LE NOTARIAT MONGOL

93 ans pour un Jeune notariat

Le notariat Mongol a été établi en 1924 sous l’influence soviétique. Mais sous sa forme actuelle, le notariat Mongol date de sa réforme en 1997, faisant suite aux changements politiques et économiques du pays. En 1997, la Loi du Notariat établissait le notariat de cette nouvelle ère.

La transition vers une économie de marché a entrainé la privatisation de l'immobilier et la création de banques commerciales ; des prêts ont alors été accordés aux clients sans garanties collatérales et notariales. Les tribunaux ont très vite été inondés de réclamations et de nombreuses banques commerciales ont fait faillite. Avec le développement du notariat dans le pays, la plupart de ces difficultés ont été résolues.

En 2011, la Loi sur le Notariat a été amendée avec un changement fondamental de principe : le notariat est devenu une profession libérale et indépendante agissant au nom de l'État sur une base d'autofinancement. Sa tâche principale est l’authentification des actes dotés de la force exécutoire.

Cette loi est actuellement en cours de révision : le projet de la nouvelle loi aurait été approuvé par le gouvernement et sera soumis prochainement au Parlement.

Organisation du Notariat Mongol

Les notaires mongols sont près de 300 notaires pour 3 millions d’habitant :

-          110 notaires en province

-          173 à Oulan-Bator ; la capitale, est divisée en 9 arrondissements ; le plus grand arrondissement – Sukhbaatar- compte 41 notaires.

Dans les unités sous-territoriales administratives du pays, où il n'y a pas de notaire, le chef de l'unité territoriale-administrative a le droit de délivrer des actes notariés sur son territoire. En général, ces fonctionnaires sont nommés par le Ministère de la Justice de la Mongolie.

Le notariat mongol est regroupé dans la Chambre nationale. La Chambre des notaires est une organisation non gouvernementale.

La Chambre nationale a des représentations au niveau de la province et dans chaque arrondissement de la capitale.

Les notaires exercent de manière individuelle: un notaire par bureau avec ou sans collaborateur.

Le notariat est placé sous la tutelle du Ministère de la Justice.

Le budget de la Chambre nationale est alimenté par les notaires ; sur les sommes perçues par les notaires sont prélevés sur une base mensuelle :

-          5% versés à la Chambre nationale : 3% pour la Chambre et 2% pour l’assurance professionnelle (auparavant l’assurance était payée de manière forfaitaire : 50 000 TM annuels en province et 100 000 TM dans la capitale)

-          Et une taxe de 10%.

La Chambre contrôle annuellement les dossiers d’enregistrement des actes et ceux relatifs aux taxes tous les 2 ou 3 ans.

Pour ce qui est de l’assurance, la compagnie d’assurance paie les dommages si la faute est non intentionnelle – seront ainsi pris en charge les dommages et pertes subis par les clients en cas de faute due à une erreur professionnelle, une erreur d’appréciation ou une déficience due à la formation du notaire; elle ne paie pas pour les dommages issus d’une faute intentionnelle ou d’un crime. L’assurance est sélectionnée annuellement par la Chambre après un vote et au nom de tous les membres de la Chambre ; chaque notaire conclut son contrat d’assurance avec cette compagnie d'assurance et un certificat de l’assurance est remis à chaque notaire.

 En l’absence de sinistre, la société reverse 10% des sommes reçues, cette somme sera utilisée par la Chambre pour la formation ainsi que pour les réunions et diverses activités.

La Chambre compte plusieurs Comités dont celui de la discipline.

Le Comité International a été créé pour développer les relations internationales qui sont devenues actives ces dernières années. Les représentants de ce comité (7 personnes) font valoir qu’aller à l’étranger coûte cher et touchera peu de personnes : ils privilégient donc l’accueil des experts étrangers pour les échanges internationaux.

 A côté du Président, un Conseil consultatif composé de notaires expérimentés et reconnus, conseille et informe le Président sur les questions de développement de la profession notariale en Mongolie.

L’accès à la Profession

Pour devenir notaire, il faut d’abord être diplômé en droit au niveau de la licence soit environ 4 à 5 ans d’études.

Ensuite il faut travailler 2 à 3 ans et se présenter à l’examen des professions juridiques et judiciaires organisé par la Commission des examens du Ministère de la Justice – cet examen est commun aux juges, procureurs, avocats et futurs notaires.

Ensuite, le diplômé travaille et devra attendre que le concours soit ouvert en raison de la création de postes. Ce concours et la création de postes dépendent du Ministère de la Justice.

En cas de réussite, le futur notaire fait un stage de 6 mois chez un notaire avant de s’installer ; ce stage est réduit à un mois si on a déjà travaillé dans un office notarial. La Chambre organise aussi une semaine de formation portant sur toutes les fonctions du notaire. Le stage s’achève par un examen. En cas d’échec à cette épreuve, le délai de formation sera rallongé.

Du fait des exigences de formation et d’expérience professionnelle, les notaires nouvellement admis ont généralement plus de 30 ans. L’âge de la retraite est actuellement fixé à 70 ans.

Dans les régions où il n’y a pas de notaires, ce sont les secrétaires de mairie qui exercent les fonctions d’attestation et de certification : pour cela ils reçoivent une formation. Pour les dossiers spéciaux, ce sont des notaires qui les traiteront.

Les employés des services consulaires sont formés aux fonctions de notaires consulaires par la Chambre.

Lorsqu’il entre dans la profession, le notaire reçoit un sceau avec un numéro.

L’Activité des notaires mongols

Les activités des notaires sont classées en 7 catégories. A chaque catégorie correspond un cahier d’enregistrement fourni par la Chambre Nationale et portant son sceau à chaque page; aucune page de ce cahier ne peut être arrachée. En cas d’erreur, on doit barrer : il ne faut ni surcharger ni utiliser du blanc de type « corrector ».

Ces cahiers sont archivés en fin d’année : un classeur par catégorie d’activités. Les dossiers sont conservés par les archives nationales et pour une période de 70 ans pour les testaments, successions, immobilier et contrat. Ensuite, ils sont voués à la destruction. Les autres types de documents sont conservés moins longtemps.

S’il y a des pièces attachées aux contrats – copies de cartes d’identités par exemple - elles doivent porter le sceau du notaire.

Les notaires disposent dans leurs bureaux d’un équipement permettant de déceler l’authenticité d’une carte d’identité : ils ont l’obligation de l’utiliser pour les documents qui engagent l’identité du requérant.

Les notaires reçoivent aussi un carnet de reçus pour les sommes perçues : le sceau est apposé à cheval sur la souche et la partie mobile remise au client.

Les notaires sont soumis à un tarif unique au plan national, les sommes perçues vont sur leurs comptes personnels. Ces sommes sont habituellement perçues en argent liquide : le plus petit montant étant pour les certifications de traduction – 400 TM, et les plus gros montant étant les pourcentages reçus sur les montants des contrats en cause ou des successions : jusqu’à 200 000 TM. Il y a par ailleurs un tarif horaire pour le conseil : 3 000 TM de l’heure.

Ce tarif unique date de 2011 et ne reflète pas l’inflation qui règne depuis : en moyenne 10% annuels.

Les clients des notaires sont autant des personnes physiques que des personnes morales. Lorsque c’est une personne morale, en plus de la signature du représentant qui demande l’intervention du notaire, le sceau de l’entreprise sera porté sur le registre du notaire.

Auparavant les activités des notaires étaient souvent des attestations et des certifications de documents. Maintenant les activités des notaires sont plus en plus liées à l’authentification des contrats. L’activité notariale commence à se développer aussi dans les secteurs d’une société et d’une économie modernes. Par exemple pour les questions relatives au droit de la famille, le notaire sera de plus en plus sollicité : le régime légal matrimonial est la communauté des biens réduite aux acquêts, il y a encore très peu de contrats de mariages car ce n’est pas encore entré dans les mœurs. Mais la profession s’attend à un développement dans ce sens. Même chose pour les testaments : en général les successions sont légales. Mais des signes prouvent que la société Mongole change et qu’avec ces changements, ces domaines d’intervention du notaire se développent. En effet, chaque année, le nombre de testaments authentiques et de certificats  d'hérédité augmente rapidement.

Les bureaux de notaires sont souvent à proximité voire même dans la même enceinte que ceux des banques : les emprunts font l’objet d’un contrat rédigé par la banque et les signatures sont authentifiées par le notaire voisin ou présent.

Les contrats que le notaire authentifie sont soit fournis par les clients – la banque par exemple – soit sur des modèles proposés par des notaires.

La réforme en cours demande aux notaires d’afficher et de mettre à disposition un certain nombre d’informations … sous forme de tableaux ou d’affichettes. Il faut aussi afficher les raisons pour lesquelles un notaire peut refuse une demande d’un client.

La Suisse a mis en place une coopération sur le thème du « one window service » ; à Oulan- Bator on compte 4 services de ce type sur les 9 arrondissements. Il s’agit de réunir tous les services sociaux – registres de l’Etat civil, sécurité sociale, service de l’emploi, photographies d’identité, services aux handicapés, le cadastre et un notaire dans un même espace mis à disposition par l’administration. Mais récemment, les notaires ont commencé de refuser de travailler en « one window service », car il n'y a aucun moyen de protéger dans de tels espaces l’intimité et les secrets liés aux actes demandés aux notaires par les clients.

Les notaires sont propriétaires ou locataires de leurs bureaux.

Chaque notaire paie individuellement ses assurances sociales.

La Discipline

La Chambre nationale compte un « Comité de Discipline et déontologie ». Selon la Loi notariale il est composé de 5 à 7 personnes : un Président et des membres. Ce sont des juristes qui ont de 10 à 25 ans d’expérience professionnelle. Certains ont été juges, avocats ou conseils juridiques.

Ils sont élus pour 4 ans renouvelables et sans limite du nombre de mandats successifs.

Auparavant, les questions d’éthique et de discipline n’étaient traitées que par la Loi sur le notariat. En 2000, un règlement professionnel a été adopté par le Ministère ; le règlement sur le Comité d’Ethique et de discipline date de 1997 et a été modifié en 2011.

Les plaintes sont adressées par les clients : par lettre. Il s’en suit une rencontre et une négociation à la Chambre. En cas de désaccord, l’affaire est portée devant le juge. Jusqu’ici, un seul dossier est arrivé devant le juge.

Le pouvoir de sanction est disposé par l’article 44: le Comité émet des avertissements ; les cas graves qui mènent à la révocation, sont du ressort du Ministère de la Justice.

Les fautes dites graves sont généralement : certifier la présence des deux parties alors qu’une seule était présente, ou certifier une copie conforme à l’original alors que l’original n’a pas été présenté. Les fautes très graves sont par exemple la dissimulation de la réception de sommes d’argent.

Le Comité peut aussi être le défenseur du notaire en cas de nécessité.

Le Comité participe à la formation des nouveaux notaires avant la prise de fonctions en informant sur les principales fautes que le notaire peut commettre au cours de son travail ; le Comité attire l’attention sur le travail du notaire et l’Ethique et procèdera à des contrôles réguliers des notaires nouvellement entrés en fonction afin de les aider à mener correctement leurs activités.

Des contrôles annuels sont organisés : le choix des personnes contrôlées est fait par le Comité. Pour les nouveaux notaires il y a contrôle et conseils.

Lorsque les contrôles sont à exercer très loin dans le pays, cela provoque des frais et des absences de l’étude : alors les inspecteurs reçoivent une indemnité.

Conclusion 

La société mongole connaît depuis 1997 de profondes mutations dues aux changements de régime politique. L’ouverture et la modernisation exposent les notaires à de nouveaux défis. C’est une profession bien structurée et dotée de tous les outils pour un fonctionnement proche des standards du notariat occidental. Cependant, le fait que les notaires mongols travaillent seuls et travaillent aussi comme avocats fait que leurs absences du bureau pour diverses causes (professionnelles, personnelles, santé) nuisent à la qualité du travail et à l’accueil des clients. Une meilleure gestion de la profession devrait apporter des solutions appréciées par la population qui se plaint de cet état de fait. Pour cela, le notariat mongol doit favoriser l’installation d’offices notariaux comptant plusieurs notaires assurant une permanence parfaitement organisée. De plus, cette forme de travail en commun devrait favoriser les échanges et la qualité du travail notarial. Les exemples puisés à l’étranger pourront appuyer ce type de réforme.

Afin de relever les défis de demain, le notariat mongol souhaite donc développer ses échanges avec l’étranger : autant pour étudier et partager que pour se défendre face aux tentations de l’ultra libéralisme qui voudraient limiter son rôle. Le notariat mongol est devenu membre de l’UINL en 2013.