Les outils informatiques développés par l’ADSN

François-Xavier BARY

Directeur général adjoint de l’Association pour le développement du service notarial (ADSN)

Direction des partenariats, de l’Europe et de l’International. Directeur de l’ARERT

L’ADSN a développé plus de 70 outils informatiques, nous avons donc dû faire des choix pour vous en présenter certains aujourd’hui, vu le délai qui nous était accordé. Le nombre des services de l’ADSN reste croissant au gré des commandes de l’État pour la partie régalienne, mais aussi en fonction des besoins des offices qui se digitalisent et qui ont besoin des outils de plus en plus nombreux notamment en termes de cybersécurité.

Par conséquent, nous avons tout d’abord choisi de vous parler aujourd’hui de la Clé Réal qui permet la signature et l’authentification des notaires, et ensuite du MICEN, c’est-à-dire le Minutier central, l’espace de stockage extrêmement sécurisé qui recueille les actes électroniques signés. 

La Clé Réal est un outil de signature électronique qu’utilisent les notaires et a été mis en place au début des années 2000 conformément au règlement européen de 1999 sur la signature électronique qui prévoyait qu’un document pouvait être dématérialisé et avoir une valeur légale, et dans la loi de mars 2000 l’acte authentique a été cité comme un des documents qui pouvait être dématérialisé. Dans la perspective de l’acte électronique et de la publicité foncière électronique, le notariat a mis en place un outil de signature électronique que l’on appelle la Clé Réal. Le contexte légal dans lequel s’inscrit la Clé Réal a été défini dans le cadre du décret sur l’acte authentique électronique du 10 août 2005. En France, cette qualification devait à l’époque être conforme à une loi sur la signature électronique sécurisée, et puisque les notaires allaient échanger dans le cadre de la publicité foncière, il y avait un référencier général de sécurité imposé par l’État français pour tous les échanges sécurisés avec l’administration. La signature électronique sécurisée des notaires a été mise en place et a été qualifiée par l’État français en septembre 2007. Cela a été la deuxième signature électronique qualifiée en France, après celle des banques.

En 2014, l’Union européenne a publié le référencier e-IDAS, le règlement qui concernait notamment la signature électronique et qui redéfinissait ce qui était la signature sécurisée et qualifiée qui s’appliquait aux notaires. Depuis cette époque, la signature des notaires est qualifiée grâce au règlement européen e-IDAS permettant de signer des actes authentiques électroniques. Un des atouts de cette signature qualifiée est l’inversement de la charge de la preuve, c’est-à-dire que lorsque le notaire a signé l’acte en tant qu’officier public, quelqu’un qui souhaiterait venir contester cette signature pour des motifs techniques devrait démontrer la faille du système. Dans ce cas, ce ne sera pas au notariat de prouver que le système fonctionne puisque le système est qualifié en vertu d’audits qui ont lieu très régulièrement et qui en certifient la qualité.

La Clé Réal a permis la mise en place de l’acte authentique électronique qui a débuté d’abord par la constitution d’une archive numérique électronique puisque le principe absolument essentiel à retenir est que ces documents électroniques doivent être conservés sans limite de temps, de manière privée et centralisée par les notaires, pour une période de 75 ans minimum. Donc ce projet tient à mettre en œuvre un système qui pourrait garantir l’intégrité et la relecture de ces documents dans le temps.

Depuis 2011 environ, les notaires ont réalisé beaucoup d’actes authentiques électroniques. Aujourd’hui, 90-95% des actes sont réalisés sous format électronique. Autrement dit, c’est plus de 16 000 actes électroniques qui sont signés par jour en France et parmi lesquels, 10-11% à peu près sont réalisés à distance.

En France, il existe deux façons de recevoir des actes à distance. La première façon, propre aux méthodes de fonctionnement des notaires français permet de recevoir un acte authentique simultanément dans deux offices notariaux - l’office du notaire intervenant et l’office d’un notaire participant à savoir le notaire de certaines des parties, ce qui leur permet de ne pas avoir à se déplacer d’un point à l’autre de la France. L’acte est ainsi reçu comme si tout se passait dans un même bureau alors qu’il est signé dans deux offices notariaux différents.

Alors comment cela se passe concrètement ? Chaque client est présent auprès de son notaire dans l’office notarial, le notaire utilise un système de visioconférence qualifié, comme l’a expliqué le Président Humbert tout à l’heure. Les offices sont en effet reliés via ce dispositif et chacun peut voir les clients et l’acte est lu à l’écran dans les deux offices simultanément par le notaire intervenant. Une fois que l’acte a été lu et que les parties se sont mises d’accord et que les éventuelles modifications ont été faites, le notaire instrumentaire transfère à son confrère le formulaire de recueil de signature électronique qui  le fera signer par ses clients avec lui dans l’office notarial, sous le regard du notaire instrumentaire et des clients qui sont chez le notaire principal. Une fois que le notaire a fait signer ses clients au moyen de sa Clé Réal, il va transmettre à son confrère ce formulaire de recueil de signature qui va ensuite être intégré dans l’acte, puis le notaire principal instrumentaire va faire signer ses clients, et enfin, il va signer l’acte authentique électronique.

Une autre méthode pour recevoir des actes authentiques électroniques a été mise en place suite à l’épidémie de coronavirus de 2019. En 2020, cette méthode a permis au notaire de recevoir la signature de son client à distance, c’est-à-dire que le client est présent virtuellement avec son notaire mais pas physiquement dans l’office notarial. Cette méthode a permis au notaire de signer tout type d’acte authentique électronique entre le mois d’avril et le mois d’août 2020, mais à partir du mois d’octobre 2020, seules les procurations authentiques peuvent être reçues sous cette forme. 

Bien entendu, ces modalités de réception des actes ne changent en rien la qualité de l’acte authentique, il n’y a qu’un seul acte authentique électronique, qu’il soit reçu dans l’office du notaire, qu’il soit reçu à distance entre deux notaires, ou qu’il soit comme dans le cadre de la procuration authentique reçue avec le client qui ne se trouve pas physiquement présent. La spécificité de cette dernière façon de recevoir l’acte authentique est due à l’absence du client, rendant ainsi plus complexe la vérification de son identité.

Il y a une autre distinction importante entre cette procuration reçue à distance et le reste des actes authentiques électroniques est qu’en France, de par le décret de 2005, les clients doivent apposer l’image de leur signature manuscrite sur les actes, mais dans le cadre de la procuration, en plus, ils vont devoir procéder à une signature électronique du document, ce qui n’est pas le cas pour les autres types d’acte aujourd’hui.

En France, la vérification de l’identité à distance doit se faire dans des conditions très strictes qui sont définies par l’État, et pour cela, le notaire doit avoir recours à un prestataire de vérification d’identité à distance qualifiée. Cependant, il va de soi que la vérification de l’identité ainsi que le reste du processus de signature de l’acte doit se faire sous le contrôle du notaire qui décide de la suite et de la signature de l’acte. Le notariat français et l’ADSN, ont mis en place un outil qui permet de vérifier l’identité du client, sous le contrôle exclusif du notaire, participant à l’intégralité de ce processus aux côtés du prestataire.

Le reste du processus de recueil de la signature de la procuration à distance est somme toute assez similaire à celui de n’importe quel acte à distance, c’est-à-dire que le notaire va procéder à la lecture de l’acte, le client va donc valider le document, le signer électroniquement et graphiquement, puis le notaire va procéder à la signature électronique de cette procuration via le même procédé qui sera utilisé pour toute autre type d’acte.

Après la description de ce système, tous les actes authentiques transitent via le réseau sécurisé que le notaire utilise, qui est un réseau agréé par le Conseil supérieur du notariat. Il arrive ensuite sur ce que l’on appelle le cœur du réseau privé Réal, puis il est déversé dans des serveurs qui sont sous le contrôle et la maîtrise exclusive de l’ADSN par délégation du Conseil supérieur du notariat. En effet, depuis le décret de mars 2000, c’est le Conseil supérieur du notariat qui a la responsabilité de conserver les actes électroniques des notaires pour les notaires et il a délégué à l’ADSN cette mise en œuvre technique.

En outre, les principaux outils informatiques développés par l’ADSN comprennent également l’intranet du notariat Réseau Réal, la plateforme d’échanges dématérialisés PLANETE, le fichier central des testaments connecté au réseau européen des registres testamentaires FCDDV, ainsi que le système de télétransmission et de dépôt de la publicité foncière Télé@ctes. Faute de temps, je ne pourrai pas faire de présentation exhaustive aujourd'hui, mais j’attends avec impatience la prochaine occasion pour échanger avec mes confères chinois.