Introduction au projet du smart notariat initié par le Bureau de la Justice de Shanghai

Article publié dans Notariat de Shanghai, 2018-02

Texte fourni par le Département de la Gestion des Affaires notariales du

Bureau de la Justice de Shanghai

I  Contexte du projet

Au cours de ces dernières années, avec le développement constant des services notariaux, la demande sociale est de plus en plus importante. Cependant, l’informatisation de la profession notariale est largement en retard : la vérification des preuves est difficile, la rédaction des actes authentiques est lente, et le phénomène « plus d’actes, moins de notaires » s’aggrave. L’accès difficile aux services notariaux, la mauvaise impression laissée aux clients ainsi que la non-satisfaction à leurs demandes, constituent des obstacles au développement de la profession notariale. Depuis 2017, ciblant les domaines où il y a le plus de plaintes par courrier ou par visites, à savoir les emprunts entre personnes privées et la création irrégulière d’études notariales, le Ministère de la Justice a renforcé la surveillance professionnelle et le contrôle sur la qualité des services rendus, et les mesures mises en place ont pour effet d’apaiser les conflits sociaux de manière provisoire. Mais cela ne remédie pas suffisamment ni à l’aspect suranné des mesures de contrôle, ni au manque de surveillance avant et pendant la fourniture des services, ni au rôle passif du contrôle a posteriori. Par conséquent, les risques liés à l’exercice de la profession notariale ne sont pas éliminés. Il est devenu urgent pour le notariat de renforcer la surveillance administrative, d’améliorer la qualité des services, d’empêcher les actes irréguliers ou illicites, de sauvegarder la bonne image du notariat et de garantir le développement durable de la profession.

Conformément à l’exigence de ‘5 bases de données et 4 systèmes’ imposée par le Ministère de la Justice ainsi qu’aux concepts de ‘la couverture complète, les échanges en temps réel, le contrôle technique, le management par les données électroniques’, le Bureau de la Justice de Shanghai a élaboré le ‘Projet général de l’informatisation du Smart notariat à Shanghai’. Ce projet vise à développer un système intelligent pour la préparation des actes authentiques à l’aide de moyens informatiques, afin de renforcer la surveillance avant et pendant l’exercice des activités, de régulariser les procédures et d’améliorer la qualité des services ainsi que le niveau d’administration du notariat à Shanghai.

II Présentation sommaire du projet

Le Smart notariat à Shanghai est un composant important du projet global de ‘Big data’ initié par le Bureau de la Justice de Shanghai. Il s’agit d’une plateforme de services et de surveillance s’appuyant sur de nouvelles technologies telles que les nouveaux équipements, l’intelligence artificielle, et qui intègre en son sein les besoins de la surveillance administrative du notariat, de la direction de la profession et de l’exercice des services, correspondant parfaitement à la réalité du notariat à Shanghai, et afin de  se mettre au niveau de la construction du Big data pour planifier le projet. A partir du juin 2017, ce projet est entré dans la phase d’investigation. En septembre, un groupe spécial pour le développement a été mis en place, et une ‘Base de recherche du smart notariat’ a été créée. En février 2018, l’organisation standard des services notariaux a été arrêtée. Au mois de mars, le développement des hardwares et des logiciels a été largement achevé. A partir de mai, ce programme a commencé à être utilisé à titre expérimental dans certaines études notariales. Il est envisagé de le mettre à la disposition de toutes les études à Shanghai avant la fin 2018.

Depuis sa mise en place, le projet ‘smart notariat’ a reçu le soutien du Ministère de la Justice ainsi que des dirigeants de la Municipalité de Shanghai. Au début de la conception du projet, le centre informatique du Ministère de la Justice a montré un grand enthousiasme envers le programme et a donné des directions concrètes. Le 25 septembre 2017, Monsieur CHEN Yin, secrétaire du Comité du Droit et de la Politique du gouvernement de Shanghai, a visité la base de Recherche et d’exploitation et il a aussi émis à plusieurs reprises plusieurs demandes de travail sur le projet de Smart notariat. Avec leur soutien, le Smart notariat est devenu un programme indépendant de l’informatisation du gouvernement de Shanghai.

Le Smart notariat insiste sur l’élaboration des standards, la direction par la technologie, la surveillance par attribution de codes, la conservation des traces et l’amélioration des services. Sa philosophie est ‘la surveillance par la technologie, l’amélioration des services’. En ce qui concerne l’administration des services notariaux, il s’agit de renforcer le contrôle avant, après et au cours de l’exercice des activités en collectant les données via des technologies intelligentes. Pour les services notariaux, il s’agit d’améliorer la qualité, l’efficacité et l’expérience de services par une procédure standardisée établie grâce aux équipements intelligents.

III  Les 6 points forts

1. Avec l’assistance intelligente à la préparation des actes, les services deviennent plus rapides et plus efficaces

S’appuyant sur les nouvelles technologies, le smart notariat exploite activement les services notariaux intelligents en ligne, ce qui permet de réaliser l’objectif ‘pousser les informations à bouger, et non pas les clients’. Ainsi, il est possible de fournir des services juridiques notariaux plus rapides et plus efficaces.

La machine multifonctionnelle du smart notariat

Le projet du Smart notariat a développé, à titre accessoire, la première machine « Smart Notariat » multifonctionnelle en la matière à l’échelle nationale. Cette machine contient 12 services d’assistance automatique en relation avec la préparation des actes authentiques, y compris l’enregistrement automatique des informations personnelles des clients, la vérification automatique des informations des papiers d’identité, la vérification automatique du client et des actes, et la création automatique de l’acte authentique. Il suffit de suivre les instructions pour réaliser 3 types d’actes authentiques, y compris ‘l’attestation d’absence de condamnation pénale’. Grâce à ces services, l’objectif consistant à réduire par moitié le temps nécessaire pour demander un acte notarié est atteint. 

Avec cette machine multifonctionnelle, l’échange réciproque d’informations devient possible entre les clients et les notaires. L’ordinateur permet ainsi de libérer les notaires des affaires procédurales compliquées, et de résoudre le problème de manque de personnel par les moyens techniques.

Avec la combinaison de la machine multifonctionnelle et la plateforme multifonctionnelle pour la préparation des actes authentiques, il suffit de suivre les instructions standardisées en matière notariale pour pouvoir exercer des activités notariales, ce qui permet aux clients d‘entrer par une seule porte, et faire deux queues de moins’.

Entrer par une seule porte, et faire deux queues de moins.

La machine multifonctionnelle est équipée de deux caméras de haute définition (une en avant et l’autre en arrière), ainsi que d’un objectif photographique pour la reconnaissance faciale. Cette machine permet d’enregistrer les images des clients ainsi que des notaires, de faire la comparaison entre les actes et les individus, ceci avec le soutien et l’aide du Bureau de la police. En combinaison avec la technique de la reconnaissance automatique de la parole, et de la technique de la comparaison des empreintes digitales (à l’heure actuelle, le taux de succès pour l’identification de l’individu via les empreintes digitale est de presque 100%), la machine permet une vérification intelligente des individus et des actes, ce qui évite des faux en la matière.

2  Remplacer des ‘règles internes’ par des standards, unifier les normes d’opération

Jusqu’ici, la profession notariale n’a pas développé de standards uniformes pour les services, et il n’existait que des ‘règles internes’ nées de la pratique. Les différentes études adoptent des procédures divergentes et imposent des conditions variées pour le même service. Cette situation est non seulement défavorable à l’amélioration de la qualité des services notariaux, mais également une source de confusion pour les individus, ayant pour résultat des malentendus ou même des conflits.

Le Bureau de la Justice de Shanghai a, avec la participation de l’Association du Notariat de Shanghai, élaboré 180 Livrets pour fournir des services notariaux et 180 Guides pour demander des services notariaux, après avoir fait le bilan des expériences professionnelles du notariat à Shanghai pendant des années. Ces documents de plus de 10 millions de caractères chinois fixent des standards stricts concernant les procédures, les actes, les frais, les consultations, les vérifications et les autorisations. En outre, il existe plus de 400 modèles qui servent de référence pour les clients et les notaires. Tout cela garantit la standardisation complète du smart notarial.

La plateforme multifonctionnelle pour la préparation des actes authentiques fixe les procédures des services, les exigences pour des documents, ainsi que les modèles préétablis conformément aux exigences strictes déterminées dans les Livrets, afin de standardiser l’ensemble des services notariaux. Pour les notaires, le système intelligent pour la préparation des actes authentiques fondé sur les Livrets des services peut réduire effectivement les erreurs commises et augmenter l’efficacité des services. En même temps, ce système peut inciter la profession à s’orienter vers un développement plus stable. Pour les individus, les Guides pour la demande peuvent leur donner des renseignements sur les étapes à suivre pour la demande des services notariaux, et ils peuvent ainsi économiser leur temps que ce soit pour la préparation préalable ou pour la réalisation des actes proprement dite. 

3 Créer un moteur centralisé de recherche d’actes, résoudre les difficultés pour la vérification

Conformément à l’exigence de ‘5 bases de données et 4 systèmes’ imposée par le Ministère de la Justice ainsi qu’aux idées de ‘la couverture complète, les échanges en temps réel, le contrôle technique, la conduite par des données’, le programme du smart notaire s’efforce d’exploiter les particularités professionnelles du notariat à Shanghai, et de surmonter les limites structurelles et territoriales, en vue de l’établissement du premier moteur centralisé de recherche d’actes pour la profession notariale à l’échelle nationale.

Le Centre de recherche des actes du Smart notariat

D’après les sondages, le pouvoir d’investigation et d’inspection des notaires n’a jamais été initié de manière explicite, et lors de l’exercice des activités notariales, il manque des garanties légales au profit des notaires en ce qui concerne leur compétence d’investigation, ce qui conduit à l’échec, ou même à la fraude dans l’obtention des preuves.

Pour garantir le pouvoir d’investigation des notaires et l’authenticité des actes notariaux, le Smart notaire va créer une plateforme centralisée de recherche des actes, connectée avec des systèmes extérieurs de la recherche d’actes. La plateforme accumule et synthétise toutes ces données extérieures afin de faciliter la recherche au profit des notaires. La plateforme centralisée va réaliser le partage des données avec 15 institutions, comprenant la police, l’administration de la justice, les tribunaux, la santé publique, les affaires civiles, le Ministère de l’éducation, les ressources humaines et la sécurité sociale, la propriété intellectuelle, l’industrie et le commerce, l’immobilier, le Bureau des archives, le service des impôts, le Ministère du développement et de la réforme, les banques et le Bureau des affaires étrangères. Ce faisant, la plateforme collecte 54 types d’informations, y compris les informations sur l’entrée et la sortie du territoire, l’identification des individus et des actes (reconnaissance faciale, identification des empreintes digitales), les informations sur l’identité (le certificat de résidence, la carte d’identité à titre provisoire, la carte d’identité des résidents), les informations de l’état civil (la date de naissance, la date du décès, situations familiales), la situation matrimoniale, le certificat de mariage, le certificat de divorce, le contrat de règlement du divorce, les informations sur l’adoption, le niveau en langues étrangères, le résultat au baccalauréat, les informations sur les diplômes, etc. La recherche se réalise en un seul clic par attribution d’un code, ce qui assure la confidentialité des informations tout en augmentant l’efficacité des services notariaux. À l’heure actuelle, la plateforme de recherche du Smart notariat est la première application ayant conclu une convention stratégique avec le Ministère de l’Intérieur, ce qui permet aux notaires d’avoir accès à un port unique de recherche pour les services notariaux.

Le Centre de recherche d’actes du Smart notariat

Aux différents stades, le Smart notariat emploie des mesures techniques comme la comparaison automatique, la recherche intelligente et la conservation des traces de recherche, ce qui simplifie énormément le processus de la recherche d’actes et améliore l’efficacité ainsi que la qualité des services. Le Smart notariat régularise la recherche d’actes, surveille les activités par l’attribution du code, conserve les traces dans la recherche d’actes, évite la divulgation illicite des informations et assure la régularité des opérations des notaires.

Régulariser la recherche d’actes

4 Laisser automatiquement des traces pendant tout le processus, conserver les données intégrales

Le système de la conservation automatique des traces est rendu possible par l’intégration aux équipements de hardwares intelligents et par la connexion avec le Centre de recherche d’actes. Aux différentes stades de la préparation de l’acte, ce système réalise la comparaison automatique, la recherche intelligente d’actes et en garde les traces, et l’archivage électronique de l’acte notarial est automatiquement créé de manière simultanée. La conservation des traces constitue non seulement une surveillance sur des activités notariales, mais elle permet aussi la conservation des preuves concernant la régularité des services rendus par les notaires. Cela facilite considérablement la gestion des archives, l’examen des services ainsi que le traitement des plaintes.

Le système de la conservation automatique des traces

Après la modification standardisée de 200 bureaux des notaires, ces derniers sont devenus des smart bureaux dotés d’un système automatique de surveillance audiovisuelle qui permet d’enregistrer en temps réel toutes les données audiovisuelles au cours du service et de les synchroniser dans le ‘Cloud’. Avec les 5 systèmes de surveillance audiovisuelle de niveau de définition des images de 1080p, le volume des données annuel peut atteindre 2000T, ce qui permet de créer une base de données complète pour les activités notariales.

La chaîne de traçabilité pour le Smart notariat

Le Smart notariat a créé une chaîne de traçabilité complète pour les notaires, y compris l’accès via une clef USB, la vérification du traitement, la création du code de vérification, la fiche de demande, et la vérification de l’identité, ce qui permet la surveillance par l’attribution d’un code à tous les stades. Une blockchain notariale est créée pour conserver de manière sécurisée les informations cryptées sur la plateforme de surveillance, ce qui évite la falsification et assure la régularité des opérations. Toutes les opérations des notaires sont automatiquement enregistrées dans les archives électroniques, ce qui rend possible la traçabilité de toutes ces opérations.

5 La technique de la surveillance par l’attribution de code, et la certification sous forme électronique

Le système de la surveillance par attribution de code emploie la technique du ‘code de vérification’, et adopte le principe ‘un dossier, un code’ pour tous les services notariaux, enregistre intégralement les situations objectives pour le traitement des services notariaux afin de réaliser la parfaite traçabilité des services. Par l’adoption des règles de vérification publique des codes de vérification, le smart notariat permet aux clients et aux tiers intéressés de procéder à la vérification de l’étude notariale, des notaires concernés, du déroulement du service et de l’authenticité des actes, en utilisant une voie officielle unique. Cela facilite considérablement l’utilisation des actes authentiques.

Le système technique de la surveillance par attribution de code

Grâce à la surveillance par attribution du code, il est possible de réaliser une surveillance électronique en temps réel pour les activités de toutes études notariales à Shanghai. Les 12 points d’autorisation donnent des autorisations aux études notariales et aux notaires. En dehors de la surveillance, le système comporte en outre 8 dépôts, 75 ensembles de données et 1476 data items. Pour utiliser ces données, les notaires ont aussi besoin d’un code de vérification afin d’éviter la violation des données.

Les points de vérification pour la surveillance par attribution de code

Le code de vérification permet une rétroaction bilatérale à tous les stades de la préparation des actes, réalisant ainsi une surveillance continue des activités notariales par les autorités judiciaires et administratives. À titre d’illustration, pour commencer, le notaire doit se connecter à un équipement spécifique via une clef USB ; le code de vérification donne une autorisation pour cet équipement et pour la clef USB. En même temps, les notaires doivent effectuer une vérification de leur carte d’identité, au moyen de l’autorisation via le code de vérification, et ensuite le système devient accessible pour traiter le dossier. A toutes les étapes du service notarial, le code de vérification est indispensable pour avancer. Lors de l’exercice des activités en dehors de l’étude notariale, les notaires ont aussi besoin du code de vérification pour obtenir l’autorisation. Par ailleurs, les clients vont recevoir des messages d’alerte toutes les fois qu’ils procèdent à des opérations importantes.

Grâce à l’application sur son téléphone portable, le client peut se renseigner sur l’actualité des services notariaux, et il peut bénéficier de ces services en utilisant son portable : le conseil, la prise de rendez-vous, la demande de service, le suivi du service. Avec le code de vérification, il suffit une seul démarche pour connaitre toute l’actualité sur les services notariaux.

La vérification des actes authentiques, en une seule étape

6  Collecter les données professionnelles, contrôler les risques professionnels

Le Smart notariat a créé le Centre d’archivage des données de Shanghai, qui réunit les données des différents services notariaux, y compris 1476 data items, 8 dépôts essentiels, et 75 ensembles de données. En outre, a été établi un dépôt unique pour les actes authentiques, servant à conserver tous ces actes dans la municipalité de Shanghai, assurant le principe de gestion ‘un acte, un code’, et organisant un service unique pour la vérification des actes authentiques ; a été créé le fichier central municipal centralisée des testaments, améliorant la procédure d’enregistrement des testaments authentiques, et régularisant le service de consultation des informations des personnes concernées par les testaments ; a été créée aussi la banque unique d’archives électroniques, afin de mettre en ordre les données, de renforcer l’exploitation des données, d’assister au contrôle des risques sur la qualité des services notariaux, et améliorer la base de connaissance pour la profession notariale, en exploitant de nouvelles technologies telles que l’identification intelligente ou le Big data. Enfin, le Smart notariat crée une plateforme de recherche des services notariaux, accessible à toutes personnes physiques et morales qui ont intérêt à utiliser des actes authentiques.

Établissement du Centre des archives numériques du notariat

Le système d’analyse de données du Smart notariat effectue des analyses et de la modélisation, sur la base de toutes données relatives à la profession notariale. Il donne aux données la place centrale et les analyse sous leurs différentes dimensions. Il crée une application pour les analyses et alerte sur les risques en matière notariale, réalise une surveillance détaillée pour la profession notariale dans tous ses aspects. Il faut réaliser l’intégration des ressources, l’interaction et le partage des données pour les services de base en utilisant la technique du Big data.

A travers l’analyse de plus de 630 000 dossiers traités par les notaires, le smart notariat est au courant de l’actualité de la profession notariale, exploite ses besoins, prévoit les tendances à venir, assiste à la prise des décisions judiciaires et administratives. S’appuyant sur des cas concrets d’application tels que la qualité des services notariaux, la justice, l’analyse des différents types de personnes, le besoin de la consultation des actes, le Smart notariat offre aux études notariales de tous les districts de Shanghai des calculs et des analyses des données facilement utilisables ; le Smart notariat offre le modèle pour les recherches et les jugements, les moyens et les méthodes d’analyse et l’application intelligente de ces analyses multidimensionnelles et d’autres services fonctionnels.

La plateforme analytique du Big data pour le Smart notariat

Via l’analyse du Big data, le Smart notariat réalise la gestion des risques pour la profession notariale. Il surveille l’ensemble des données que ce soit au niveau macroscopique concernant la profession, ou au niveau microscopique en ce qui concerne les clients ou les notaires, en vue d’établir les modèles dynamiques, structurels et visuels de la profession, des clients et des cas. Cela permet de découvrir dans un premier temps les irrégularités dans les données, et de prendre des mesures en moment propice contre des personnes ou des activités suspectes. Ce faisant, les revendeurs de services notariaux et les activités à risque ne peuvent plus se dissimuler.

La plateforme de la surveillance du Big data pour le Smart notariat

IV  Conclusion

Le Smart notariat à Shanghai a pour but et principe le renforcement de la surveillance administrative et l’amélioration de la qualité des services notariaux au profit du peuple. Il vise à réaliser l’intensification des services notariaux, à accroitre l’efficacité des services ainsi que la compétence des notaires en matière de gestion des risques professionnels, et à fournir une garantie par la technologie informatique pour le développement et la réforme des missions notariales.