INTRODUCTION

Le notaire est à la fois un officier public et un professionnel libéral. Il assume le service public dont il est chargé dans le cadre d’une activité libérale.
Donc, même si son activité relève du domaine juridique, le notaire doit tenir compte des contraintes économiques, et dans cette perspective, il est indispensable qu’il ait une attitude de chef d’ entreprise.
Le notaire est dans l’obligation d’avoir sans cesse le souci de la gestion de son Etude :
- il doit tout d’abord faire les investissements nécessaires pour voir des locaux et du matériel adaptés aux besoins de la clientèle.
- il doit déterminer les secteurs juridiques, fiscaux, et économiques dans lesquels il peut ou doit améliorer la qualité de ses services, voire développer son activité.
- il doit bien entendu, comme tout chef d’entreprise,surveiller la situation de ses frais généraux et déterminer le coût des services qu’il rend.
Disons un mot de chacun de ces points, qui sont d’ailleurs davantage des réflexions de bon sens qu’une analyse scientifique, avant d’examiner les moyens nouveaux de gestion mis en oeuvre par la profession depuis quelques années.
I / ORGANISATION TRADITIONNELLE D’UNE ETUDE
1°) l’accueil téléphonique
Le premier contact d’un client avec l’Etude es, la plupart du temps, pris avec le standard téléphonique.
L’importance de ce premier contact est énorme, car c’ est lui qui va véhiculer l’image de l’Etude. Sa qualité est donc primordiale.
Il est donc indispensable de procéder à une analyse des dysfonctionnements ou des insuffisances éventuels :
- le standardiste est-il bien formé ? Comment accueille-t-il oralement l’interlocuteur ? Quelles questions pose-t-il au client ?
- les règles d’ouverture et de fermeture du standard sont-elles adaptées aux besoins de la clientèle ?Un remplaçant est-il prévu en cas d’absence du standardiste ?
- pourquoi y-a-t’il autant d’appels téléphoniques ?
- pourquoi le délai de rappel est-il aussi long ?
- le notaire et ses collaborateurs sont-ils correctement informés des appels ? Le standardiste tient-il un répertoire quotidien des appels ?
Une fois ces constats faits, il est souhaitable de mettre en place uen procédure « accueil téléphonique » déterminant les règles communes de la prise d’ appel et de la gestion des appels.
Dans la mesure du possible, il est recommandé d’installer des lignes directes. Ceci permet de mentionner sur les courriers, avec le nom du collaborateur chargé du dossier, son adresse mail et sa ligne directe.
2°) les locaux
Les locaux de l’Etude doivent permettre une bonne qualité dans l’accueil physique des clients, première condition de leur satisfaction.
La décoration, l’état général de propreté et l’ordre sont des composantes essentielles de l’image de l’Etude.
Améliorer cette image peut nécessiter des mesures,telles que :
- rénovation ou réagencement de l’espace d’attente,pour en améliorer le confort et éventuellement la confidentialité : trop de salles d’attente sont à proximité immédiate du standard téléphonique et les clients peuvent entendre les conversations téléphoniques : c’est à proscrire.
- amélioration du fléchage vers l’accueil et de l’ éclairage
- renouvellement du matériel : chaises et tables
- mise à disposition de magazines et de journaux actuels ou récents.
Il est par ailleurs important que les clients connaissent les moyens d’accès à l’Etude : le papier à entête doit donc mentionner les transports en commun, les parkings qui desservent l’Etude et évidemment ses jours et heures d’ouverture.
Une fois dans les locaux, il faut organiser la réception du client : la personne qui accueille les clients, souvent le standardiste dans les études de petite et moyenne taille, doit immédiatement annoncer leur arrivée au notaire ou au collaborateur chargé du
dossier. Il faut toujours, dans la mesure du possible raccourcir les délais d’attente et pour cela faire attention de ne pas prévoir trop peu de temps pour chaque rendez-vous.
Il est indispensable que pour le premier rendezvous au moins, le client soit reçu personnellement par le ou un notaire, qui va écouter le client, prendre connaissance de son projet et le conseiller. Cette rencontre peut déboucher sur la rédaction d’un acte, mais cela peut amener aussi à l’annulation du projet.
S’il y a rédaction d’un acte, et selon la difficulté de l’ opération, le dossier sera confié à un collaborateur pour le suivi.
Il est à noter que s’il n’y a pas d’acte, en général,le conseil du notaire est gratuit, qu’il soit en matière juridique, fiscale ou économique.
Il faut également préciser que s’il y a acte, le notaire a une obligation absolue de conseil, et que le tarif obligatoire prend en compte ce conseil qu’il est donc en principe impossible de facturer.
3°) organisation générale de l’Etude :
La mission essentielle du notaire est de conférer l’authenticité aux conventions des parties. Mais, cela a déjà été dit, le notaire doit recourir à des méthodes de gestion rigoureuses.
C’est pourquoi, malgré bien sûr des différences otables entre les Etudes, selon leur taille, il est généralement constaté que toutes comprennent des services de production (rédaction des actes) et des services administratifs (gestion de l’Etude).
a/ services de production
Une Etude notariale va toujours comprendre des « producteurs » : il s’agit de clercs, juristes formés soit à l’Université, soit « sur le tas », à l’expérience,mais cela est de plus en plus rare. Le notaire va les saisir des dossiers au fur et à mesure, si possible
de manière équilibrée entre eux pour éviter les surcharges de travail de certains, et ils vont préparer les actes. Selon la taille des Etudes, ces services productions peuvent eux-mêmes être divisés en départements spécialisés : droit de la famille et du patrimoine, immobilier, entreprises et société, prêts et hypothèques. Dans ce cas, les collaborateurs sont affectés à tel ou tel département par le notaire,selon les besoins, mais aussi en tenant compte de la formation et des goûts de chacun.
b/ services administratifs
Il s’agit principalement de deux services importants :la comptabilité et les formalités.
- la comptabilité :
C’est un rouage fondamental de l’Office, compte tenu en particulier du fait qu’en France le notaire va gérer les comptes de ses clients (rappelons qu’il va notamment encaisser tous les prix des ventes effectuées dans son Etude).
La comptabilité notariale présente toutes les dispositions de la comptabilité générale, mais avec une adaptation aux particularités du notariat, qui s’est doté d’un plan comptable national obligatoire pour toutes les Etudes dès 1988.
Préalablement à la signature de tout acte, le comptable établira une pré-taxe, c’est-à-dire un calcul prévisionnel de ce que le client devra verser le jour de la signature. Cette pré-taxe sera remise au notaire ou au gestionnaire du dossier, pour communication au client, en même temps que le projet d’acte à adresser systématiquement avant le rendez-vous de signature.
Après chaque signature d’acte, le comptable va procéder aux écritures qui résultent de l’acte : par exemple, en cas de vente immobilière, il va virer le prix d’achat du compte de l’acquéreur au compte du vendeur, et il va virer les frais de l’acte, en ce compris les honoraires du notaire, au compte de l’ Etude. Il procède également aux virements bancaires nécessaires, notamment en règlement des taxes fiscales, dont le notaire devient personnellement responsable dès la signature de l’acte.
La particularité de la comptabilité notariale est la séparation rigoureuse entre la trésorerie détenue pour le compte des clients et celle générée par l’entreprise notariale elle-même suite aux diverses opérations effectuées.
A chaque clôture de journée comptable, cette distinction entre les deux trésoreries fait l’objet d’un état de contrôle obligatoire, appelé « tableau de bord ».
Par définition, le service comptable doit être très rigoureux pour éviter toute confusion entre l’argent des clients et celui de l’Etude. Mais il doit être aussi très dynamique, car les comptes de chaque opération doivent être clôturés au plus vite et le soldes positifs restitués aux clients, les comptes débiteurs réclamés.
- les formalités :
Il s’agit d’un service également très important dans l’ Etude.
Pour la grande majorité des dossiers, un certain nombre de pièces sont préalablement à la rédaction des actes indispensables (par exemple situation hypothécaire d’un immeuble, extrait de cadastre,pièces d’état-civil, renseignements d’urbanisme).
Le plus souvent c’est le service formalités qui va procéder à la réquisition de ces documents.
Mais c’est surtout pour les formalités postérieures à la signature de l’acte que le service formalités joue un rôle essentiel.
Compte tenu du système de publicité foncière, qui a pour objet l’information des tiers, le notaire a l’obligation et la responsabilité de déposer aux Conservations des Hypothèques (dont l’accès lui est réservé à titre exclusif), tous les actes contenant mutations immobilières et inscriptions d’hypothèques.
Ce sont les formalistes qui vont effectuer les opérations nécessaires à cette publication.
Les liens entre les services comptabilité et formalités doivent être étroits : l’envoi à la Conservation des Hypothèques doit être accompagné du paiement des taxes fiscales de mutation et le retour de la Conservation après publication va générer les soldes de comptes.
Les nouvelles technologies ont grandement amélioré le fonctionnement et les liaisons entre ces deux services : nous y reviendrons.
Outre ces deux services, et selon la taille des Offices, peuvent exister deux autres postes également importants, souvent confiés à une seule et même personne : la documentation et l’archivage.
La documentation est indispensable à un bon exercice professionnel, notamment en raison des modifications législatives incessantes, de l’évolution constante de la jurisprudence et des incidences croissantes de la fiscalité.
Il faut donc organiser la documentation de l’Etude pour réduire au maximum les temps de recherche. Le documentaliste doit non seulement s’occuper des classements et rangements, mais aussi suivre les nombreuses mises à jour, et recourir de plus en plus souvent aux nouvelles techniques de documentation (DVD, logiciels..).
L’archivage constitue l’outil de conservation,notamment des minutes du notaire et de ses prédécesseurs, mission qui lui est conférée par la loi. Cette conservation, dont dépendent à la fois la sécurité juridique et la mémoire des familles, suppose une certaine technicité, donc l’organisation dans l’ Etude d’un circuit des actes et l’attribution de cette responsabilité à une personne dédiée.
Rappelons que le notaire ne peut se dessaisir de ses minutes et doit les déposer aux archives nationales ou départementales au bout de 75 ans. C’est au siège de l’Etude que les minutes doivent être conservées.
Sur ce point aussi l’évolution technologique a beaucoup amélioré les conditions d’archivage.
Pour terminer avec les différents services, nous devons évoquer une spécificité française.
Les notaires français se sont vu reconnaitre, pourvu qu’elle reste accessoire et qu’elle respecte des règles déontologiques très strictes, une activité de nature commerciale, la négociation immobilière, destinée à aider les clients de l’Etude qui le demandent, à
réaliser l’achat ou la vente de biens immobiliers, et à servir d’intermédiaire dans les transactions.
Il existe donc dans certaines Etudes un service de négociation immobilière.
4°) gestion du personnel
Chaque Etude connait bien sûr une spécificité propre dans ce domaine.
Une Etude rurale n’a pas les mêmes domaines d’ activités qu’une Etude urbaine, la formation et les préférences du ou des notaires peuvent être différentes et contribuer à une spécialisation de l’ Etude dans tel ou tel champ d’activités.
De même l’organisation en services suppose que le notaire choisisse son personnel de manière à avoir des collaborateurs de haut niveau, aptes à gérer les dossiers et à préparer les actes les plus courants, en ce qui concerne la production, et des comptables
et des formalistes performants pour l’efficacité de l’ entreprise.
Il doit donc veiller, outre à un bon recrutement, à une organisation du travail garantissant des prestations de qualité pour la clientèle. Cette organisation doit par ailleurs assurer aux collaborateurs la sécurité de l’environnement de leur travail et des  onditions de travail motivants dans l’entreprise.
Chaque notaire peut et doit, dans cette perspective, élaborer au-delà du cadre légal, des dispositions propres à son entreprise, telles que l’amélioration des conditions sociales et économiques et une qualité du management fournissant la motivation des hommes et donc la qualité de leurs performances. Il s’agit pour lui de créer uen ambiance de travail efficace, permettant de gagner du temps et prévenant tous les risques de conflits et d’incidents avec le personnel.
La gestion des équipes est sans doute l’une des tâches les plus délicates pour le notaire qui n’est pas suffisamment formé aux clés du management.
5°) les choix stratégiques
Le rôle du notaire est également l’anticipation des difficultés économiques toujours possibles. La crise économique actuelle est là pour le démontrer : une Etude doit avoir une activité diversifiée, rien n’étant plus dangereux pour son équilibre qu’une activité trop monolithique : il y aura toujours des successions, des transmissions anticipées, des organisations de patrimoine, des contrats de mariage et des divorces, permettant de compenser une éventuelle baisse de l’ activité immobilière.
Il faut donc que le notaire soit prêt à adapter son activité à tout moment : cela suppose une formation permanente et continue : elle est devenue obligatoire pour lui-même et ses collaborateurs, chaque Etude devant présenter un plan annuel de formation pour ces derniers. Les Instituts, CRIDON, Inafon,Université du Notariat sont des instruments collectifs mis en place par la profession dans cette perspective.
II/ MOYENS MODERNES D’ORGANISATION
Pour répondre aux différents défis évoqués ci-dessus, quelques moyens nouveaux ont été mis en place par la profession, au niveau des structures d’exercice, de la production et des services administratifs.
1°) au niveau des structures : constitution de sociétés d’exercice et notaire salarié :
Afin de répondre au souci d’améliorer la qualité du service rendu à la clientèle, préoccupation majeure des notaires, l’une des premières réponses a été la possibilité de créer des sociétés professionnelles, sociétés civiles depuis 50 ans (SCP) , et même société à objet civil mais de forme commerciale depuis 20 ans (SEL).
L’association est évidemment le moyen d’une part d’accroitre la disponibilité des notaires vis-à-vis des clients, d’autre part de faciliter une certaine spécialisation, donc une meilleure qualité de service, dans l’exercice professionnel. Elle peut par ailleurs favoriser l’organisation interne du travail.
Une réflexion de simple bon sens : bien entendu il faut bien choisir son ou ses associés, et avoir une véritable « affectio societatis » fondée sur un projet d’ entreprise commun, afin d’éviter de futurs blocages.
Dans la même perspective, le notariat français a mis en place depuis 1991 le notaire salarié, qui a les mêmes qualifications et les mêmes attributions que les autres notaires, et est nommé comme eux par le Ministre de la Justice.
Mais il n’est pas titulaire de l’Office et n’est donc pas chef d’entreprise (est-ce les raisons du succès de ce statut ?). Il est lié à l’Etude par un contrat de travail, a donc un lien de subordination avec le ou les notaires titulaires de l’Office, mais il peut refuser tel ou tel acte qui lui serait demandé par ces derniers, au nom d’ ne clause de conscience qui lui est reconnue. Il perd sa qualité de notaire en cas de rupture du contrat de travail.
Ce statut connait beaucoup de succès et a permis le développement du nombre de notaires cher à nos pouvoirs publics. Mais il faut bien dire que, dans la majorité des cas, ce statut est provisoire et sert de période d’essai avant une association.
Le notaire salarié devrait remplacer le clerc habilité,autre particularité du notariat français. Sous certaines conditions, un collaborateur peut-être habilité, c’est-àdire bénéficier d’un mandat de ses employeurs, avec accord du Procureur, pour recevoir des clients, leur donner lecture d’un acte et recevoir leur signature.
Il signe l’acte lui-même, mais en aucun cas ne lui confère l’authenticité, qui ne peut émaner que de la signature du notaire lui-même ( qui doit signer l’acte le même jour).
2°) au niveau du service production
Depuis une trentaine d’années, le notariat s’est doté de matériels et de logiciels performants. C’ est ainsi qu’avec l’aide de praticiens, mais aussi d’ universitaires, ont été mis au point des logiciels de rédaction d’actes, par des sociétés informatiques qui se sont spécialisées dans ce domaine. Ces sociétés mettent à jour régulièrement leurs logiciels pour tenir compte des nouveautés législatives, mais aussi le cas échéant des améliorations demandées par les notaires eux-mêmes.
Ce recours à l’assistance des nouvelles technologies a considérablement facilité le travail des rédacteurs. Il présente toutefois le risque d’une certaine « paresse intellectuelle », le rédacteur n’étant plus désormais que rarement un créateur d’acte personnalisé (qui reste toutefois techniquement possible). Il risque également de faire imaginer à nos clients (et peut-être aux professions concurrentes) qu’il suffit d’appuyer sur une touche d’ordinateur pour établir un acte authentique.
Il est donc nécessaire de rester attentif au contenu des logiciels proposés, et de bien contrôler les actes rédigés avec leur aide.
Etape supplémentaire, la loi a reconnu, il y a quelques années, la possibilité de recourir à l’acte authentique électronique. Cela signifie simplement, pour le client,le remplacement du papier par un fichier informatique,présentant les mêmes garanties de sécurité et de conservation que les actes papier. Comment se passe l’opération ?
Le notaire ou le gestionnaire du dossier va utiliser le logiciel de rédaction pour préparer l’acte, scanner toutes les annexes et les joindre électroniquement à l’acte. Puis il envoie le projet au client par voie électronique.
Lors de la signature, le notaire va présenter l’acte sur un écran, procéder à la lecture sur cet écran, et apporter éventuellement les modifications demandées par les parties.
Le notaire va alors valider le contenu de l’acte à l’ aide d’une clé cryptée, protégée par un code secret, puis les parties vont signer l’acte grâce à un stylet électronique, une fois les date et lieu de signature eux-mêmes validés. Puis le notaire va signer l’acte à son tour à l’aide de sa clé.
En quelques minutes, le client va pouvoir recevoir une opie d’acte par voie électronique.
Le notaire va ensuite envoyer pour archivage l’acte ainsi réalisé sur support dématérialisé, au MICEN (Minutier Central Electronique des Notaires), sorte de coffre-fort électronique auquel seul le notaire signataire aura accès.
Notons qu’à terme, cet acte authentique électronique donnera la possibilité de recevoir des actes à distance, sans déplacement ni procuration, à la seule condition que l’acte soit signé, dans les deux endroits différents, en présence d’un notaire.
3°) au niveau administratif
Au-delà de l’archivage des actes authentiques électroniques, c’est dans ce domaine qu’ont été réalisés les plus grands progrès.
En matière comptable, le notariat et la Caisse des Dépôts et Consignations (seul établissement bancaire, public, habilité à recevoir les fonds des notaires) ont mis au point un système de paiement sécurisé (appelé CDC Net EDI) qui permet d’effectuer entre tous les acteurs concernés des virements de fonds à effet instantané.
Notons que depuis le 1er janvier 2013, les notaires ont l’obligation d’effectuer et de recevoir seulement des règlements par virements (lutte contre le blanchiment d’argent).
Par ailleurs, depuis 2003, les Conservations des Hypothèques ont terminé l’informatisation des registres immobiliers, de sorte que les notaires communiquent avec elles de manière instantanée.
L’Administration et le notariat ont en outre mis au point ensemble un serveur dénommé Planète, qui permet les échanges entre les Etudes notariales et tous les partenaires du notariat (conservation des hypothèques, collectivités locales, cadastre, banques
…), et donc le passage de l’application logicielle de l’ Etude à celle du partenaire.
Enfin le notariat a mis en place un réseau dénommé REAL, réseau intranet sécurisé par lequel transite l’ ensemble des Etudes de France.
Compte tenu de ces bouleversements technologiques, l’exercice de la profession a beaucoup changé ;
- grâce à l’informatique presque toutes les formalités préalables à un acte sont accomplies très rapidement,qu’il s’agisse d’obtenir un extrait de naissance, un extrait de cadastre, un renseignement hypothécaire ou des renseignements d’urbanisme. Les délais de réalisation des actes en sont sensiblement diminués.
- il en est de même après la signature d’un acte authentique qu’il soit sur papier ou électronique.
Prenons un acte simple, une vente immobilière :lorsque les vérifications ont été faites, le comptable et le formaliste vont travailler ensemble : le formaliste enverra informatiquement l’acte à la Conservation des Hypothèques, et simultanément le comptable virera à cet organisme le montant des droits de mutation immobilière, permettant ainsi une publicité foncière quasi-immédiate.
Puis le comptable fera le même jour le virement du prix de vente à la banque du vendeur.
Dès le retour des hypothèques, dans un délai de quelques jours (j’ai connu ce délai à 8 mois !), le comptable et le formaliste enverront à l’acheteur son titre de propriété, avec la mention de publicité foncière, accompagné du solde de compte s’il est créditeur et bien entendu du relevé de compte.
Désormais, dans sa globalité, une opération de vente doit être réalisée dans le délai d’un mois environ, en toute sécurité juridique et financière.

CONCLUSION

Vous l’avez tous compris, la profession notariale a été profondément modifiée dans toutes ses modalités d’ exercice, de la production à la gestion administrative.
Dans les Etudes, l’informaticien a remplacé le « saute-ruisseau » de nos prédécesseurs, chargé de déposer et de retirer les pièces administratives dans les bureaux compétents.
Ces changements ne se sont pas faits du jour au lendemain et sans difficultés . Nos générations, parties de la machine à écrire, sont passées en quelques années à Télé@ctes, nom employé pour le système de dématérialisation des échanges entre les
notaires et la Conservation des Hypothèques.
Le notariat a fait des efforts considérables, techniques, mais aussi financiers, pour permettre cette révolution et l’accompagner des formations indispensables. Il y a réussi, et nous pouvons dire que le notariat est une profession moderne et performante.
Il reste pourtant le plus difficile : faire changer les habitudes et les comportements.
Sur ce plan aussi le notariat s’est lancé pleinement, en favorisant et aidant la mise en place dans les offices notariaux de la « démarche qualité », qui est un mode de management destiné à améliorer l’ organisation et les activités, pour offrir à la clientèle les meilleures prestations au juste coût, afin de la satisfaire.
A partir d’un état des lieux, inventoriant tant les points positifs que les faiblesses de l’Etude, les notaires font, avec leurs collaborateurs, des choix stratégiques et définissent un projet d’entreprise. La profession a mis au point un logiciel en e-learning pour les y aider.
Près de la moitié des Etudes se sont déjà engagées dans cette démarche, qui en a mené quelques-unes jusqu’à la certification ISO.