ACCUEILLIR UN NOUVEAU COLLABORATEUR[1]

L’accueil d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise est un enjeu stratégique. Les efforts fournis lors du recrutement, en temps passé, et parfois financiers, ne doivent pas être gâchés par une arrivée mal préparée. Il est donc important de prévoir, en amont, une bonne intégration.

L’ARRIVÉE DU COLLABORATEUR À L’ÉTUDE

Permettre à un nouveau collaborateur de se sentir bien accueilli lors de son arrivée nécessite un peu de préparation. Outre les formalités juridiques à prévoir en amont, notamment la signature du contrat de travail, il faut lui mettre à disposition un poste de travail fonctionnel. Le collaborateur ressentira alors l’intérêt qu’on lui porte. Son arrivée doit également être annoncée préalablement en interne. Un collaborateur comprendra mal que ses nouveaux collègues n’aient pas été mis au courant de son embauche.

L’employeur prendra un peu de temps afin de personnaliser l’accueil du collaborateur, lui faire visiter les locaux, et lui présenter ses nouveaux collègues. Il est nécessaire de l’impliquer rapidement dans le fonctionnement de l’entreprise, le faire participer aux réunions. Désigner un interlocuteur privilégié au sein de l’équipe permettra d’assurer une bonne transmission des informations, afin d’éviter les incompréhensions lors de l’intégration à l’équipe, et un meilleur accueil.

LE LIVRET D’ACCUEIL D’UN NOUVEAU COLLABORATEUR

Un outil efficace d’intégration est le livret d’accueil du nouveau collaborateur. Son objectif est de présenter l’entreprise, ainsi que de recenser l'ensemble des informations nécessaires et éléments pratiques visant à faciliter l’acquisition rapide de repères. Ce carnet est donc à remettre au salarié lors de sa prise de fonction, afin qu’il prenne ses marques rapidement et développe son autonomie.

Le carnet d’accueil peut prendre la forme d’un livret papier, ou d’un document numérique qui présente l’avantage de pouvoir être consulté à distance. Il n’existe pas de modèle officiel de livret d’accueil, celui-ci doit être adapté à l’entreprise concernée. Il doit être attrayant et contenir des informations utiles à tous les salariés, mais sans submerger les nouveaux collaborateurs d’informations denses et non concrètes. Document évolutif, il doit être mis à jour régulièrement.

Véritable boîte à outils, le livret d’accueil peut comprendre une présentation de l’entreprise incluant un mot de bienvenue du dirigeant, les contacts internes (informatique, copies, archivage…), le fonctionnement de l’entreprise (horaires à respecter, processus de demande des congés), les informations concernant l’intranet de la structure, le partage d’informations pratiques (remboursement des titres de transport, tickets-restaurants, représentants du personnel…), les règles de sécurité.

LE RAPPORT D’ÉTONNEMENT

Afin de connaître la première impression d’un nouveau collaborateur sur l’entreprise (environ trois mois après son arrivée), il est possible de lui demander de rédiger un rapport d’étonnement (ou note d’observation critique). L’objectif de ce rapport est d’obtenir un retour du nouveau collaborateur sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail. Ainsi, on obtient une vision critique et constructive de l’image que peut renvoyer l’entreprise pour une personne venue de l’extérieur, ce qui permet d’avoir un regard neuf sur les éventuels dysfonctionnements de l’entreprise et de les corriger.

Le rapport d’étonnement peut permettre de mettre en évidence le décalage entre la projection sur le poste et la réalité, et permettre au salarié d’échanger sur des pratiques issues des expériences professionnelles antérieures dont il peut être intéressant de s’inspirer. Il peut aussi faire émerger des idées novatrices qui n’avaient jamais été soulevées jusqu’alors. Il est également utile pour le salarié, car il facilite son intégration en l’amenant à s’interroger. Et le salarié est valorisé dès son arrivée, son besoin de reconnaissance étant pris en compte.

QUELQUES ÉVÈNEMENTS PARTICULIERS

Un congé maternité, un congé maladie, peuvent éloigner de l’étude un membre du personnel plusieurs mois. L’employeur doit alors préparer ce retour, afin que le collaborateur, souvent inquiet de reprendre le travail, se sente attendu lors de sa réintégration dans les équipes, et qu’il reprenne ses marques rapidement. Il est obligatoire de proposer au salarié qui a eu une absence prolongée un entretien professionnel.

Enfin, il arrive parfois, en fin de période d'essai, qu’il soit décidé par l’employeur de mettre fin au contrat de travail. Il faut alors en expliquer franchement les raisons au salarié. Cela permettra ainsi d’éviter que ce dernier garde de son expérience dans l’entreprise une rancœur dont il ferait part. Cela pourrait nuire à la réputation de l’étude, et donc à l’embauche de nouveaux salariés !