Un aperçu sur le Règlement sur la procédure notariale（2020） [1] (Extrait)

LI Cheng

Notaire, Étude notariale Hengzheng, ville de Hefei, province du Anhui

Le 20 octobre 2020, la nouvelle version révisée du Règlement sur la procédure notariale (ci-après Règlement) a été publiée dans l’arrêté No145 par le Ministère chinois de la Justice. Il s’agit d’une révision importante quatorze ans après celle menée par le Ministère de la Justice en 2006 sur la version 2002 du Règlement, celle-ci étant destinée à compléter La loi notariale qui venait de sortir. En comparaison avec la version 2006 du Règlement, cette révision vise notamment à faciliter l’accès du public au service notarial et à améliorer la qualité de ce dernier. Dans cet article, nous essayerons de jeter un coup d’œil sur la version 2020 du Règlement, dans l’espoir de pouvoir favoriser sa mise en œuvre.

I. Des ajouts en matière de principes et de mesures facilitant l’accès au service notarial

Afin de mettre en œuvre le concept « la justice au service du peuple » visant à faciliter l’accès au service notarial par le public et à en améliorer la qualité, ainsi que de répondre aux exigences de la réforme consistant à simplifier l’appareil administratif, à combiner la décentralisation et l’administration et à améliorer des services publics, le Ministère de la Justice a procédé à une révision du Règlement notamment sur les points suivants :

1) Ajouter le principe « accès facile au service » dans la nouvelle version du Règlement

Ajouté dans l’article 2 du Règlement, l’« accès facile au service » est devenu l’un des trois principes à respecter par les notaires, les deux autres étant l’objectivité et la justice.

Les principes des notaires sont à la fois les règles fondamentales de conduite auxquelles ces derniers doivent obéir dans leurs activités, et les repères généraux qui orientent leur traitement des actes et d’autres affaires. Pour cette raison, ils sont omniprésents dans les activités notariales et jouent un rôle de direction très important dans l’assurance de leur bon déroulement.

Le fait d’ajouter dans la version révisée du Règlement l’« accès facile au service » comme un des principes fondamentaux des notaires montre clairement à la société que les notaires doivent non seulement respecter la loi et garder l’objectivité et la justice, mais aussi ont l’obligation de garantir l’accès facile de leurs services. C’est aussi dire que ce principe concerne toutes les étapes du processus du traitement des actes.

2) Réduire les difficultés de preuve et de vérification par le partage des informations

Par rapport à la version précédente, un alinéa supplémentaire a été ajouté à l’article 18 du nouveau Règlement, précisant que « s’agissant des pièces justificatives que les parties se doivent de fournir conformément aux points 4 et 5 de l’alinéa précédent, au cas où elles seraient susceptibles d’être obtenues par les établissements notariaux via les ressources d’informations administratives partagées, les parties auraient le droit de se dispenser de les fournir, à condition de s’engager par écrit sur la véracité et la légalité de ces informations. »

Avec le développement rapide des technologies de l’information et de la communication (TIC), les réformes préconisées par le Conseil des affaires d’État, telles que « Internet + services administratifs » ou « un site, un guichet et un déplacement pour tout », s’appliquent aussi efficacement sur les affaires justificatives des notaires. En effet, la dernière version du Règlement a posé de nouvelles exigences pour répondre à l’évolution du temps : d’une part les notaires doivent prendre l’initiative de se connecter aux interfaces des réseaux de la sécurité publique ou des affaires civiles afin d’obtenir des informations des parties en matière de naissance, de décès, de mariage ou de non criminalité, etc., de manière à réaliser la rédaction rapide des actes et à épargner les parties des soucis liés à la préparation des pièces justificatives ; d’autre part, les notaires doivent travailler activement en collaboration avec les établissement d’enregistrement foncier et les département de ressources humaines des administrations, des services publics ou des entreprises, afin de frayer une voie rapide pour la vérification des biens immobiliers ou des liens de parenté des parties, de manière à faciliter l’obtention des pièces justificatives par ces dernières.

À cette époque de l’informatisation, la voie du développement notarial soutenue par les avantages traditionnels dont bénéficiait la profession, à savoir l’inégalité dans la possession des informations ou le monopole administratif des activités, ne pourra que se rétrécir. Pour cette raison, les réformes actuelles du notariat, caractérisées par la simplification de l’appareil administratif, de la combinaison de la décentralisation et de l’administration et de l’amélioration des services publics, ainsi que par une série de mesures facilitant l’accès au service notarial, sont le choix nécessaire de notre profession pour s’adapter à la réalité. Nous devons transformer notre vieux concept qui consiste à traiter les actes en attendant les clients au bureau en celui qui favorise l’accès facile au service par les parties tout en mettant leur expérience au centre de notre préoccupation. C’est seulement en brisant les barrières d’informations et en faisant déplacer davantage les informations plutôt que le public, que nous parviendrons à mieux répondre aux besoins de ce dernier en matière de service notarial, et à le faire profiter du résultat de la réforme informatique.

3) Optimiser la procédure en supprimant l’article 20 de la version ancienne du Règlement[2]

À notre avis, la suppression de la notification de réception en question simplifie et optimise la procédure et favorise l’efficacité de l’activité notariale.

Dans la pratique, les demandes du traitement de l’acte, tant qu’elles répondent aux conditions requises, sont généralement reçues par le notaire au moment même de leur soumission. Autrement dit, la soumission de la demande et sa réception sont concomitantes. Pour cette raison, il n’est pas du tout nécessaire d’exiger au demandeur de signer un récépissé pour accuser la réception de la notification de la demande rien que pour assurer la pure et simple formalité. C’est comme si l’on faisait des achats au marché : on paie et on se voit donner la marchandise tout de suite, la transaction s’achève au moment où se réalisent le paiement et la livraison, alors à quoi ça sert de signer à part un contrat d’achat ou de vente ? Par ailleurs, l’exigence concernant l’envoi et la signature d’une notification écrite s’avère d’autant plus irréaliste que si la demande se fait en ligne, et affaiblira les avantages à savoir la commodité et l’efficacité des activités notariales en ligne.

En outre, la procédure concernant la notification de la réception de la demande serait également susceptible d’une optimisation. En fait, une telle notification a surtout pour fonction de préciser la date de la réception de la demande afin de définir le délai du traitement de l’acte, d’indiquer le notaire en charge de l’affaire, et de dresser une liste des pièces justificatives soumises par la partie. Cependant, ces trois fonctions de la notification pourraient très bien être remplies par d’autres moyens tels qu’une formule de demande plus raisonnablement conçue, des factures de transport, ou une procédure de notification concernant la demande de récusation d’un certain notaire, etc. Tout cela pour dire que la notification écrite de la réception de la demande n’est pas nécessaire.

4) Mettre en place de nouveaux modèles d’authentification en ligne

À l’article 70 de la version ancienne du Règlement s’est ajoutée une nouvelle disposition, qui précise que les notaires sont en droit de traiter les actes en ligne.

L’authentification en ligne est un modèle tout à fait nouveau du travail des notaires à notre époque d’Internet. Elle s’appuie sur les TIC pour réaliser toutes les activités de la procédure notariale en ligne, depuis la consultation jusqu’à l’émission de l’acte en passant par la demande de l’authentification, la vérification de l’identité des parties, l’examen des pièces justificatives, le paiement du tarif, etc. Pour cette raison, l’authentification en ligne, dans la mesure où sa régularité est garantie, est une « voie rapide » des activités notariales créée entre les notaires et les parties.

L’authentification en ligne tient à deux raisons : primo, à mesure du développement extrêmement rapide d’Internet, l’homme dépend de plus en plus de ce dernier que ce soit dans sa vie ou dans son travail, et ses actions s’accomplissent de plus en plus souvent dans le contexte électronique ; secundo, sous le choc du changement de l’environnement extérieur, les notaires voient leurs activités traditionnelles fléchir de jour en jour. Pour s’adapter à ce changement, les notaires ont pris l’initiative de profiter des progrès des TIC pour élargir leur champ d’action et explorer de nouveaux modèles de travail. C’est ainsi que l’authentification en ligne a vu le jour en Chine, où de nombreux établissements notariaux ont développé des applications pour le téléphone mobile, des mini-programmes Wechat, des systèmes de stockage des actes en nuage, etc., et réussi à traiter en ligne une multitude d’actes comportant des éléments d’extranéité, à doter des documents créanciers de la force exécutoire, à conserver des propriétés intellectuelles, ou à authentifier en visio-conférence pour les clients qui se trouvent à l’étranger.

Afin de répondre aux besoins du peuple en matière de services juridiques plus commodes et plus efficaces, et de diversifier les modèles de services notariaux en s’appuyant sur les TIC, en mars 2020, le groupe de travail du PC du Ministère de la Justice a publié un Avis pour renforcer la direction du Parti communiste dans la profession notariale et pour optimiser les services juridiques et notariaux, dans lequel il est clairement indiqué qu’il faut promouvoir l’approfondissement du projet « Internet + service notarial », pendant que la révision effectuée récemment par le Ministère de la Justice sur le Règlement a éclairci les fondements juridiques des activités de l’authentification sur Internet.

II. Renforcement de la procédure notariale pour améliorer la qualité des services

La qualité des actes est un élément vital du travail notarial et également la base du développement sain de la profession. Par conséquent, la révision du Règlement a non seulement ajouté des dispositions visant à faciliter l’accès du public au service des notaires, mais aussi s’est axée sur l’amélioration de la qualité desdits services.

1) Ajouter les dispositions concernant l’obligation d’information et la gestion de la procédure interne

L’article 21 de la nouvelle version du Règlement précise : « Après avoir reçu la demande de l’authentification, le notaire est tenu d’informer la partie de la signification juridique de sa demande, des conséquences juridiques éventuelles qui en découlent, ainsi que des droits et intérêts dont elle bénéficie et des obligations qui lui incombent durant le traitement de l’acte. Le contenu, de même que la manière et le temps de cette information, doivent être enregistrés et signés par la partie ou son représentant. De plus, la demande de l’authentification une fois reçue, l’établissement notarial concerné doit enregistrer toutes les informations y ayant trait dans le système national de la gestion notariale, afin de renforcer la gestion de la procédure d’authentification et de faciliter la consultation par les parties. » Ce qui est ajouté dans cet article, c’est notamment l’obligation de la partie ou de son représentant de signer la notification, et celle de l’établissement notarial d’enregistrer la demande de l’authentification dans le système national afin de renforcer la gestion de la procédure.

L’ajout des dispositions concernant l’obligation d’information ne vise pas à « enregistrer », mais plutôt à pousser le notaire à assumer cette obligation par la signature de la partie. Celle-ci, informée sur la signification juridique de sa demande et les conséquences juridiques éventuelles qui en découlent, serait plus susceptible de prendre des décisions correctes et d’être prête à assumer la responsabilité découlant de ses décisions. Autrement dit, la signature de la partie prouve que celle-ci est au courant de la signification et des conséquences juridiques de sa demande, et qu’elle accepte de respecter ses obligations. En ce sens, le fait que la partie signe sur la notification constitue la preuve qu’elle s’engage à contrôler sa conduite et ses paroles, c’est-à-dire qu’elle sera responsable de tout ce qu’elle aura dit et n’aura pas le droit de renier ses paroles pour des raisons d’intérêt personnel, ce qui permettrait d’éviter, au cas où il y aurait des conséquences juridiques non souhaitables, que la partie rejette le risque de responsabilité au notaire.

Après avoir reçu la demande de l’authentification, le notaire est tenu d’enregistrer toutes les informations y ayant trait dans le système national de la gestion notariale. Ce qui permet au Ministère de la Justice de renforcer sa gestion sur la procédure d’authentification et de contrôler tout le processus du traitement des actes en s’appuyant sur les technologies d’information. De plus, cela aide la prévention et l’alerte contre tout acte illicite dans le traitement des actes et par conséquent, favorise l’élargissement des champs d’activités des notaires, la prévention et le contrôle des risques, ainsi que la surveillance et la direction des travaux des notaires. Avec l’informatisation continue du notariat, le système national de la gestion notariale permettra aux administrateurs des notaires à voir plus loin et plus clair, de façon à réaliser un contrôle précis, unifié, efficace et en temps réel. En outre, ce système constituera une « autoroute » ou « voie express » pour les activités des notaires, améliorant sensiblement leur compétence et leur qualité professionnelles, et aussi la crédibilité du notariat.

2) Prévenir et contrôler les risques en renforçant la procédure

i. L’article 25 de la version nouvelle du Règlement a ajouté une disposition concernant l’examen et la vérification de l’identité de la partie par le notaire. La vérification de l’identité d’une personne naturelle doit se faire avec des équipements spécialement conçus à cette fin, et le résultat de la vérification doit être enregistré en tant qu’annexe du dossier. Dans la pratique, les notaires rencontrent de nombreux cas de l’utilisation des fausses pièces d’identité ou par une fausse partie. Sans avoir pu percevoir la fraude, ils sont souvent obligés d’indemniser les pertes économiques des parties victimes. Pour remédier à ce défaut, en 2017, le Ministère de la Justice a publié un avis prescrivant « cinq interdictions », dont celle de traiter des actes sans avoir examiné et vérifié l’identité du demandeur. De ce fait, la nouvelle version du Règlement n’a fait que répéter cette obligation d’examen et de vérification, et en énumérer les formes.

ii. L’article 26 de la version nouvelle du Règlement a ajouté une disposition précisant que les cas graves ou complexes dans l’examen doivent être soumis à la discussion collective de l’établissement notarial.

Le dicton dit : « Deux avis valent mieux qu’un seul. » C’est vrai que quand on est nombreux, on voit plus clair et on a plus d’idées. Quand le notaire se trouve confronté à un cas grave ou complexe, pour éviter des jugements erronés qui résultent de son manque d’expérience ou de compétence, il doit rapporter la difficulté à l’office notarial afin que ce dernier déclenche le mécanisme de discussion et de décision collectives. Ce qui est d’ailleurs nécessaire pour une décision démocratique, raisonnable et dans le respect de la loi.

iii. L’article 53 de la version nouvelle du Règlement exige particulièrement au notaire d’enregistrer ou de filmer l’ensemble du processus de la constitution du testament par la partie, et de consulter le système national de la gestion notariale. En cas de testament authentifié, il faut enregistrer les informations de l’acte le jour même de son émission.

En 2001, pour répondre à la question « Est-ce que le testament authentifié pourrait être annulé car non enregistré ou non filmé ? », l’ancien Département pour la direction des travaux du barreau et du notariat du Ministère de la Justice a indiqué dans une lettre que les dispositions concernant l’enregistrement audio ou vidéo du processus d’authentification prescrites dans les Détails de l’application pour le testament authentifié, visent notamment à confirmer la pleine capacité du testateur au moment de la constitution du testament et à augmenter la force probante de l’acte authentifié, et que ledit enregistrement ne constitue pas la condition nécessaire de la validité de ce dernier. Afin de protéger les droits et intérêts légitimes du testateur, il ne convient pas en général de prononcer la nullité du testament authentifié sous prétexte que le processus de l’authentification n’a pas été enregistré sous forme d’audio ou de vidéo. Après l’entrée en application du Code civil, l’effet prioritaire du testament authentifié n’existe plus. Dans ce cas, pourquoi la version nouvelle du Règlement fait endosser plus de responsabilités au notaire, d’autant que l’enregistrement audio ou vidéo n’est pas la condition nécessaire de la validité du testament authentifié ? À notre avis, c’est justement parce que le testament authentifié a perdu son effet prioritaire que les autorités d’administration ont décidé de le distinguer des autres formes de testament par un renforcement de la procédure d’authentification, de façon à augmenter la force probante du testament authentifié et à lui faire gagner la confiance et la crédibilité de la société. Bien que le testament authentifié n’ait plus d’effet prioritaire, il bénéficie encore des atouts résultant de la procédure rigoureuse de l’authentification. De plus, le notariat est appuyé par une puissante base de données testamentaires qui se renouvelle en temps réel et qui permet une consultation et une recherche rapides, précises et faciles, ce qui est incomparable pour aucun autre établissement ou individu.

iv. La version nouvelle du Règlement a optimisé et précisé la procédure du traitement des actes de créances ayant une force exécutoire. Après la révision, l’alinéa 1 de l’article 39 du Règlement précise que « l’acte de créances a pour contenu le paiement de la créance ». Cette modification, réalisée en vertu de l’article 37 de La loi notariale et de l’article 1 du Règlement de la Cour populaire suprême sur quelques questions liées à l’exécution des actes notariés de créances, a supprimé les limites de la forme du paiement à savoir la monnaie, l’objet en nature ou le titre de valeur, etc., élargissant ainsi le champ d’action des actes de créances ayant une force exécutoire. En même temps, l’alinéa 3 de l’article 39 du Règlement a stipulé qu’il faut préciser le mode, le contenu et le délai de l’exécution de la créance. Cette modification, qui s’appuie sur l’article 5 du Règlement de la Cour populaire suprême sur quelques questions liées à l’exécution des actes notariés de créances, a complété le contenu de l’acte de créances ayant une force exécutoire, afin que ce dernier corresponde aux exigences du tribunal populaire en matière de réception de la demande de l’exécution de l’acte.

Par ailleurs, selon l’alinéa 5 de l’article 39 de la version nouvelle du Règlement : « Le créancier et le débiteur acceptent la vérification de l’exécution de la dette par le notaire » ; tandis que selon l’article 55 du même Règlement : « Au cas où le débiteur n’exécuterait pas ou exécuterait de façon inconvenable l’acte de créances notarié et doté de force exécutoire, le notaire, après avoir vérifié l’état de ladite exécution, doit émettre l’acte d’exécution forcée conformément aux règles concernées. S’agissant des faits relatifs à l’exécution forcée de l’acte, tels que l’état de l’exécution par le débiteur, la vérification par le notaire, ou le nouvel accord conclu entre les parties sur les créances ou les dettes, le notaire chargé de l’affaire est tenu de les enregistrer dans l’annexe du dossier. » Ces dispositions concernant la vérification du notaire sous forme préalablement convenue par les parties se sont inspirées des expériences pratiques et des résultats satisfaisants de L’avis directif pour le traitement des actes de créances ayant une force exécutoire et l’émission des actes d’exécution publié par l’Association chinoise du notariat. Si « la vérification du notaire sous forme préalablement convenue par les parties » a pu être écrit dans la version nouvelle du Règlement, c’est que cette règle à l’intérieur de la profession notariale a été reconnue par le tribunal populaire.