Le 19 décembre 2005, une douzaine de notaires français effectuaient, pour la première fois, La publication d’un acte de vente vers une conservation des hypothèques de façon entièrement électronique. Le média n’était plus le papier, mais un flux de données informatiques signées. Depuis cette date, le notariat français c’est résolument tourné vers la dématérialisation, en 2009, 80% des réquisitions d’état, documents permettant de connaître la situation hypothécaire d’un bien immobilier, sont dématérialisées, les notaires publient des actes de ventes, les inscriptions hypothécaires et les déclarations de plus-value immobilières de façon électronique vers toutes les conservations des hypothèques de France.

Ce grand projet à précédé la mise en place du Minutier Central Electronique des Notaires de France, permis par le décret du 10 aout 2005 d’application de la loi de mars 2000 sur l’acte authentique sur support électronique. Inauguré par Me Bernard Reynis, alors Président du Conseil Supérieur du Notariat Français, depuis le mois de mai 2009, les notaires de France déposent des actes authentique électroniques dans l’archive du Minutier Central des Notaires de France, qui doit en assurer la conservation et la restitution pendant une durée de 100 ans avant qu’ils soient versés aux archives.

Une première étape vers l’Acte Authentique Electronique : Télé@ctes

Afin de permettre les échanges de données dématérialisées entre les notaires et les conservations des hypothèques, le Conseil Supérieur du Notariat et la Direction Générale des Finances Publiques ont lancé le projet Télé@ctes.

Afin de mener à bien cette entreprise, plusieurs éléments devaient être réunis.

Depuis maintenant 4 ans, toutes les conservations des hypothèques disposent de FIDJI, la base de données informatisées de la publicité foncière. Il a fallu plusieurs années pour y arriver :

-         numérisation des archives papiers

-         installation d’une base de saisie informatique dans les conservations des hypothèques

-         adaptation des processus de travail aux nouvelles contraintes

Il n’était pas possible d’envisager une dématérialisation de la publicité foncière avant que l’intégralité des conservations des hypothèques ne soit passée à FIDJI.

Naturellement, le notariat n’inscrit ou ne publie pas directement les biens immobiliers objets de mutations dans les bases de données des conservations des hypothèques, mais envoi des documents, signés, qui sont exploités par la conservation des hypothèques à des fins de publication et d’inscription.

Par ailleurs, les éléments transmis lors de la publication d’un acte ne sont pas tous à destination de la conservation des hypothèques, mais peuvent concerner d’autres services de la Direction Générale des Finances Publiques ; les plus values immobilières sont un exemple de ces documents particuliers.

Afin de permettre d’automatiser la récupération des ces éléments, la vérification de la signature et de la provenance des dépôts, la DGFIP à mis en place un système de réception centralisé de l’ensemble des flux de données en provenance du notariat, qui se charge de les envoyer dans les conservations des hypothèques idoines.

Depuis 1996, le notariat s’est engagé dans la voie de la mise en place des technologies de l’information et des communications à l’échelle de l’ensemble de la profession.

Après s’être doté d’un système de signature électronique sécurisée, et d’un réseau sécurisé, il a fallu se doter d’une infrastructure permettant le traitement, la vérification et l’acheminement des flux de données informatiques à l’ensemble des partenaires de la profession et tout particulièrement avec la Direction Générale des Finances Publiques.

Afin de répondre à ce besoin, la plateforme PLANETE a été développée et fonctionne au siège de la société Real.not, filiale de l’ADSN en charge du réseau et des applications centrales de la profession.

La plateforme PLANETE permet de diriger l’ensemble des flux informatiques émis par les offices notariaux à destination des tiers. Ceci est rendu possible grâce notamment à l’utilisation de standards en matière d’échange de données informatiques (les services Web et le langage XML).

Les principales fonctions de PLANETE sont

-         D’assurer que des flux sont bien signés, et par les bonnes personnes (seul le notaire peut signer la copie authentique).

-         De s’assurer qu’un partenaire reçoit bien les données qu’il est sensé recevoir, et pas d’autres.

-         De s’assurer que le logiciel ayant émis ces informations est bien labellisé, c'est-à-dire qu’il a bien reçu l’agrément de la profession pour procéder à de tels échanges et qu’il permet donc un travail d’une qualité requise pour ce type d’échange.

-         De s’assurer que toutes les informations nécessaires sont bien présentes.

-         Et tout un ensemble d’autres contrôles plus techniques mais tout aussi nécessaire, dont notamment s’assurer que les données transmises ne contiennent pas de virus.

C’est donc par l’intermédiaire de PLANETE que les dossiers informatiques de dépôt sont envoyés depuis l’office vers la DGFIP qui se charge de les transmettre à la conservation des hypothèques. Et c’est également par ce biais que les mentions de publications et autres éléments retournés par la conservation des hypothèques sous forme informatique sont envoyés au logiciel de rédaction d’actes et de gestion des formalités à l’office notarial.
 

Télé@ctes n’est pas un simple envoi de documents issus d’un traitement de texte vers la conservation des hypothèques. Bien plus que cela, Télé@ctes permet d’envoyer les informations nécessaires à la publication sous une forme particulière permettant leur exploitation automatique par le système des conservations des hypothèques. La personne en charge du dossier à la conservation des hypothèques n’ayant plus qu’à valider ces informations dans le système.

Afin de parvenir à un tel résultat, les sous produits de l’acte que sont la copie authentique et la copie hypothécaire nécessitent une mise en forme complexe qui doit être réalisée, avant que celui-ci soit validé par le notaire et envoyé à la conservation des hypothèques. Ceci n’est possible que parce qu’on utilise un logiciel de rédaction d’actes suffisamment performant pour arriver à ce résultat.

Il a donc fallu communiquer aux sociétés éditrices de logiciels de rédaction d’actes et de gestion des formalités, un cahier des charges les décrivant les mécanismes à mettre en œuvre et les opérations à réaliser pour produire des documents informatiques aptes à être traités par Télé@ctes et conformes en tous points au document hypothécaire normalisé.

Par ailleurs, ces logiciels ont du intégrer un système de parapheur électronique, permettant au notaire de signer électroniquement les copies hypothécaires avant de les envoyer à la conservation des hypothèques les unes après les autres.

Ces différents travaux sont sanctionnés par une homologation, puis par une labellisation après avoir été utilisés par un certain nombre d’offices pilotes qui se sont assurés que le logiciel répond bien aux attentes.

Une fois le logiciel capable d’effectuer un certain type d’échanges avec la plateforme PLANETE, il est plus facile d’effectuer les adaptations nécessaires pour les autres types d’échanges dans le logiciel, car le principe de base est toujours le même. Le travail d’adaptation est alors moins technique et plus fonctionnel pour répondre aux attentes de chacun des projets. Télé@ctes est ainsi le meilleur préalable à l’acte authentique sur support électronique et à son enregistrement dans le minutier central. En effet, les technologies mises en œuvre sont sensiblement les mêmes.

Télé@ctes est un système nouveau à plusieurs titres. Notamment, il met en œuvre un mécanisme de communication entre le logiciel de comptabilité et le logiciel de rédaction d’actes et de gestion des formalités.

En effet, chaque dépôt à la conservation des hypothèques doit être envoyé avec son paiement. Il n’est pas possible pour des raisons d’automatisation de la gestion des dossiers à la conservation des hypothèques, d’adresser à celle-ci un paiement par chèque ou bien un paiement par virement « papier ». Seul un virement électronique, réalisé depuis le logiciel de comptabilité permet d’effectuer un dépôt Télé@ctes. En effet, le logiciel de comptabilité va communiquer au logiciel de rédaction d’actes et de gestion des formalités « l’avis d’opéré », preuve du virement, qui sera ajouté au dossier dématérialisé envoyé à la conservation des hypothèques. Celle-ci sera alors à même d’effectuer les opérations d’appariement nécessaires pour que la comptabilité de cette publicité soit faite.

Une attention particulière a été portée pour permettre à des offices notariaux ayant des éditeurs de logiciels différents pour leur comptabilité et leur rédaction d’actes, de mettre en œuvre Télé@ctes sans difficulté. En effet, s’il est possible d’échanger des informations provenant de la rédaction d’actes et de la comptabilité d’un seul éditeur de logiciel, il a fallu normaliser ces échanges pour permettre de les réaliser alors que les logiciels sont issus d’éditeurs différents. Les logiciels ne permettant pas ces échanges entre logiciels différents ne peuvent être labellisés.
 

Télé@ctes, outil de la dématérialisation de la publicité foncière, a été pensé en conformité au décret de 1955 et de l’arrêté de 1998 qui fixent les modalités de la publicité foncière des actes. Dans une certaine mesure, de par l’utilisation de données informatiques structurées, il est même un moyen d’améliorer la qualité des informations détenue dans le fichier immobilier des conservations des hypothèques, seul registre foncier officiel en France.

Par exemple, il n’est pas possible, lors d’un dépôt télé@ctes, d’omettre un des paragraphes prévus dans la partie dite « normalisée » qui sert à la publicité de l’acte. Même si rien ne doit y être dit, celui-ci est tout de même présent, mais vide. Par ailleurs, il n’est plus possible de ne pas respecter l’ordre dans lequel ces paragraphes doivent se succéder.

La signature des éléments envoyés, électronique, est reconnue par le conservateur des hypothèques. Dans une certaine mesure, Télé@ctes ne représente rien de plus qu’un changement du support de la publicité foncière. Cela est d’autant plus possible que d’une part le support final de la publicité foncière est déjà dématérialisé (FIDJI est bien le support opérationnel de l’ensemble de la publicité foncière), d’autre part, le système d’information des offices notariaux est lui-même largement dématérialisé. La minute n’est finalement que le résultat d’un processus dématérialisé.

Un ensemble de moyens a été mis en œuvre pour permettre l’intégration de télé@ctes dans les outils métiers de la profession. Ces moyens sont essentiellement de trois types :

Des informations plus précises et liées :

-         La liste des communes et mise en relation avec la liste des conservations des hypothèques, de cette manière, le rédacteur, en choisissant l’adresse de son bien, en déduit de façon automatique la conservation des hypothèques dont il dépend.

-         Les données cadastrales sont automatiquement intégrées dans l’acte et par conséquent dans le dépôt. Il est ainsi certain que les informations délivrées seront correctes.

L’assurance du règlement du dépôt ou de la réquisition :

-         Le paiement étant réalisé depuis le logiciel comptable, et l’opération comptable enregistrée simultanément au dépôt, le risque de fraude et grandement réduit. Par ailleurs, les coordonnées bancaires des conservations des hypothèques sont pré renseignés, il n’est donc pas nécessaire de les saisir, aucune faute de frappe ne peut empêcher le paiement.

-         Chaque dépôt est accompagné d’un paiement spécifique. Le rapprochement comptable est donc plus simple et la comptabilité plus fiable.

-         Le dépôt ne peut avoir lieu que dès lors que le paiement a eu lieu.

Des contrôles de cohérence et d’intégrité multiples

-         Un ensemble de contrôles de cohérence est systématiquement réalisé pour tout envoi de fichier vers la plateforme PLANETE. Celle-ci s’assure notamment que les données sont envoyées au bon destinataire

-         Il n’est pas possible d’envoyer un dossier incomplet, s’il manque un élément, comme le nom du rédacteur, une information d’état civil, le paiement ou d’autres éléments similaire, PLANETE ne laissera pas partir le fichier, et le formaliste pourra le renvoyer une fois complété. La conservation des hypothèques ne doit donc plus recevoir de fichiers inexploitables par manque d’information.

-         Les documents étant signés électroniquement, il est possible de s’assurer à tout moment qu’ils sont intègres. Par ailleurs, un processus de trace et de conservation des éléments échangés permet de toujours pouvoir retrouver une information, et à quel niveau de la chaîne de traitement celle-ci est retenue en cas de problème.

-         Lorsque l’élément envoyé est incohérent, la plateforme PLANETE envoie un e-mail à l’éditeur du logiciel de rédaction d’actes afin de l’informer du problème rencontré et du notaire concerné. Cela permet une meilleure réactivité de la SSII.

Télé@ctes s’adapte à toutes les organisations d’offices notariaux.

Cependant, la mise en œuvre de télé@ctes peut, dans une certaine mesure, bouleverser les méthodes de travail. En effet, le Circuit des formalités opérations réalisées avant et après la signature est intégré au système de gestion informatique des dossiers et des actes de l’office. L’utilisateur reprend alors son rôle « expert », déclenchant le processus initial, vérifiant et validant les instructions qu’il a donné au système.

Cette évolution a plusieurs conséquences. La première, particulièrement spectaculaire dans le cadre la vérification de la situation hypothécaire des biens, est la réduction des délais de transfert et de traitement des demandes à la conservation des hypothèques, et ainsi la diminution spectaculaire du risque d’inscription intercalaire. La diminution du délai de dépôt est une autre conséquence.

Une autre conséquence est le changement radical de la production de pièces et des formalités des dossiers. Ces nouvelles habitudes sont de plusieurs ordres :

-         Automatisation des tâches,

-         La remise en cause du mode de contrôle des opérations effectuées lors de la production du travail des collaborateurs,

-         Le processus de validation des pièces et des dépôts, de leur signature n’est plus le même. En effet, la dématérialisation des flux entraîne nécessairement la mise en place d’un « parapheur électronique » pour le patron, mais aussi d’outils spécifiques pour les collaborateurs qui vont envoyer des documents aux conservations des hypothèques, tant pour leur validation que pour leur signature électronique.

-         La relation entre les acteurs de la production des pièces et des dépôts au sein de l’office est également remise en cause. En effet, l’utilisation des parapheurs, les demandes de virements, les récupérations des avis d’opérés, la consultation des documents produits directement par la comptabilité, ou par le patron, par le biais de son parapheur, sont autant d’éléments qui accélèrent le processus d’échange de l’information, mais également remettent en cause – où précisent -  le périmètre des responsabilités de chacun.

La mise en place des échanges de documents « riches » d’information comme les actes dans le cadre de Télé@ctes ouvre également la voie à des systèmes parfois déjà existants mais très peu rependus dans la profession notariale française car pas normalisés à ce jour : l’échange d’informations structurées entre confrères (fiches clients, fiches immeubles, projets d’actes ou pièces diverses). Télé@ctes permet de normaliser ces informations et rend par conséquent possible la mise en œuvre d’une plateforme d’échange des ces informations, permettant à des notaires en participation ou en concours de s’échanger les éléments permettant de produire l’acte.

De plus, c’est également un vecteur certains d’optimisation du travail par la mutualisation des informations disponible dans la profession et chez les partenaires du notariat (collectivités locales, état, monde bancaire), par la mise en place de bases de données sur les immeubles, voir même sur les informations concernant les clients, mais toutes ces possibilités devant être étudiées à l’aune de la réglementation (informatique et liberté notamment).

Enfin, ces bouleversements devraient aboutir, à terme, à la re-définition des tâches imparties à certaines fonctions (notamment, le lien entre les formalités et la comptabilité dans les offices notariaux de France risque d’évoluer).

Télé@ctes s’inscrit naturellement de le processus de l’acte authentique sur support électronique et du minutier central

Comme nous le constatons, Télé@ctes vient parachever une évolution déjà bien établie au sein des offices notariaux : la dématérialisation du système d’information. Seul subsistait encore, il y a peu, sous sa forme initiale, la minute produite par le système d’information. La loi du 13 mars 2000 et son décret d’application du 10 août 2005 viennent définitivement mettre un terme à cet état de fait. Il est désormais possible d’effectuer des actes authentiques électroniques. Ceux-ci n’ont donc plus d’existence « papier » mais uniquement une existence informatique. 

La principale contrainte liée à l’acte authentique sur support électronique repose sur la nécessité d’archiver la minute, en un lieu ou l’on pourra garantir :

-         Son authenticité (notaire signataire, date de signature)

-         Son intégrité dans le temps (un siècle de conservation, puis reverser les éléments aux archives nationales).

-         Son unicité (puisqu’il s’agit d’un document informatique, il est par définition reproductible), c’est donc le lieu de conservation qui justifie qu’il est unique.

Ces différentes contraintes ne peuvent être supportées qu’à l’échelle de la profession. En effet, la mise en œuvre, sécurisée, de tels dispositifs n’est absolument pas envisageable à l’échelle d’un office notarial seul.

Il faut par ailleurs que le système mis en œuvre garantisse au notaire ou à ces successeurs, qu’ils sont les seuls à pouvoir exploiter directement leurs minutes.

C’est pourquoi l’état a confié au Conseil Supérieur de Notariat la mise en œuvre d’un minutier central qui permet l’enregistrement et la conservation des actes authentiques sur support électronique.

Ceux-ci sont produits par les mêmes outils que les actes papiers, mais par un processus qui permet leur formalisation et leur enregistrement dans le minutier central simultanément à leur signature.

Le minutier central est donc un dispositif technique et humain qui permet l’hébergement dans un espace qui est, sur le plan logique, l’extension des offices notariaux.

Pour cela, outre le bâtiment dédié à la gestion du minutier central, un projet informatique inédit a été réalisé, dont l’objectif fut la mise au point d’un système pour recueillir les actes authentiques sur support électronique, et les conserver pour la postérité.

Cela ne signifie pas, contrairement aux archives papiers, la conservation du support, mais uniquement de l’information contenue sur ce support, et l’outil permettant de déchiffrer (de lire) cette information. En effet, changer un fichier de média physique ne l’altère aucunement.

Tout le monde a déjà reçu un message électronique avec un fichier joint : celui-ci a donc changé au minimum trois fois de support physique : le disque dur (ou la mémoire) de l’ordinateur sur lequel il a été rédigé, les fils de cuivre ou optiques des différents systèmes télécoms traversés et enfin le disque dur de l’ordinateur sur lequel il est lu. C’est pourtant bien le même document, qui sera perçu comme un document identique sur l’ordinateur sur lequel il a été enregistré, si l’on venait à le réenregistrer !

Le minutier central doit donc, à son échelle, être capable de supporter des changements de technologie, tout en préservant l’intégrité, la lisibilité, des actes qu’il emporte.

Un certain nombre d’éléments technologiques mis en œuvres dans la perspective de l’acte authentique sur support électronique sont entièrement nouveau, ou répondent à des critères, techniques ou juridiques, récents. Par ailleurs, ces critères, surtout lorsqu’ils sont liés à la signature et à la sécurité, sont susceptibles d’évoluer régulièrement et demanderont des adaptations constantes des systèmes informatiques.

La signature sécurisée, qui sert à signer l’acte authentique sur support électronique en est une illustration :

Le décret du 10 aout 2005 prévoie en effet que le notaire procède à la signature électronique au moyen d’un outil de signature sécurisé (au sens réglementaire du terme). Cela signifie qu’une personne venant à contester la qualité de la signature d’un acte authentique devra faire la preuve que celle-ci n’est pas admissible. Ce ne sera pas au notaire de prouver la qualité de sa signature (c’est l’inversement de la charge de la preuve).

Il n’existe que très peu de systèmes à ce jour, absolument adaptés à l’acte authentique sur support électronique. Des adaptations constantes sont nécessaires pour pouvoir bénéficier d’un système répondant au niveau de sécurité requis.

La plupart des systèmes d’archivage actuellement disponibles ne garantissent pas une conservation au delà de vingt ans. Le système doit donc prendre en compte des évolutions majeures à des fréquences diverses. Cependant, cette problématique est bien connue des milieux scientifiques, industriels  et militaires qui ont des problématiques de conservation sécurisée sur le long terme de données informatiques. Cette contrainte est donc connue et mesurable.

Enfin, pour garantir la lisibilité des informations contenues dans le minutier central, seuls des standards reconnus et pérennes, qui sont par ailleurs dans le domaine public peuvent être mis en œuvre. Par exemple, le standard pour stocker les informations dans le minutier central (comme pour les échanges Télé@ctes d’ailleurs) est le langage XML (eXtended Markup Language) qui est un langage qui décrit de façon structurée (ordonnée, hiérarchisée) les documents. Un autre standard mie en œuvre dans les actes authentiques sur supports électroniques et le PDFa, qui est une norme de conservation des documents électronique sous forme de facsimilé, ayant également fait l’objet d’une normalisation.

Enfin, un certain nombre de questions méritent encore d’être précisées à l’aune de l’établissement des actes authentiques sur support électronique déjà réalisés à ce jour.

Comment la séance de signature se doit-elle se dérouler ? L’acte n’étant plus présent sous forme papier, il faut cependant que les parties « voient » l’acte et le signent, il faut conserver le cérémoniel de signature.

L’acte authentique sur support électronique permet de simplifier certains actes, tels les actes reçus par deux notaires à distances. Il est en effet possible, sans déplacer les notaires à un seul des offices, de signer l’acte en une seule séance, chacun des notaires en présence de ces propres clients à l’acte, mais présent dans son office.

Ce principe est rendu possible car l’acte électronique n’est pas défini par son support, mais uniquement par sa structure informatique. Comme il est dématérialisé, il est tout à fait envisageable de l’exploiter à distance depuis l’office du notaire en second. Celui-ci récupérant l’acte, par le réseau sécurisé de la profession, dans une session cryptée, sur le poste ou se trouve l’acte, pour le signer à son tour puis le renvoyant instantanément à son confrère par le même moyen.

Enfin, les annexes de l’acte peuvent comporter tout type de documents électroniques, puisqu’ils sont par essence dématérialisés. Rien n’empêchera donc à terme d’annexer à l’acte, le film de la séance de signature, ou tout autre élément multimédia. Ces documents pourront être signés avec l’acte et stockés dans le minutier central. Seule se pose la question de leur lisibilité dans un siècle (qui aujourd’hui est encore capable de lire une cassette vidéo au format V2000 ?), c’est la raison pour laquelle l’archivage de ce type de format n’a pas encore été mis œuvre.

Nous l’avons vu, la mise en place de l’acte authentique sur support électronique est l’aboutissement d’un ensemble de chantiers technologiques lourds (Télé@ctes, la mise en place du réseau sécurisé de la profession notariale française, la mise en place de la signature électronique sécurisée des notaires de France). Un ensemble de chantier impliquant le notariat français et ses partenaires doivent aussi être mené.

En effet, outre les document en provenances des services des hypothèques, la rédaction d’un acte authentique nécessite d’obtenir un certain nombre de documents émanant des partenaires du notaire, ces documents concernent pour un certain nombre d’entre eux les collectivités locales et territoriales (copie des actes d’état-civil, documents d’urbanismes divers), des banques et d’autres organismes professionnels tels les géomètres et les diagnostiqueurs. C’est pourquoi la profession Notariale Français s’implique auprès de tous ses partenaires pour aboutir, le plus rapidement possible, à la mise en place de tels échanges. Afin d’y parvenir, les contraintes sont diverses, tant économiques, que techniques ou bien sûr réglementaire.

Le minutier central ne comporte que des actes authentiques électroniques. Il n’est pas possible d’y déposer des documents scannés, images d’actes authentiques papier. En effet, ce ne serait alors pas des actes authentiques, mais de simples copies d’actes.

Le décret du 10 aout 2005 prévoit également la mise en place du répertoire officiel électronique, que les notaires Français doivent tenir. Celui-ci est beaucoup plus sécurisé que le répertoire papier, et sa conservation sera garantie au même titre que les actes authentiques sur support électronique.

Lorsque l’office décidera de tenir son répertoire officiel sous forme électronique, il lui sera évidemment possible d’y enregistrer tous ses actes, qu’ils soient papiers ou électroniques. Il ne lui sera cependant pas possible de tenir un répertoire « partiel » pour des raisons évidentes de cohérence. Si le notaire opte pour le répertoire électronique, c’est qu’il renonce au répertoire papier.

Il est d’ailleurs intéressant de souligner que, comme pour les actes, les répertoires sont dans leur immense majorité des répertoires électroniques imprimés sur du papier !

Conclusion

Par la dématérialisation des actes, le Notariat Français répond aux enjeux de qualité de service toujours accrue qu’il doit à ses clients, contribuant par ailleurs efficacement à la modernisation de l’état. Il contribue également à la maîtrise des coûts des actes qui deviennent de plus en plus lourds et complexes à rédiger eu égards aux évolutions réglementaires diverses. Enfin, il offre une réponse aux enjeux environnementaux, diminuant d’une part considérablement le volume de papier utilisé dans le processus d’élaboration des actes, mais également l’impact carbone inhérent à l’acheminement du courrier.