Services juridiques et notariaux dans une période spéciale

Au début du Nouvel An chinois en 2020, la pandémie du COVID-19 survenue brusquement a frappé le monde entier, et l’épreuve était rude dans tous les secteurs. Lorsque le covid-19 s’est déclaré, le Comité central du Parti et le Conseil des affaires d'État y ont attaché une importance primordiale. Le secrétaire général Xi Jinping a pris personnellement les commandes de la lutte contre le covid-19 et donné des instructions importantes après avoir écouté des rapports au cours de nombreuses réunions qu’il avait convoquées. 

Le ministère de la Justice a résolument mis en œuvre l'esprit des importantes instructions du secrétaire général Xi Jinping, en publiant successivement des circulaires telles que la Circulaire sur le plein exercice du rôle et de la fonction des services juridiques publics dans la prévention et le contrôle des épidémies et les Avis sur la promotion d'une application stricte, uniforme, équitable et adéquate de la loi afin de fournir de puissantes garanties juridiques pour la prévention et le contrôle des épidémies, ainsi que les Directives pour les services juridiques publics dans la prévention et le contrôle des épidémies et la reprise du travail et de la production aux entreprises. Les organes judiciaires et administratifs à tous les échelons sont tenus de considérer, avec une conscience politique accrue, la prévention et le contrôle des épidémies comme une tâche politique majeure et le travail le plus important à l'heure actuelle, de faire jouer au maximum la fonction des services juridiques publics, de se concentrer étroitement sur les tâches et les exigences de la lutte contre le covid-19 et du maintien de la stabilité sociale, de profiter pleinement des avantages de la plate-forme pour fournir de manière proactive des services juridiques complets, transcendant le temps et l'espace ; les notaires doivent procéder à l’attestation et à la conservation des preuves ayant trait aux cas de force majeure pendant l'épidémie, et fournir des conseils juridiques et des services notariaux aux entreprises et individus touchés par l’épidémie en matière d'exécution des contrats, d'exonération de responsabilité, etc. 

Xiong Xuanguo, vice-ministre du ministère de la Justice, a donné à plusieurs reprises des instructions à la profession notariale pour que cette dernière s'engage activement dans la prévention et le contrôle de l’épidémie, développe les services notariaux et la solidarité professionnelle. Hao Chiyong, président de l'Association des notaires de Chine, a demandé plusieurs fois au secrétariat de l'Association des notaires de Chine de tirer pleinement parti des avantages des technologies de l'information pour diriger et coordonner les actions de lutte contre l'épidémie dans l'ensemble de la profession, de développer la solidarité professionnelle ainsi que de fournir des services juridiques notariaux de qualité après l'épidémie. Conformément aux dispositions unifiées prises par le ministère de la Justice et au principe de réduction des rassemblements et d’interruption de la propagation de l'épidémie, la profession et son personnel ont apporté, dans tout le pays, des services juridiques notariaux de qualité durant cette période grâce à la prise en compte de la situation réelle et de la particularité des services notariaux.

Les associations de notaires et les établissements notariaux ont pris des dispositions rapides pour une coopération active et sans réserve dans la lutte contre le coronavirus dans leurs régions respectives. Forts des outils informatiques facilitant les exercices notariaux, ils participent activement à la supervision du tirage au sort dans le cadre de l'attribution de matériaux rares, à la lutte contre la surenchère visant à faire monter les prix, contre la diffusion et la circulation de fausses rumeurs ou d'autres matières, continuent à approfondir le travail qui consiste à ce que les clients ne font qu’un « seul déplacement pour accomplir toutes les démarches notariales », et guident les clients par le biais de la consultation en ligne ou par téléphone, de la notification, de la prise de rendez-vous, l’envoie postal des actes authentiques afin d’orienter les parties vers une authentification notariale ordonnée.

Services spéciaux qui peuvent être fournis par les notaires durant la crise sanitaire

I. La notarisation des cas de force majeure

La notarisation de la force majeure se réfère à l’intervention d'un notaire, sur la demande des parties, visant à prouver conformément aux procédures légales la survenance de la force majeure et l'authenticité des pertes personnelles ou matérielles subies par les parties ou les personnes concernées par la force majeure. Le covid-19 a provoqué des conséquences graves dans tous les secteurs du pays, et les personnes physiques, les personnes morales ou d'autres organisations peuvent se trouver dans des situations telles que l'impossibilité d'aller travailler normalement, celle de voyager comme prévu ou encore l'impossibilité d'exécuter leurs obligations contractuelles en temps voulu. Selon les lois et règlements applicables, le non-respect des obligations contractuelles entraîne la responsabilité de la rupture de contrat, mais en cas de force majeure, ladite responsabilité peut être partiellement ou totalement exonérée.

A.   Domaines d’intervention notariale concernant la force majeure 

 1． Notification

Si l'une des parties n'est pas en mesure d'exécuter le contrat pour cause de force majeure, elle se doit d’en informer l'autre partie en temps utile afin d'atténuer les pertes éventuelles pour cette dernière, et d’en fournir des preuves dans un délai raisonnable. Cette notification peut être faite directement par un notaire, par le biais du courrier, par l’envoi des données sur support électronique … et il est possible de conserver des preuves sous forme authentique relatives à la remise et au processus de la notification.    

 2． Déclaration, signature ou sceau 

(1) La notarisation de la signature et du sceau de la « notification de force majeure » émise par l'entreprise.

(2) La notarisation de la « Déclaration d'événement de force majeure » émise par l'entreprise en fonction de sa propre situation.

 3． Conservation des preuves

(1) Notarisation de la conservation des preuves pour les données électroniques concernant les informations publiées par le gouvernement, les organisations, les différents canaux officiels ;

(2) Notarisation des témoignages sur les faits qui ne peuvent être attestés faute de preuves ;

(3) Notarisation de la conservation des preuves relatives à la situation actuelle des entreprises qui ont cessé de fonctionner ou de produire à cause de l'épidémie ;

(4) Notarisation de la conservation de preuves de différentes données électroniques incluant les courriels, WeChat, SMS… échangés entre les entreprises.

4． Notarisation des faits

 (1) La notarisation du certificat d’interruption ou de reprise retardée du travail de l'entreprise concernée ;

(2) La notarisation de l’attestation de l’arrêt des transports ou du changement du moyen de transport en raison de l'épidémie ;

(3) Notarisation de la copie conforme à l’original pour tous les types de certificats relatifs à l'épidémie fournis par le demandeur, tels que le Certificat de diagnostic médical et le Certificat de la quarantaine émis par l'hôpital, et le Certificat de la quarantaine ou le Certificat de séjour d’observation délivrés par le comité de village, le comité de quartier ou le bureau de quartier. 

5． Avis juridique

Après avoir fixé et obtenu des preuves suffisantes, le notaire peut émettre un avis juridique selon les besoins de l'entreprise ou du particulier ou à partir de l'ensemble des faits découlant de la force majeure.

 6． Médiation des litiges

Les établissements notariaux peuvent intervention dans la médiation des litiges résultant de l'inexécution ou du retard dans l'exécution d'un contrat pour cause de force majeure et traiter lesdits litiges de manière professionnelle, rapide et peu coûteuse grâce à la résolution non contentieuse des litiges, un avantage lié à la fonction notariale.

B. Documents requis pour la demande de notarisation pour le cas de force majeure

Lorsqu’on demande une notarisation pour raison de force majeure, en plus des pièces attestant la qualification du demandeur, celui-ci doit fournir les documents justificatifs délivrés par des services compétents capables de prouver la survenance de la force majeure et ses conséquences, les pièces qui justifient le lien entre le demandeur et l'événement de force majeure, et si le témoignage d’un témoin est requis, le notaire doit se présenter en personne et présenter le certificat d'identité du témoin.

L’établissement notarial peut, sur la base de la demande du demandeur et des preuves fournies par ce dernier, prendre l'initiative d'obtenir d'office des preuves pertinentes sur les sites web officiels du gouvernement, dans les médias faisant autorité et dans d'autres sources fiables. Les éléments de preuve obtenus à l’initiative de l’établissement notarial doivent être accompagnés d’une explication de la collecte de preuves et déposés au dossier pour consultation ultérieure.

II. Mesures spéciales pour les services aux entreprises

A.   Formation d'une équipe professionnelle de services juridiques dans la lutte contre l’épidémie

Mettre en place des groupes consultatifs de notaires bénévoles qui offrent des services juridiques et des conseils sur les pratiques juridiques pertinentes aux entreprises qui en ont besoin.

B.   Faciliter la consultation et la prise de rendez-vous en ligne

Les entreprises et les parties qui ont besoin d'un service notarial peuvent demander une consultation en ligne ou fixer un rendez-vous à l'avance par téléphone, sur le site web officiel, via le compte officiel WeChat ou sur d'autres plates-formes afin de réduire le nombre de sorties et de déplacements.

C.   Ouvrir un passage vert pour la notarisation à domicile

Pour les affaires notariales dont l'entreprise a réellement besoin, mais elle a du mal à se déplacer chez le notaire, l’établissement notarial enverra du personnel pour traiter le dossier après avoir pris rendez-vous, afin de réduire le fil d’attente et les rassemblements.

D.   Traitement expérimental des dossiers notariaux sans contact

Pour une partie d’affaires notariales dont les faits sont clairs, la preuve complète, la relation juridique bien nette, on procède à titre d’essai au traitement sans contact, par le biais des appels vidéo sur le réseau, le courrier express et d'autres moyens pour réaliser à distance la notarisation, la remise des éléments de preuves et des documents notariés sans contact.

E.   Donner la priorité à la notarisation ayant trait à l'épidémie

La priorité est accordée pour répondre à la demande de notarisation provoquée par l'épidémie, notamment : 1. La notarisation de la force majeure ; 2. La notarisation de la consignation des dépôts de règlement de dettes ou de garantie d'exécution ; 3. La notarisation des garanties des prêts de financement des institutions financières ; 4. La notarisation des modifications et de l’annulation des accords en raison de l'épidémie ; 5. La notarisation de la conservation des preuves concernant les divers types de pertes et de dommages entraînés par l'épidémie ; 6. La notarisation de la conservation des preuves concernant des infractions, des contrefaçons frauduleuses liées à l'épidémie ; 7. La notarisation de la conservation des preuves concernant l’annonce publique ou l’envoi postal des documents importants de la part de l'entreprise relatifs à l'épidémie ; 8. La notarisation des mandats accordés en raison de l'épidémie ; 9. La notarisation de la signature et du sceau sur les documents justificatifs commerciaux liés à l'épidémie ; 10. La notarisation des actes civils ayant trait à l'étranger impactés par l'épidémie.

F.    Assistance juridique notariale destinée aux entreprises en difficulté à cause de l'épidémie

L’établissement notarial traite en priorité des dossiers des entreprises mises en difficultés par l'épidémie et qui ont besoin de services notariaux, et accorde, en fonction de la situation réelle et de façon appropriée, des réductions ou exemptions des frais de services notariaux.

G.  Renforcer la communication sur les services juridiques et notariaux dans le contexte épidémique

Nous veillons à apporter des réponses juridiques de façon professionnelle, à renforcer la communication sur les sujets juridiques tels que les contrats, les relations de travail et les infractions dans le contexte de l'épidémie, afin d’aider les entreprises à éviter des risques de manière scientifique et en toute légalité.

I.                  Mesures spéciales pour les services aux personnes physiques

A.   Le traitement d’une partie de matières notariales en ligne

Des dizaines de matières notariales telles que la naissance, le diplôme, l'absence de casier judiciaire, la parenté, le mandat permettant l’exécution des actes ordinaires de la vie… peuvent être réalisées en ligne via Internet. Il est possible d’accepter en ligne la demande des parties, de soumettre en ligne des documents probatoires, vous pouvez obtenir votre acte authentique tout en restant à la maison, sans avoir à vous déplacer même une seule fois. 

B.   Fourniture de services de conseil via de multiples canaux et interfaces d'accès

Vous pouvez obtenir immédiatement des conseils juridiques en passant par des canaux tels que le compte WeChat, l'application WeChat et le service clientèle en ligne via l’application.

C.   Prise de rendez-vous par de multiples canaux

Si vous avez besoin d’avoir un service notarial hors ligne, vous pouvez prendre un rendez-vous par les canaux de consultation susmentionnés, et libre à vous de choisir, avec une grande souplesse, le lieu et l'heure qui vous conviennent. 

D.   Prestation de services d’expédition des actes authentiques et des documents associés

Les établissements notariaux peuvent assurer des services complets de représentation juridique aux groupes de personnes spécifiques telles que les personnes âgées et les infirmes, les handicapés, les personnes mises en quarantaine, le personnel médical et les agents de prévention des épidémies sur des dossiers ayant trait à l’étranger, à l'immobilier ou à la propriété intellectuelle, etc.

E.   Prestation de services d’expédition des actes authentiques et des documents associés 

Une fois l'authentification notariée terminée, afin de faciliter la réception par les parties des actes authentiques et des documents associés, nous pouvons les envoyer par courrier ou par « livraison express » de manière à les faire parvenir à l'adresse indiquée par les parties en temps utile.

F.    Ouverture du passage vert

Un passage vert est ouvert avec du personnel dédié au traitement prioritaire des affaires liées à la prévention des épidémies et d’autres besoins urgents.