Les structures informatiques du notariat français et leurs missions  

Jean-François HUMBERT

Président honoraire du Conseil supérieur du notariat (CSN)

Président du Conseil de Surveillance de l’Association pour le développement du service notarial (ADSN)

Notaire à Paris

Avant de vous présenter les structures informatiques qui ont été mises en place dans la profession notariale française, je veux redire combien je me réjouis de cette occasion d’échanges entre nos deux professions qui représentent les notariats chinois et français. Nous avons en effet assisté à des évolutions considérables des conditions d’exercice de la profession notariale depuis 15 ans, autant du côté chinois que du côté français.

La transition numérique de la profession nous a conduit, dans un laps de temps très court de 15 années, à désormais établir des actes non tenus sur support papier mais sur support électronique. Ce sont 95% des actes notariés qui sont aujourd’hui réalisés sur support électronique (environ 11% le sont à distance). L’introduction de l’acte par comparution à distance, à savoir deux actes signés par des personnes qui ne sont plus présentes physiquement devant le notaire, a amené de nouvelles questions et a demandé le développement de nouveaux outils technologiques.  

C’est ce qui a ainsi conduit le notariat français à se doter d’une structure dédiée aux évolutions technologiques et en particulier numériques nommée l’ADSN, l’Association pour le développement du service notarial. Le notariat français réalise donc dorénavant une distinction très claire entre l’autorité politique de la profession, le Conseil supérieur du notariat, et cette structure dédiée, l’ADSN qui développe les produits numériques qui permettent aux notaires d’exercer leur profession.

La direction de la profession est bien exercée par le Conseil supérieur du notariat qui fixe un cap, donne une direction, établit la relation avec les pouvoirs publics, et transmet ensuite les demandes des pouvoirs publics, de telle sorte que la numérisation soit assurée par l’ADSN qui dispose d’une autonomie fonctionnelle pour développer les outils.

L’ADSN est un groupe qui dispose d’un directoire. Le directoire est dirigé par M. Didier Rossignol, qui est un chef d’entreprise en charge de la gestion et du bon fonctionnement du groupe. C’est un groupe qui comporte 550 salariés aujourd’hui en charge d’harmoniser l’ensemble des directives qui lui sont adressées par le Conseil supérieur du notariat.

Je vous donnerai un exemple. Il y a 18 mois à peu près, le ministère de la Justice a demandé au notariat de délivrer, à compter du 1er janvier 2025, l’apostille et la légalisation apostille dans le cadre de la Convention de la Haye 1961, de laquelle font parties 120 États à peu près sur la planète, dont la France et la Chine. C’est dans ce cadre-là que l’ADSN a été amenée à développer quatre outils numériques de plateforme, d’archivage, d’échange et de signature, de telle sorte que l’apostille soit désormais délivrée par le notariat, en remplacement de l’autorité judiciaire.

L’ADSN dispose par ailleurs d’un conseil de surveillance à côté du directoire. Le conseil de surveillance comprend des notaires mais également des personnalités extérieures pour surveiller les comptes et conseiller sur le plan technique. Le conseil de surveillance est présidé par un ancien président du Conseil supérieur du notariat. Cette fonction a pour mission précisément de coordonner les actions du groupe ADSN avec les demandes qui sont transmises et faites par le Conseil supérieur du notariat. Le groupe ADSN est au service du notariat et par conséquent agit sur les demandes et les instructions qui lui sont transmises par le CSN.

Pour le développement et la création des outils numériques, le groupe ADSN s’est structuré il y a maintenant quelques années en deux branches bien distinctes. La première branche que nous appelons régalienne concerne l’acte public, l’acte authentique, l’officier public qu’est le notaire, ainsi que les outils qui lui permettent de travailler. La deuxième fonction est une structure qui intervient dans un monde davantage concurrentiel.

La partie régalienne, c’est l’outil de signature qui permet au notaire dans le cadre d’une réglementation, d’être identifié, de signer en qualité de notaire et d’exercer l’archivage des actes publics dans une structure complètement sécurisée. Aujourd’hui il y a 35 millions d’actes à peu près qui sont archivés, plus de 95% des actes authentiques sont établis sous format électronique. Initialement, ce sont les réseaux qui permettaient d’acheminer l’ensemble des actes et le pôle régalien est également en charge des relations avec les pouvoirs publics par des plateformes d’échange qui sont commandées par le ministère, notamment avec les fichiers immobiliers.

Le ministère des Finances adresse des demandes chaque jour toujours plus nombreuses, pour mettre en place une dématérialisation des échanges entre les offices notariaux et les pouvoirs publics. Ce sont les équipes du pôle régalien qui sont en lien constant avec les services des ministères pour organiser la dématérialisation répondant aux souhaits des pouvoirs publics.

Le pôle concurrentiel du groupe ADSN consiste à fournir, au nom des notaires, des outils numériques pour leur permettre d’être à la disposition de leurs clients, et surtout avec une volonté double de fournir des outils de sécurité, et d’autre part, des outils de souveraineté.

C’est ainsi que l’ADSN, volet concurrentiel, met à la disposition des offices des outils de lutte contre la cybercriminalité, organise des flux complètement sécurisés, veille à ce que les échanges en visioconférence soient cryptés de telle sorte à ce que le secret professionnel soit vraiment respecté entre le notaire et son client, et veille également à ce que l’authenticité des échanges dématérialisés par mail soit garantie.

Au sein du pôle concurrentiel il y a la société ADNOV et la société ANEXUS, cette dernière est un fonds d’investissement permettant d’accélérer le développement de sociétés nouvellement créées sur le marché et également d’accélérer la transition numérique de la profession, qui permet par exemple à une société qui travaille sur le cryptage et la protection des fichiers de fournir des outils nouveaux à la profession.

Tous ces travaux sont naturellement réalisés en autonomie opérationnelle mais sous le contrôle du Conseil supérieur du notariat. Pour être utilisés par les notaires, les outils informatiques nécessitent d’obtenir l’agrément du Conseil supérieur du notariat.

Les réseaux informatiques, l’intranet, nécessitent effectivement un agrément. L’utilisation de solutions de visioconférence requiert également un agrément sur la base de qualité d’échanges très précis, qui impose le respect de l’identité, du secret professionnel et de la confidentialité des échanges. La préservation des données impose également la sécurité et chacun de ces outils fait l’objet d’une étude et d’une analyse, afin d’obtenir l’agrémentation du Conseil supérieur du notariat, indispensable avant de pouvoir être diffusé dans les études.

Lorsque la profession s’est dotée d’une institution unique, l’ADSN, pour développer tous ces produits, elle avait également la volonté de veiller à une interopérabilité qui existe entre toutes les solutions informatiques. Étant donné qu’une multitude de structures avaient été créées, le danger aurait été de développer des outils qui ne permettaient pas de converser entre eux, or il est indispensable que tous les offices de notaire puissent échanger, recevoir et lire des données informatiques en toute sécurité. Cette interopérabilité est une condition absolument indispensable pour que tous les offices soient pleinement opérationnels.

Voilà la présentation rapide que je souhaitais réaliser sur cette usine numérique du notariat qu’est l’ADSN, rappelant de nouveau qu’il y a une autonomie fonctionnelle et opérationnelle lui permettant de travailler sur des sujets évidemment techniques, mais restant toutefois pleinement soumise à l’autorité du Conseil supérieur du notariat, la raison d’être de l’ADSN reste de travailler en fonction des instructions qui lui sont données.