Ces dernières années, suivant le développement de leur sens de la légalité, les citoyens, ayant compris le rôle juridique du testament dans la vie quotidienne, recourent aux testaments authentiques afin de réaliser leur volonté de disposer librement de leurs droits et intérêts. Or dans la pratique, on est souvent confronté au phénomène dans lequel une personne établit plusieurs testaments dans différentes études choisies de façon aléatoire, d’où la difficulté pour les notaires, qui traitent des dossiers de succession, de déterminer en vertu des lois la validité du testament et de s’assurer qu’il s’agit du dernier testament qui remplace et annule tous les testaments antérieurs.       

    Afin de garantir qu’en matière de testament et de succession les dossiers traités par chaque étude soient corrects et valables de manière à réaliser les dernières volontés du testateur, l’Association du notariat de Shanghai a entrepris à partir de novembre 2007 la création d’une base de données des testaments authentiques, qui réunit et enregistre les éléments d’informations relatifs en la matière accumulés depuis ces trente dernières années dans la toute ville, Ainsi est née la banque des testaments pour les notaires de Shanghai.     

La collecte des informations est réalisée par la combinaison des logiciels appartenant d’un côté au système de service notarial et de l’autre, au système de gestion de l’Association. Le premier enregistre les informations concernant chaque opération depuis la réception du dossier jusqu’à la production du testament authentique, tandis que le deuxième introduit dans la base de données des testaments authentiques les informations élémentaires du testateur (ex. nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse du domicile, numéro de la carte d’identité, etc. ) ainsi que les informations de base ayant trait à l’acte authentique (ex. numéro de série de l’acte, date de l’établissement de l’acte, étude et notaire qui dressent l’acte, etc.)

Au cours du traitement du dossier du testament et de la succession et grâce aux consultations du système de service notarial, un notaire peut savoir rapidement si le défunt a fait lors de son vivant un testament. A la date du 3 décembre 2009, cette base de données a stocké les informations testamentaires concernant 68 095 personnes et a totalisé 29 452 consultations.    

La base de données offre les modalités de consultation suivantes :

1. Consultation directe : l’utilisateur autorisé peut se connecter directement à la base de données et effectuer les recherches par le nom et la date de naissance de la personne concernée.

2. Avertissement automatique par le logiciel du service notarial : au cours du traitement de l’acte et aux différentes étapes telles que la réception du dossier, la rédaction de l’acte, l’approbation, etc., le notaire saisit dans le système des informations à traiter ; la base de données procède alors à la mise en corrélation automatique avec les testateurs qu’elle contient et via le logiciel avertit à temps le notaire de l’existence éventuelle d’un testament de la personne décédée. Ce genre d’avertissement ne livre qu’une partie des informations, un mot de passe d’autorisation est nécessaire si on veut consulter les informations détaillées.

La base de données présente les particularités suivantes :

1. Confidentialité. La base ne contient pas le contenu du testament, mais seulement les informations personnelles sur le testateur et la matière notariale. Ayant obtenu le résultat de la consultation ou reçu l’avertissement de la part de la base, qui a été développée uniquement pour les utilisateurs membres de l’Association, le personnel notarial peut se rendre à l’étude qui a reçu le testament pour vérifier concrètement le contenu.   

2. Fiabilité. Comme les données de la base sont reliées au logiciel utilisé dans le système du service notarial, leur envoi se fait  automatiquement tout en assurant l’intégralité des données. En même temps, la recherche sur le défunt est systématiquement effectuée lorsque le notaire traite une succession ; celui-ci peut alors téléphoner à l’étude qui a reçu le testament ou s’y rendre pour vérification afin d’assurer la faisabilité et la fiabilité des opérations notariales portant sur le testament et la succession.       

3. Sécurité. Pour tout type de consultation, le requérant et le contenu de la requête sont automatiquement enregistrés par le système tout au long de la recherche.     

4. Efficacité. Après l’ouverture de la base de données, le taux de consultation monte au fil des ans et la base remplit effectivement son rôle. Pour une meilleure mise en valeur de la base dans la pratique notariale, l’Association des notaires de Shanghai envisage d’inscrire les testaments dont les effets se sont déjà produits afin d’offrir aux notaires des résultats de recherche appréciables en la matière.