État des lieux de l’informatisation de la profession notariale à Shanghai

ZHU Weidong

Directeur du Comité de l’informatisation de l’Association du Notariat de Shanghai

Directeur adjoint de l’Étude notariale Pudong à Shanghai

1. L’informatisation de la profession notariale à Shanghai a obtenu des résultats remarquables

Depuis l’année 2018, le notariat de Shanghai a généralisé la transformation informatique. S’en tenant au concept central de « contrôle technique, service optimisé », la voie de la transformation informatique notariale a été stable et profonde. Nous avons en effet travaillé sur la normalisation et la standardisation du fonctionnement du travail notarial de la ville, le contrôle en temps réel des techniques et des données lors du processus d’authentification et l’alerte anticipée des anomalies et des risques potentiels de la profession de manière intelligente. Tous ces aspects ont permis d’améliorer significativement le degré de contrôle et de qualité du service de la profession ainsi que de solidifier un nouveau mode entrepreneurial efficace du notariat. Afin de s’adapter à la nouvelle situation, aux nouvelles demandes et de répondre aux nouvelles exigences de l’administration juridique en matière de contrôle et de surveillance, le notariat s’appuie sur la technique de contrôle par attribution de code en mettant en place une traçabilité automatique de l’ensemble du processus d’authentification, en s’efforçant de construire une plateforme répondant aux besoins de la profession en matière d’intelligence et d’efficacité du travail, et en couvrant diverses fonctions telles que l’enregistrement notarial, le traitement des actes, la gestion des archives, de la vérification, de la qualité et des informations des parties intéressées, sans oublier la gestion des frais et autres. Mise à niveau à plusieurs reprises, la plateforme propose à ses clients divers canaux de communication tels que le téléphone portable, le mini-programme Wechat et l’application Suishenban. Au sein de l’office, elle offre des fonctions telles que l’examen préalable du dossier en ligne, la prise du numéro de file d’attente, la visioconférence à distance, l’attribution de la force exécutoire en ligne et l’acte authentique électronique. Cette plateforme est par ailleurs connectée avec le registre notarial, le système de gestion administrative, la plateforme de contrôle et de surveillance numérique, le système des archives d’état civil du Bureau des affaires civiles de Shanghai, la plateforme « Government online-offline Shanghai » ainsi que le système d’authentification et de certification. Elle intègre également différentes fonctions telles que le sceau électronique CA, le paiement bancaire en ligne et le contrôle fiscal par des tiers. En outre, elle accepte divers modes d’établissement de l’acte. En effet, soit le client peut se présenter au guichet, soit le notaire peut se déplacer pour réaliser une authentification physique, ou bien, une authentification en ligne peut également être réalisée. Cela offre à la clientèle du notaire, un service notarial plus stable, plus efficace et plus pratique. L’informatisation de la profession notariale à Shanghai présente les caractéristiques significatives suivantes :

(1) Traitement intelligent des actes : plus commode, plus efficace. S’appuyant sur les technologies intelligentes, la plateforme permet de traiter les actes sur Internet  de façon intelligente et réussit à « faire davantage circuler les informations » et à « réduire le nombre de déplacements des clients voire à les supprimer complètement », optimisant ainsi l’efficacité du travail et en procurant des services juridiques de manière plus confortable et efficace aux personnes intéressées.

(2) Normalisation et stabilisation du fonctionnement. Conformément aux normes unifiées et aux manuels des activités notariales élaborés par le notariat de Shanghai, la plateforme a établi de façon stricte, étape par étape, les processus standardisés et les exigences requises sur les dossiers et les modèles des actes qui sont uniformément observés par toutes les études notariales de la ville, élaborant ainsi le fonctionnement standardisé et normalisé du travail notarial de Shanghai.

(3) Intégration des services et du contrôle. La plateforme s’appuie essentiellement sur la technique de « contrôle par attribution de code », intègre les normes et les standards de la profession notariale, effectue des contrôles et des surveillances automatisées, notamment sur les étapes-clés du processus d’authentification, réalise une traçabilité totale et garantit la régularisation et la traçabilité des différentes activités notariales. Cela permet donc de prévenir efficacement les risques et d’améliorer de manière significative l’efficacité de l’établissement des actes.

(4) Analyse des Big Data et alerte anticipée des risques. Grâce à la collecte et à l’analyse d’une très forte quantité de données générées par les actes traités chaque année par les notaires de Shanghai, la plateforme peut suivre, en temps réel et de façon automatisée, l’évolution des activités notariales. Elle s’appuie sur la technologie d’analyse des Big Data, établit des modèle d’évaluation des risques et met en œuvre une alerte anticipée et intelligente des anomalies et des risques potentiels envers la profession permettant la réalisation d’une veille dynamique des activités notariales et un contrôle préventif.  

2. Le projet « Digitalisation des archives notariales » favorise l’interconnexion des informations

Le projet « digitalisation des archives notariales » vise à scanner les archives papier de la profession notariale de Shanghai, accumulées au fil des ans, et à les importer dans le système de digitalisation des archives en vue d’une gestion et d’une utilisation unifiées. La numérisation des archives papier rend leur consultation et leur utilisation plus sûres et crée des conditions préalables favorables à l’exploitation et à l’utilisation des données et des informations de la profession. Ce projet est une étape nécessaire pour permettre l’accélération de l’informatisation de la profession notariale et créer le « Big Data + notariat ». Il s’agit d’un travail fondamental pour la mise en place de l’interconnexion et pour le partage des informations avec les professions concernées. Depuis le lancement du projet, les archives antérieures à 2019 ont été importées les unes après les autres dans le système servant de base solide pour la prochaine étape de la construction de la plateforme de Big Data.

3. Le partage des données avec les départements concernés progresse sans heurts

En matière de partage des données, le notariat de Shanghai, s’appuyant sur la plateforme Shanghai Big Data Center, a mis sur place un centre unique de vérification notariale, premier de cet acabit en Chine. Grâce au mécanisme d’interconnexion et de partage entre plusieurs départements, le Centre de vérification est relié à certaines  autorités administratives telles que la sécurité publique, le tribunal, les affaires civiles, l’immobilier et les affaires étrangères. Il peut se procurer efficacement des données sur les informations des citoyens telles que l’identité, l’état civil, l’historique des mariages, l’adoption, l’enregistrement immobilier, les diplômes, le casier judiciaire, etc. La recherche se réalisant en un seul clic par attribution d’un code, le Centre de vérification peut non seulement améliorer l’efficacité du travail de vérification notariale, mais également créer une synergie entre différents départements permettant d’étendre les canaux de service notarial et d’améliorer la couverture et la précision des services notariaux.

4. Approfondissement des réformes « one stop » et « zéro stop »

En s’appuyant sur la plateforme d’informatisation du notariat de Shanghai, la plateforme « Government online-offline Shanghai » et le support d’information du Centre de vérification. La profession notariale de Shanghai promeut activement des services relatifs à la « vérification d’un titre d’identité électronique en ligne permettant l’exemption du dépôt de pièces identités » et applique de manière  exhaustive les réformes « one stop » et « zéro stop ». Pour toutes les affaires notariales, tant que les documents fournis sont complets et véridiques et qu’ils remplissent les conditions légales de réception, les parties intéressées ne doivent se rendre à l’étude notariale qu’une seule fois pour achever le dossier, sans avoir à y revenir. Pour les affaires notariales relatives aux faits, aux titres et licences, les parties intéressées n’ont plus besoin de se déplacer à l’étude notariale et elles peuvent établir l’acte en libre-service par des canaux en ligne tels que l’application Suishenban et le mini-programme Wechat de l’étude notariale, sans quitter leur domicile. Ces mesures ont amélioré réellement le confort d’usage et l’accessibilité des services notariaux.

5. Les applications innovantes des études notariales continuent d’être lancées

En plus de l’informatisation unifiée susdite, les études notariales de Shanghai ont aussi activement innové en la matière et ont lancé une série d’applications relatives telles que des plateformes de collecte et de conservation de preuves, des plateformes d’authentification via visioconférence à distance, des systèmes de tirage au sort en ligne, des plateformes d’examen préalable du dossier, de prise de rendez-vous en ligne, etc. Cela a fortement élargi le contenu des services notariaux et a permis de fournir aux clients des services plus intelligents et plus diversifiés.

6.  Difficultés et problèmes rencontrés au cours de l’informatisation

Malgré les progrès positifs réalisés au cours de l’informatisation, le notariat de Shanghai se confronte toujours à des difficultés et des problèmes. Primo, dans le domaine des affaires, le notariat est confronté à l’impact des entreprises de technologie juridique et manque de talents pluridisciplinaires qui connaissent à la fois les technologies informatiques et les affaires juridiques notariales ; Secundo, les études notariales n’ont pas suffisamment investi dans l’informatisation, le développement et l’innovation de nouvelles applications.