Monsieur le Président, Monsieur le vice-directeur du Bureau de la Justice, Monsieur le vice-président de l’Association du notariat, Mesdames et Messieurs, chers amis :

Je suis très honoré d’avoir l’occasion, lors de ce séminaire, de vous présenter le notariat de Heilongjiang. J’espère que ma présentation pourra vous donner une idée générale sur l’état actuel de notre profession dans notre province.

Le notariat est une composante importante du système juridique en Chine. En tant qu’établissements établis spécialement par l’Etat, les études notariales, à la demande des parties et conformément à la loi, procèdent à l’attestation de faits civils, de la réalité de faits ayant une portée juridique et de la véracité de documents juridiques. Différentes des autres moyens juridiques qui visent plutôt à la réparation ultérieure, les activités notariales se caractérisent par la prévention des différends et par la diminution du nombre des procès. En Chine, le notariat de la Province de Heilongjiang est né relativement tôt : le premier acte authentifié de la République populaire de Chine a vu le jour dans la ville de Harbin.

I. Sur le Développement des Etudes notariales, des Equipes de notaires et des Activités

 (1) Sur les études notariales.

La Province du Heilongjiang compte au total 148 études notariales, dont 49 au niveau municipal, 95 au niveau du district, 4 au niveau de l’arrondissement. A l’heure actuelle, 137 études sont en activité normale (les 11 études qui ne réunissent pas encore les conditions requises se sont vues obligées de suspendre leurs activités), et 67 ont reçu l’habilitation pour traiter les activités ayant trait à l’étranger. Depuis la réforme du système notarial lancée en 2000 à la suite de la promulgation du « Projet visant à l’approfondissement de la réforme notariale » élaboré par le Ministère de la Justice et approuvé par le Conseil des Affaires d’Etat, 94 études du Heilongjiang sont passées du statut d’établissements d’Etat à celui d’établissements d’intérêt public, ce qui représente 63,5% de la totalité des études ; 54 études demeurent des établissements d’Etat.

 (2) Sur le Personnel.

Le personnel des études compte de 789 personnes (389 hommes et 409 femmes), dont 432 notaires, 207 collaborateurs et 159 employés pour l’administration et l’intendance. Parmi ces professionnels, 19 sont titulaires d’un master ou d’une double licence (soit 2,4% de la totalité), 487 d’une licence (soit 61%), 260 d’un diplôme supérieur spécialisé (soit 32,6%), et 32 d’un diplôme du 2^e cycle de l’école secondaire (soit 4%).

 (3) Sur le Développement des Activités.

Chaque année, les études notariales de Heilongjiang traitent en moyenne 350 000 actes relatifs à près d’un centaine de type d’activités, telles que contrat ou accord, conservation des preuves, constats, testament, succession, donation, CV, acte de naissance, situation maritale, etc. Après plusieurs années de développement, les activités notariales sont maintenant entrées dans tous les domaines de la vie politique, économique, culturelle et publique de notre province, jouant ainsi un rôle irremplaçable dans la stimulation de l’économie, le maintien de la stabilité sociale, la protection des droits et intérêts du public, la promotion du gouvernement basé sur la loi, l’élargissement des échanges internationaux, ainsi que la construction de la société harmonieuse, et elles bénéficient d’une haute appréciation et d’une large confiance de la part de toute la société.

II. Sur le Système de Gestion

Le notariat de Heilongjiang est sous la double gestion de l’administration juridique et de l’Association du notariat. L’actuel président de l’Association est M. WANG Xiangying, ancien vice-directeur du Bureau de la Justice de la Province, maintenant à la retraite. Des 5 vice-présidents de l’Association, 3 sont notaires en activité. M. ZHANG Zuoxin, directeur du Département d’administration du notariat du Bureau de la Justice, est à la fois le vice-président et le secrétaire général de l’Association.

L’Association du notariat du Heilongjiang a les responsabilités suivantes : 1) aider le Bureau de la Justice à gérer et à diriger les travaux notariaux de toute la province ; 2) protéger les droits et intérêts légitimes des membres de l’Association, les soutenir dans l’exercice de leurs fonctions selon la loi, et s’occuper des affaires liées aux œuvres sociales ; 3) inspecter et contrôler les activités professionnelles, exécuter les sanctions et les mesures disciplinaires dans la profession, évaluer et honorer les travailleurs modèles, trancher sur le différends entre les professionnels ; 4) mettre en œuvre des formations politiques, professionnelles, ainsi que celles sur la déontologie et la discipline professionnelle, organiser les recherches académiques et les échanges d’expériences entre les membres ; 5) organiser les échanges et la coopération avec les notariats des pays étrangers, de Hongkong, de Macao et de Taiwan, et procéder, en vertu des dispositions prescrites dans « L’accord sur l’utilisation et la vérification des actes notariaux entre les deux rives du Détroit de Taiwan », à la vérification des actes notariaux émis par les deux rives du Détroit ainsi qu’à l’envoi des copies desdits actes ; 6) vérifier la qualité des études notariales de la province demandant l’habilitation à traiter des actes relatifs à l’étranger, à Hongkong, Macao et Taiwan ; 7) gérer les fonds de la caisse d’indemnisation et organiser l’entraide parmi les confrères ; 8) gérer et distribuer les supports exclusivement destinés aux actes ayant trait à l’étranger ; 9) publier le magazine « Le notariat du Heilongjiang », et procurer aux membres des services d’information ou de consultation.

Quant au Département de l’Administration du Notariat du Bureau de la Justice, il a les responsabilités suivantes : 1) élaborer et mettre en œuvre les plans de développement à long et à moyen terme du notariat de la province, élaborer les règlements et les documents régulateurs du travail notarial ; 2) élaborer le plan de répartition des études notariales dans toute la province, examiner et approuver la création et le changement des études, vérifier et déterminer le nom des études ainsi que leurs zones d’activités, délivrer, changer, récupérer ou annuler la licence d’exercice des études ; 3) élaborer le plan de répartition des notaires de la province, examiner et déterminer le nombre de notaires dans les études, examiner et approuver les demandes des notaires relatives à la nomination et au changement du lieu d’activité, délivrer, changer, récupérer ou annuler la licence d’exercice des notaires ; 4) diriger et contrôler l’organisation, le personnel, les activités, le contrôle de qualité et la gestion interne des études notariales de la province, diriger les examens annuels organisés au sein des études par les différentes autorités juridiques locales, ou organisés par les études pour les notaires ; 5) traiter les plaintes et les accusations contre les études ou les notaires qui agissent à l’encontre de la déontologie ou qui commettent des fautes disciplinaires, sanctionner les conduites violant la loi ou la discipline ; 6) recevoir l’enregistrement du timbre à sec et du cachet des études ainsi que celui du sceau des notaires ; 7) recevoir l’enregistrement de la nomination des responsables des études notariales ; 8) contrôler et diriger les travaux de l’Association du notariat de la province ; 9) organiser le bilan des activités notariales.

III. Sur les Infrastructures

Dans notre province, la localisation des études notariales est réglée de deux manières : la première, certaines études ayant une taille importante et une situation financière relativement satisfaisante ont acheté elles-mêmes leurs bureaux ; la seconde, certaines études, bien que peu nombreuses, louent leurs bureaux au gouvernement local. Sur cette base, l’initiative a été prise de généraliser les moyens de bureautique modernes tels que techniques informatiques et Internet. Aujourd’hui, toutes les études notariales du Heilongjiang sont déjà informatisées pour leurs activités et leur gestion, 90 sont équipées de logiciels professionnels, ce qui a largement augmenté l’efficacité et le niveau technique du travail des notaires. En 2009, le site Internet de l’Association du Notariat du Heilongjiang a été mis en service, le magazine « Le Notariat du Heilongjiang », après une modification éditoriale, a été à nouveau publié. Cela a permis au notarial d’accroître son influence dans la société et de bénéficier d’une large reconnaissance par la société. Maintenant, dans notre province, il y a 15 études notariales qui ont ouvert leurs bureaux dans les guichets uniques de services créés par les gouvernements locaux.

IV. Sur le Contrôle de Qualité

La qualité est la vie du notariat. Sans la qualité, la crédibilité de notre travail serait mise en question. Pour cette raison, nous attachons toujours une grande importance à la qualité de notre service afin de gagner la confiance du public, augmenter le rendement du travail et promouvoir le développement. Premièrement, nous avons mis en place un système de contrôle de qualité à trois niveaux : d’abord, les études notariales s’autocontrôlent une fois chaque trimestre ; ensuite, les bureaux de la Justice des différentes villes ou régions organisent un contrôle ; et, enfin, le Bureau de la Justice de la Province, en collaboration avec l’Association du notariat, effectue aussi un contrôle chaque année. Ces contrôles sont menés de façon croisée, et les inspecteurs sont récusés dans leurs propres villes ou régions. Le résultat des contrôles est publié dans toute la province, de façon à ce qu’il puisse guider les activités des études notariales. Deuxièmement, nous traitons sérieusement et sévèrement les plaintes et les dénonciations. En nous basant sur les faits et en restant parfaitement impartial, nous n’essayons jamais de dissimuler ni d’éviter d’aborder les fautes des notaires, et nous avons réussi à régler de façon satisfaisante chaque cas. Au cours des trois dernières années, nous avons traité en tout 15 plaintes et dénonciations et annulé 8 actes notariaux ; 6 notaires ont subi des sanctions disciplinaires telles que avertissement ou amende ; 2 études ont été obligées de suspendre leurs activités. Tout cela a produit un très bon effet dissuasif. Troisièmement, nous appliquons le système de l’assurance professionnelle du notariat. En vertu des règlements élaborés par l’Association du notariat de Chine concernant la souscription d’une assurance professionnelle du notariat, les études doivent payer une assurance professionnelle d’un montant équivalent à 3% du chiffre d’affaires, afin que les erreurs ou les fautes découlant des activités notariales soient indemnisées par les établissements d’assurances. Ce qui permet d’éviter que les études soient dans l’incapacité financière d’indemniser leurs clients.

V. Sur la Formation et l’Enseignement

Conformément à « L’Avis sur la gestion des activités notariales » promulgué par le Ministère de la Justice, chaque notaire doit suivre 40 heures de formation par an. C’est un outil nécessaire afin d’actualiser les connaissances et améliorer les compétences de l’équipe notariale. Ces formations annuelles sont organisées par l’Association du notariat de la Province. Premièrement, nous procédons à des formations thématiques auxquelles participent tous les notaires. Au lieu de couvrir tous les domaines de la profession, ces formations cherchent à procurer aux notaires des explications approfondies sur les connaissances indispensables à leurs activités, les techniques et les pratiques courantes, ainsi que les points difficiles ou obscurs de leur travail. Ainsi, au bout de quelques années, nous arrivons à éclaircir l’essentiel des connaissances juridiques et des activités notariales. Chaque année, au mois de mars, nous réunissons à Harbin environ 600 notaires et collaborateurs de toute la province et consacrons un mois entier à cinq séances de formation, ce qui garantit l’uniformité du niveau de la formation et celui du critère d’évaluation. Deuxièmement, nous invitons des spécialistes de renom à donner des cours. Afin d’élever la qualité des formations, en 2009, nous avons invité pour la première fois des experts de Shanghai, du Shandong et du Shanxi à nous donner des cours, et nous avons obtenu de très bons résultats. Après la formation, les cours ont été gravés sur DVD et distribués gratuitement à tous les services ou départements de l’administration notariale et à toutes les études de la province, afin que tout le monde puisse en apprendre, en comprendre et en assimiler le contenu. La tenue du présent séminaire est aussi, pour le notariat de Heilongjiang, une précieuse occasion d’élargir l’horizon, d’apprendre et d’échanger. Troisièmement, nous essayons d’organiser des stages. Pour renforcer la pratique au cours de la formation et améliorer la compétence opérationnelle des notaires, en 2009, avec l’aide de certaines études notariales de grande taille et dotées de bons moyens financiers, nous avons établi quatre bases de stage au niveau provincial à Harbin, à Mudanjiang et à Daqing, et nous organisons pour les nouveaux notaires, les professionnels des études du niveau du district ou de l’arrondissement, ainsi que ceux des études des régions isolées à y effectuer un mois de stage. Chaque base de stage accueille deux stagiaires par mois, et jusqu’ici on compte déjà 40 stagiaires qui ont bénéficié de cette formation. Notre pratique a été hautement appréciée par le Ministère de la Justice et de l’Association du notariat de Chine. En août 2009, lors de la révision du « Programme de formation du notariat » par l’Association du notariat de Chine, on a tout spécialement ajouté au contenu du programme ce type de stage.

VI. Sur l’Edification culturelle

Si une profession souhaite exister et se développer de façon durable, elle doit avoir sa propre valeur ou son propre esprit. Cette valeur et cet esprit, découlant d’une qualité professionnelle résultante d’années de sédimentation, est en réalité un phénomène culturel. Par exemple, les exigences fondamentales telles que le respect de la loi, l’objectivité et l’impartialité ; les principes tels que l’honnêteté, la loyauté et le service régularisé ; la notion de développement telle que la qualité et la crédibilité ; l’esprit professionnel tel que la cohésion, la coopération et l’entraide, tout cela fait partie de la culture notariale. Bien que la Province de Heilongjiang se trouve encore à une étape préliminaire dans le processus de création de la culture notariale, et que nos points de vue ne soient probablement pas toujours raisonnables ou corrects, nous sommes prêts à faire des efforts et des explorations dans ce domaine. Au cours de ces dernières années, par l’organisation d’activités artistiques et sportives, par l’amélioration continue du bien-être, par l’exploration progressive de la valeur essentielle de l’esprit professionnel, et par la formation d’une culture notariale, nous nous efforçons de diversifier la vie de nos membres et d’intensifier la force cohésive de la profession. Par exemple, nous avons envoyé des équipes participer à la compétition de badminton de la profession notariale « la Coupe Citic-Notariat » et à la première compétition de tennis de table du notariat de la province ; nous avons aussi organisé plusieurs voyages et congés pour des notaires et des administrateurs. Par ces activités, nous souhaitons toucher davantage de membres, promouvoir la communication et la compréhension entre les membres et les études notariales, cultiver progressivement une morale et un esprit de solidarité, d’entraide et de progrès, et créer une image sociale favorable de la profession notariale.