Du 11 au 18 juin 2014, une délégation de 6 personnes, dirigée par Monsieur WANG Xie, Directeur adjoint du Bureau de la Justice de Shanghai, a visité l’Italie et la France pendant huit jours. En Italie, la délégation a visité le Conseil National du Notariat italien et signé un « Mémorandum entre l’Association du Notariat de Shanghai et le Conseil National du Notariat italien pour renforcer la coopération dans le domaine notarial et juridique ». La délégation a également visité le Secrétariat administratif de l’UINL à Rome. En France, la délégation a participé au 110ème Congrès des notaires de France à Marseille et au Conseil d’Administration 2014 du Centre sinofrançais de Formation et d’Échanges notariaux et juridiques à Shanghai. Cette série d’activités professionnelles nous a fait connaître la situation du développement et les caractéristiques du système notarial italien et français de manière complète, et nous a amené à de nombreuses réflexions afin de tirer profit de l’expérience des confrères italiens et français et de participer activement aux affaires notariales internationales.

I – Etudes sur le système notarial italien

Au cours de son voyage d’études sur le système notarial italien, la délégation a pénétré profondément dans l’histoire, les instances et la forme d’organisation du système notarial italien, le statut des notaires italiens, l’accès à la profession, leurs champs d’activités, etc. Nous avons approfondi aussi des questions concernant l’archivage des actes authentiques, les affaires liées aux sociétés, les successions, etc.

II – Visite au Secrétariat administratif de l’UINL

A Rome, la délégation a visité le Secrétariat administratif de l’UINL. Madame Elena Bevilacqua,responsable du Secrétariat, nous a accueillis chaleureusement et nous a présenté la situation générale de l’UINL et du Secrétariat. Elle a aussi souligné l’importance du notariat chinois dans le système notarial mondial et le statut spécial de la Chine dans l’UINL. Participer aux activités de l’UINL et augmenter l’influence de la Chine dans l’UINL ont une grande importance. Sous l’aspect du développement intérieur, cela peut accélérer la marche du cadre juridique du système notarial chinois, promouvoir l’innovation dans le système, et renforcer le développement professionnel des notaires chinois. Sous l’aspect de la coopération internationale, cela peut renforcer les échanges avec différents pays et promouvoir la pratique du notariat chinois. De plus,cela nous donne une bonne opportunité pour diffuser les fruits de la construction du système juridique de la Chine.

III - Etudes sur le système notarial français

A. Congrès des notaires de France

Le 110ème Congrès des notaires de France s’est tenu à Marseille du 15 au 18 juin. Sous le thème principal « vie professionnelle et famille – place au contrat » traité par quatre commissions, dont les contenu et les propositions législatives sous forme écrite ont été présentées respectivement par quatre groupes de notaires. Ces propositions seront déposées auprès des autorités concernées. Durant ces quatre jours, plus de 4000 participants se sont rassemblés pour le Congrès avec la présence lors de l’inauguration du ministre de la Justice, du maire de Marseille, des personnalités des milieux politiques et économiques,des représentants de différents secteurs, etc.

B. Conseil d’Administration 2014 du Centre

Le Conseil d’Administration 2014 du Centre sinofrançais de Formation et d’Échanges notariaux et juridiques à Shanghai s’est tenu le 17 juin à Marseille. Lors de ce conseil d’administration, ont été résumées les activités principales du Centre menées depuis le conseil d’administration précédent jusqu’à présent et élaboré le plan d’activités de la prochaine période.De plus, Monsieur WANG Xie, vice-président du Centre, directeur adjoint du Bureau de la Justice de Shanghai, a émis deux suggestions : premièrement,une utilisation optimale du site Internet du Centre ;deuxièmement, la création de projets de formation visant des professionnels notariaux de Shanghai. La partie française est favorable à ces suggestions et un programme concret sera mis au point.

IV – Réflexions et méthodologie

A. Mettre le notariat en valeur dans les affaires liées au droit des sociétés

Mettre le notariat pleinement en valeur dans les affaires de sociétés, c’est une des caractéristiques du système notarial italien. Les relations compliquées dans la vie des sociétés à savoir les relations contractuelles, les relations civiles, les relations administratives, etc., relèvent toutes du droit. Le droit italien impose l’intervention du notariat dans certains domaines afin de garantir que les sociétés fonctionnent selon le droit.

Actuellement, le système notarial chinois n’intervient pas beaucoup dans les affaires des sociétés pour les raisons suivantes : d’un côté, la « Loi sur les sociétés » et les règlements concernés n’imposent pas l’intervention du notariat ; de l’autre côté, les notaires chinois ne s’attachent pas à creuser dans cette direction, ce qui les menotte pour de telles interventions.

Au cours de ces dernières années, le notariat chinois a commencé à développer le marché du service juridique pour les sociétés, et le notariat italien est une bonne source d’inspiration dans ce domaine.Nous pouvons commencer par des procédures fondamentales, par exemple, les assemblées d’ actionnaires, les assemblées des créanciers, les liquidations, car il est nécessaire qu’un tiers objectif et juste puisse contrôler et enregistrer ces affaires.

B. Perfectionner l’archivage notarial

Les archives notariales sont un enregistrement réel des activités du notariat et une des parties importantes des archives de l’Etat. Elles ont donc une valeur importante. Selon une statistique incomplète réalisée par l’Association du Notariat de Shanghai,le nombre de pièces des archives notariales a atteint presque 5 millions, soit une augmentation annuelle de 430 000.

Conformément à la « Réglementation sur les archives notariales », s’il s’agit de l’archivage à court terme,les archives notariales seront conservées dans les offices notariaux et s’il s’agit de l’archivage à long terme ou pour l’éternité, elles seront transférées aux archives locales après 10 ans ou 20 ans de conservation dans les offices notariaux. Mais de fait,la situation des offices notariaux et leurs capacités de conservation sont souvent différentes, donc ils sont amenés à choisir les moyens différents pour archiver les documents notariaux : certains les transfèrent aux archives d’arrondissement, certains les conservent dans le Bureau de la Justice de l’arrondissement, et d’autres les confient à des entreprises spécialisées.

Les archives notariales sont étroitement liées au peuple. S’il n’existe pas de plate-forme de consultation pratique, nous ne pouvons pas réaliser l’intégration et le partage des ressources. Nous proposons donc de construire un immeuble pour les Archives de notre administration le plus rapidement possible afin de conserver uniformément les documents notariaux de tous les offices notariaux, et de créer en même temps une banque de donnés pour que les professionnels et les parties concernées puissent les consulter sur le site Internet du Notariat de Shanghai, le site Internet du Bureau de la Justice, voire même sur le site Internet des Informations des archives de Shanghai.

C. Créer diverses méthodes de communication

Le notariat français fait de la communication très activement, y compris à travers les média, l’organisation de grands évènements, par exemple, le Congrès des notaires de France, les portes ouvertes du notariat, des spots d’information, etc.

C’est pour les citoyens ordinaires que les notaires offrent des services juridiques. Or, le droit dans la société moderne se renouvèle sans cesse et il est souvent trop abstrait pour être compris parfaitement par le grand public. Ainsi, le notariat doit renforcer la communication et diffuser efficacement des informations notariales et juridiques auprès du public. De plus, la communication active contribue au renforcement de l’image de juste et d’impartialité du notariat au service des citoyens, car il existe en effet des professionnels dans ces domaines qui ne reconnaissent pas les avantages des actes notariés et qui distordent l’image du notariat. Donc, nous devons non seulement perfectionner la qualité des services notariaux et juridiques, mais aussi adopter diverses voies pour renforcer la communication, afin d’offrir au public une image du notariat juste et renouvelée.

Quant aux moyens de communication, premièrement,nous pouvons prendre le Congrès des notaires de France pour référence. L’Association du Notariat de Shanghai peut organiser chaque année un colloque de haut niveau, dont le thème d’actualité touchant à la vie du peuple qui attire autant l’attention du notariat que celle des citoyens. A part nos confrères notariaux, des experts juridiques, des magistrats, des responsables des services administratifs concernés et voire même des experts étrangers pourraient participer au colloque, cela ferait du colloque une plate-forme tous azimuts et multifonctionnelle où s’affirmerait les compétences du notariat.Deuxièmement, la communication de données faisant autorité : les informations immobilières que le notariat français diffuse chaque trimestre sont des données faisant autorité, qui reflètent exactement le prix et la situation des transactions immobilières nationales. De plus, le notariat français a créé un Fichier Central Des Dernières Volontés, ce qui a beaucoup facilité la recherche pour les héritiers ainsi que le travail des notaires pour vérifier l’existence d’un testament et remplir les formalités de succession. La diffusion et la communication de ces informations aident le public à mieux connaître le rôle des services du notariat.

V – Conclusion

Le système notarial a une longue histoire et il se développe incessamment dans la société moderne.Au cours de ces huit jours de déplacement, la délégation n’a pu tout connaître du système notarial italien ou français, mais cela nous a conduits à beaucoup de réflexions. D’un côté, nous devons poursuivre l’élargissement et l’approfondissement de la plate-forme de coopération que le Centre sinofrançais de Formation et d’Échanges notariaux et juridiques à Shanghai a créé, étendre activement les champs d’activités et explorer de nouveaux modèles coopératifs d’intérêt mutuel. De l’autre côté, dans le cadre du Mémorandum coopératif signé entre l’Association du Notariat de Shanghai et le Conseil National du Notariat italien, nous devons renforcer activement les échanges dans toutes les directions et en profondeur avec les confrères italiens.