1ère étape : Recherche d’un éventuel testament 

Le notaire doit interroger le fichier des dispositions testamentaires, situé à Aix en Provence (Bouches du Rhône) pour connaître si la personne décédée a rédigé ou non un testament.

Le fichier indique le nom du notaire qui a reçu le testament et sa date. Le notaire chargé de la succession demande à celui qui a reçu le testament de lui adresser une copie pour connaitre les dispositions les commentaires et les communiquer aux héritiers légaux.

2ème étape : Recherche des héritiers 

Le notaire doit rechercher et prévenir les héritiers légaux ou testamentaires concernés par la succession.

Pour ce faire, il se fait communiquer les documents de familles (livret de famille, actes de successions antérieurs). Si ces héritiers sont sans adresse connue, ou s’ils ne sont pas des parents en ligne directe, (les enfants, petits enfant) ou en ligne collatérale proche (frères et sœurs, neveux et nièces) le notaire fera le plus souvent appel à un généalogiste pour vérifier qu’aucun n’a été oublié, ou pour les rechercher si leur adresse n’est pas connue.

Après ces recherches, le notaire dresse un certificat d’hérédité appelé acte de notoriété, qui établi l’identité complète et l’adresse de chaque héritier ainsi que sa quote part dans la succession

3ème étape : Recherche de la composition du patrimoine du défunt 

Le notaire demande aux héritiers de lui communiquer l’ensemble des documents justifiant de la composition du patrimoine du défunt : relevés de comptes bancaires, titres de propriété immobiliers, etc.

De même, il demande aux héritiers de fournir des documents justificatifs des dettes du défunt au jour de son décès (frais d’obsèques, impôts, diverses factures non réglées au décès). Les sommes dues peuvent en effet être déduites de l’actif successoral si la part des héritiers dépasse les abattements légaux et implique des droits de succession à régler.

A noter que si les héritiers ne déclarent pas spontanément tous les avoirs notamment bancaires, le notaire n’a pas de moyens pour les retrouver. Il ne peut que s’en tenir aux déclarations des héritiers, et les avertir des sanctions fiscales en cas d’omission ou de fausse déclaration.

En revanche, pour les actifs immobiliers, il peut obtenir les titres de propriété que les héritiers n’auraient pas retrouvé, en s’adressant au bureau des hypothèques qui enregistre tous les transferts immobiliers.

Muni de ces renseignements, le notaire doit écrire aux différents établissements pour que lui soient communiqués les montants des avoirs bancaires au jour du décès, et propose aux héritiers une évaluation des biens immobiliers.

4ème étape : Etablissement des actes notariés

Lorsque le notaire a reçu les documents relatifs aux avoirs bancaires et procédé en accord avec les héritiers à une évaluation des biens immobiliers compris dans la succession, il dresse les documents juridiques permettant de transférer les avoirs bancaires, soit en sa comptabilité pour permettre le paiement des droits de successions et des frais d’actes, (le solde, s’il existe, étant ensuite versé aux héritiers), soit directement aux héritiers qui reverseront alors au notaire le montant des frais et des droits de succession.

Les actes dressés par le notaire sont en général les suivants:

- un certificat d’hérédité ou de propriété pour permettre le transfert des avoirs bancaires ou autres avoirs mobiliers,

- une attestation de propriété immobilière pour les biens immobiliers, acte qui constituera le titre de propriété des héritiers.

- une déclaration fiscale de succession, qui reprend en actif l’évaluation de tous les avoirs constituant le patrimoine du défunt (banques, biens mobiliers, biens immobiliers) et en passif les dettes existants au décès. Cet acte permet de calculer les droits de succession éventuellement dus par les héritiers, si leur part dépasse les abattements prévus.

5ème étape : Paiement des droits de succession 

Le notaire prélève sur les actifs bancaires ou autres liquidités qu’il a reçues (prix de vente d’un bien immobilier par les héritiers par exemple) le montant des droits de succession dus.

Ils sont versés sous sa responsabilité (lorsqu’il a reçu ainsi les fonds dans le cadre de la succession) au service des impôts dont dépend le défunt.

6ème étape : Remise des titres et pièces héréditaires 

Après avoir obtenu un accusé de réception des droits versés et le retour du bureau des hypothèques des titres de propriété revêtus de la mention de publicité foncière (enregistrement), le notaire remet aux héritiers une copie des actes notariés qu’il a établis, un relevé de compte faisant apparaître les sommes reçues, celles qu’il a réglées, le coût des actes qu’il a établis, et le solde créditeur éventuel du compte qu’il répartit entre les héritiers en fonction de leurs droits respectifs dans la succession.