonds

Le maniement des fonds clients est examiné de très près lors des inspections des offices notariaux, tant par les notaires inspecteurs que par les inspecteurs comptables.

Les inspecteurs procèdent à un arrêté de caisse afin de contrôler que les liquidités détenues en l’office correspondent à la comptabilité, les inspecteurs vérifient les rapprochements bancaires entre les relevés des comptes bancaires de l’Etude et la comptabilité de l’Etude, et les inspecteurs vérifient que la couverture des fonds clients a été conforme chaque jour de l’année depuis l’inspection précédente. Ils vérifient par sondage que les comptes clients sont correctement mouvementés (écritures régulières, justificatifs adéquats).

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Par Maître Henry LETULLE, notaire à PARIS

Les notaires sont, comme toutes les professions juridiques exerçant à titre libéral, dans le monde, tenus d'une obligation de conseil et d’un devoir d’efficacité des actes qu’ils reçoivent, et donc soumis au risque de voir leur responsabilité civile mise en cause.

On notera qu'en moyenne, seul un acte sur 10.000 rédigés dans les études françaises donne lieu à un contentieux.

Pour autant, les tribunaux apprécient d'une manière sévère la responsabilité des notaires.

Afin d'assurer la meilleure garantie possible pour leurs clients, les notaires français ont mis en place une double garantie qui prend la forme :

a)    d'une assurance de responsabilité civile professionnelle,

b)     d'une garantie collective.

I –L’ASSURANCE DE RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE

Cette assurance de responsabilité professionnelle est obligatoire, ce qui est généralement le cas de l’ensemble des professions réglementées, mais elle a la particularité d’être obligatoirement un contrat national souscrit pour l’ensemble de la profession.

Cette assurance couvre la réparation des erreurs que le notaire lui-même ou son personnel peut commettre dans le traitement d’un dossier.

A Paris et dans les grandes métropoles françaises, les notaires sont garantis par l’assurance RCP à hauteur de 150 millions d’euros par notaire et par sinistre (30 millions d’euros pour les autres notaires de Province).

Les risques exclus de cette assurance sont limités à ceux énoncés par la loi, savoir :

- la faute intentionnelle du notaire

- l'acte illicite (en particulier, les fautes pénales ne sont pas couvertes)

- l'insuffisance du gage (en matière de prêt).

Ce contrat est géré par les organes de la profession, de telle sorte qu’en cas de sinistre, le notaire envoie à la Chambre des notaires dont il est membre une déclaration de sinistre, et à partir de là le sinistre est principalement géré par les organes de la profession : le comité de contentieux de la chambre, l’assureur, le courtier, qui ensemble désignent l’avocat qui mènera la défense du notaire recherché en responsabilité et déterminent la conduite à adopter : action en justice, conciliation, transaction. Le notaire est consulté mais la décision finale revient au comité de contentieux et à l’assureur.

Une franchise reste à la charge du notaire responsable du sinistre, le cas échéant partagé entre plusieurs offices s’il y a lieu.

Le contrat est négocié par les organes de la profession, et les primes sont réparties entre tous les offices, en fonction de leurs chiffre d’affaires, par tranche et selon le niveau de couverture choisi.

II –LA GARANTIE COLLECTIVE

Le notariat français a institué une garantie collective, tout à fait originale, qui vise à prémunir totalement sa clientèle contre les éventuels dommages qui pourraient lui être occasionnés par le notaire ou son personnel.

Cette garantie collective prend le relais quand l'assurance de responsabilité civile professionnelle ne peut jouer soit en raison d'une exclusion de risque prévue par la loi soit en raison du plafonnement de la garantie apportée par cette assurance.

Le notariat français a très tôt (d'abord dans une loi du 25 janvier 1934 limitée à la garantie des dépôts de fonds puis surtout dans le décret du 20 mai 1955) organisé une solidarité financière entre tous les membres de la profession, visant à prémunir totalement sa clientèle contre les éventuels sinistres qui pourraient lui être occasionnés.

L'objet de cette garantie est de servir de "chapeau" au système d'assurance pour couvrir les dommages non pris en charge par l'assurance. Elle couvre les conséquences pécuniaires des fautes et négligences intentionnelles, et notamment toute éventuelle malversation relativement aux fonds des clients.

Afin d’organiser cette solidarité financière entre les notaires, une Caisse de garantie a été constituée, dont l’objet est d’une part d’organiser cette solidarité financière et d’autre part de constituer des réserves permettant de faire face à cette solidarité financière.

Chaque notaire libéral ou associé doit ainsi effectuer un versement à la Caisse de garantie lors de sa nomination, et tous les ans une cotisation est versée par chaque office.

La Caisse de garantie fait donc face aux obligations envers les clients qui ne sont pas couvertes par la compagnie d’assurance, et se retourne ensuite vers le notaire responsable. Lorsque l’obligation envers les clients dépasse les réserves de la Caisse de garantie, les notaires doivent procéder à des versements complémentaires à la Caisse de garantie.

Cette garantie collective présente deux dispositifs :

- des Caisses régionales de garantie, dont les ressources financières sont fournies par des cotisations supportées par les notaires dépendant de la région considérée,

- et une Caisse centrale de garantie, dont les ressources financières sont fournies par des cotisations supportées par l'ensemble des notaires de France.

Ainsi, en cas de dommage causé à un client par un notaire, dans l'exercice de ses fonctions professionnelles, la couverture financière de ce dommage se trouve-t-elle supportée :

- par la compagnie assurant le risque de responsabilité civile professionnelle,

- et s'il y a lieu, par la Caisse régionale de garantie,

- enfin, et toujours s'il y a lieu, par la Caisse centrale de garantie,

- en dernier ressort, si tous ces recours n'ont pas suffi, par l'ensemble des notaires de France, entre eux.

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