Dans le cadre juridique actuel, l’authentification électronique relève du domaine de l’authentification traditionnelle. L’authentification électronique est différente de l’authentification traditionnelle en ce qu’elle a remplacé le support papier et la signature matérielle par un support et une signature électroniques. Si l’authentification électronique a vu le jour dans le contexte d’un développement rapide des techniques informatiques et d’Internet, s’appuyant largement sur ces techniques pour effectuer des activités civiles comme le e-commerce et la e-transaction, cependant, l’authentification électronique ne peut pas être considérée pour autant comme un nouveau système destiné spécialement à résoudre les problèmes surgissant dans le commerce ou la transaction électroniques. Au contraire, il faut faire de l’authentification électronique une extension des activités notariales traditionnelles, répondant à la nécessité d’adapter le contenu du notariat à l’évolution du temps.

La Chine n’a pas encore établi un système d’authentification électronique au sens propre du terme. Que ce soit « la Loi sur la signature électronique » entrée en vigueur le 1^er avril 2005, « la Loi du notariat » entrée en vigueur le 1^er mars 2006, ou « le Règlement sur la procédure notariale » entré en vigueur le 1^er juillet 2006, aucun de ces textes n’ont prévu de disposition relative à l’authentification électronique. Cependant, suivant la large application des techniques d’information et de télécommunication ainsi que celles d’Internet, le commerce et la transaction électroniques ont connu un essor sans précédent, et dans le même temps, la société est en demande sans cesse renouvelée et croissante à l’égard de la profession notariale. La véracité, la crédibilité et la sécurité du commerce électronique ont besoin de l’intervention d’une tierce partie agissant dans le cadre de la loi, avec autorité et équité. La lutte contre les atteintes au droit de propriété intellectuelle sur Internet et au droit de réputation des personnes exige aussi la conservation des preuves par les notaires. Devant cette réalité, comment le notariat de Shanghai a-t-il réagi ?

L’Association du Notariat de Shanghai, en tant qu’organisation de gestion de la profession dans cette ville, a fait de grands efforts pour la mise en place des équipements informatiques et d’authentification électronique. Elle a centré ses travaux sur « un réseau, un système et deux centres », et a ainsi jeté une base solide à la bureautique, à la numérisation des données, à l’intelligence électronique du processus de travail, à la standardisation de la gestion ainsi qu’à la prise de décision sur une base scientifique.

-- Un Réseau : un réseau couvrant l’ensemble du notariat de Shanghai et destiné spécialement à la transmission des informations entre les notaires et leurs partenaires a été établi. Il est composé d’un réseau notarial et d’un portail Internet. Le premier comprend plusieurs réseaux logiques tels que l’Intranet des études notariales et celui de l’Association du Notariat, un réseau pour les activités entre le notariat et ses partenaires, un réseau spécial des organismes partenaires. Quant au portail Internet, il est ouvert au public et met à disposition de ce dernier des services notariaux et sert à la communication du notariat.

-- Un Système : le système d’informations du notariat de Shanghai, composé de quatre sous-systèmes (celui des activités notariales, celui de la gestion des activités notariales, celui de la gestion des membres, et celui de la consultation), permet le traitement informatique de l’activité notariale. Depuis la consultation, la réception de la demande, le traitement de l’acte, l’examen, l’approbation, l’impression des documents,  jusqu’à la conclusion, la conservation aux archives, la numérisation de l’acte sur support papier (scanner), en passant par la gestion des paiements, toutes ces étapes de la procédure notariale peuvent se réaliser via ce système. Des mécanismes de contrôle et de vérification assurés par différents logiciels et équipements et par des moyens électroniques assistent le notaire dans l’examen de l’identité de la partie, la véracité des documents qu’elle fournit, la fiabilité du demandeur, ainsi que l’éventualité des demandes frauduleuses. Ce qui permet au notaire de découvrir très en amont des problèmes ou des risques et de procéder aux contrôles nécessaires. De plus, les techniques d’Internet et de télécommunications apportent aussi un soutien au traitement des actes à distance.

-- Deux Centres : ont été mis en place un Centre de base des données et un Centre de consultation.

1. Le Centre de base des données : c’est une plate-forme d’enregistrement et de conservation des informations sur les testaments, les garanties, les alertes de sécurité et les actes authentiques dématérialisés. Par exemple, la banque des testaments authentifiés a été établie par l’Association du Notariat de Shanghai en 2007 et mise en service le 1^er janvier 2008. A la date du 30 juin 2011, elle totalise 69 457 testaments authentifiés conservés et a reçu 59 077 consultations. Aujourd’hui, un centre unifié d’enregistrement, de conservation et de consultation des testaments authentifiés est en cours de construction au niveau national et sera mis en ligne au sein de la profession notariale avant fin 2012.

2. Le Centre de consultation : c’est une plate-forme fournie par l’Association du Notaire de Shanghai, sur laquelle on peut consulter des informations concernant les biens immobiliers, la garantie hypothécaire, le mariage, l’état civil des personnes et l’enregistrement des entreprises industrielles ou commerciales. Au cours du traitement des actes, les études notariales peuvent consulter et vérifier les informations précitées via ce Centre afin d’assurer l’exactitude de l’acte authentique.

Tout cela est opéré au sein du système, sous forme d’échange des documents électroniques.

L’Association du Notariat de Shanghai s’est appliquée à créer les infrastructures nécessaires aux études notariales, et les études notariales de Shanghai ont quand à elles fait des essais et expériences dans le domaine de l’authentification électronique.

Par exemple, certaines études utilisent des tampons électroniques lors de la production des actes authentiques. Ce qui signifie que sur le plan technique, l’électronisation de l’acte authentique ne connaît aucun obstacle, bien qu’aujourd’hui les actes soient toujours sur support papier. Autrement dit, les établissements partenaires du notariat (tel que le bureau d’enregistrement des biens immobiliers), peuvent avec une clé électronique, accéder via Internet à la plate-forme des activités notariales afin de consulter ou de vérifier les actes authentiques.

L’objectif ultime de l’authentification électronique est de réaliser la dématérialisation des actes authentiques. En Chine, dans le contexte où les textes ne rendent pas obligatoire l’authentification, c’est pourquoi l’objectif principal réside davantage dans l’élargissement du champ des activités notariales. Aujourd’hui, ces activités consistent surtout en la sauvegarde et la conservation des preuves numériques.

Au fur et à mesure du développement rapide des technologies de l'information et de la communication et d’Internet, les conflits liés aux atteintes aux droits sur Internet se multiplient. L’authentification des preuves numériques, en tant que l’outil le plus efficace de conservation des preuves dans les conflits liés aux atteintes aux droits sur Internet, est largement reconnue dans les jugements des tribunaux. Ainsi cette activité est-elle devenue un nouveau point fort des études notariales. A Shanghai, chaque année, sont traités plus de 10 000 actes relatifs à la conservation des preuves numériques. Ces actes visent notamment la conservation des pages web ou des images vidéo, des courriers électroniques, des traces de chat sur Internet, des informations électroniques, des texto, etc. L’objectif consiste surtout à conserver, au moyen du téléchargement ou de l’impression, les preuves électroniques (telles que page web ou courrier électronique) susceptibles de disparaître, afin d’éviter la difficulté ou l’impossibilité de restituer une preuve ou de prouver un fait parce que l’information électronique aurait été supprimée.

Vu cette base, l’étude notariale Dongfang a développé une plate-forme de conservation des preuves numériques. La partie peut accéder à cette plate-forme à partir de son propre ordinateur, se connecter à Internet via cette plate-forme et procéder à la fixation des preuves. La plate-forme, quant à elle, conserve les fichiers de preuves prélevées par la partie dans un dispositif établi par l’étude notariale. Au cas où la partie aurait besoin de ces preuves, elle pourra re-sortir les informations numériques avec une double clé électronique, celle qu’elle possède et celle détenue par l’étude notariale, et demander à l’étude notariale de les authentifier.

De même, l’étude notariale Xuhui a lancé une activité nommée « Boîte de conservation des e-mails ». Lorsque la partie utilise la boîte des e-mails fournie gratuitement par l’étude, le système enregistre et classe en temps réel les courriers électroniques envoyés ou reçus par la partie, et fixe ainsi les informations objectives liées aux courriers électroniques de cette dernière. En cas de besoin, ces courriers pourront, à titre de preuve, être sortis du système de conservation moyennant les deux clés électroniques, celle de la partie et celle de l’étude notariale, et faire l’objet d’un acte notarié par l’étude sur la conservation de ces preuves.

En Chine, l’authentification électronique se trouve encore à un stade de tâtonnement, tandis que l’acte authentique sur support électronique n’est pas encore reconnu par la loi. Mais à l’ère de l’informatique et sous les efforts inlassables de tous les confrères, l’authentification électronique aura de larges perspectives !