La participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires du tribunal populaire^[1]

QIAN Zhimin, TAO Yu

Notaires à l’Étude notariale Changning à Shanghai

Afin de répondre à l’« explosion contentieuse » qui perturbe actuellement les tribunaux, les établissements judiciaires n’ont jamais cessé leur exploration dans la réforme du mécanisme de règlement des différends. Étant une partie importante du système de service juridique public ainsi qu’un mécanisme efficace de prévention et pare-feu important contre les conflits sociaux, le notaire joue un rôle essentiel dans la prévention des différends, la résolution des conflits et le maintien de l’ordre socio-économique, et passe pour un élément capital au sein d’un système diversifié de règlement des différends. Les tribunaux populaires peuvent très bien confier une partie de leurs activités judiciaires auxiliaires aux notaires par accréditation ou mandat, de façon à intégrer les forces des notaires dans la procédure judiciaire, à réduire la charge des litiges qui pèse sur leur propre dos, à améliorer l’efficacité du règlement des litiges et à promouvoir la réforme judiciaire.

1. L’origine de la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires

Afin de mettre en œuvre L’Avis du Bureau général du Comité central du PCC et du Bureau général du Conseil des affaires d’État sur l’amélioration du mécanisme diversifié de règlement des différends, et de valoriser la fonction et le rôle du notaire dans la réforme dudit mécanisme, depuis 2016, de nombreuses institutions notariales à travers le pays ont participé activement aux activités liées aux affaires judiciaires auxiliaires des tribunaux et obtenu des résultats sociaux bien satisfaisants. En juin 2017, la Cour populaire suprême et le Ministère de la Justice ont publié L’avis sur le démarrage des travaux pilotes en matière de participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires des tribunaux populaires, dans lequel il a été précisé que lesdits travaux pilotes seraient menés dans 12 provinces (municipalités ou régions autonomes) à travers le pays. En juin 2019, après avoir fait un bilan des travaux pilotes précédents, la Cour populaire suprême et le Ministère de la Justice ont publié L’Avis sur l’élargissement des travaux pilotes en matière de participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires des tribunaux populaires, décidant d’étendre les travaux pilotes à l’ensemble du pays.

 2. L’importance de la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires

En tant que partie intégrante du système de service juridique public, le système notarial est un système juridique non contentieux, préventif et procédural visant à assurer la bonne application du droit matériel, c’est pourquoi il est une partie importante du système judiciaire de notre pays. La mise en place d’un système notarial procure à la société un outil de certification notariée ayant un pouvoir probant universel, pendant que les activités d’authentification et les services notariaux permettent de réguler les actes juridiques civils, de prévenir les litiges, de réduire les contentieux et par conséquent, de garantir la bonne application de la loi et de protéger les droits et intérêts légitimes des parties. La participation des notaires aux affaires judiciaires auxiliaires, d’une part, donne aux tribunaux populaire la possibilité de se concentrer sur la réforme du système judiciaire et de mieux répondre aux exigences en matière d’amélioration du mécanisme diversifié de règlement des différends, d’atténuer leur manque de personnel, et d’aider les juges à se concentrer sur les travaux qui leur reviennent et ainsi, d’optimiser la rationalité et l’efficacité de la distribution et de l’utilisation des ressources en matière de règlement des différends. D’autre part, la participation des notaires aux affaires judiciaires auxiliaires est susceptible de valoriser les fonctions et les atouts du système notarial en matière de service, de communication, d’authentification et de surveillance, permettant ainsi d’élargir le champ d’action des notaires, de modifier leur concept de service, d’améliorer leurs compétences professionnelles, de promouvoir une intégration plus poussée des ressources judiciaires et enfin, de construire un nouveau système de service juridique public. L’objectif fondamental de la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires est de mettre en œuvre la pensée de développement ayant le peuple au centre de la préoccupation, de mieux répondre aux besoins du peuple quant à un service juridique multi-niveaux, multi-domaines, individualisé et incarnant la valeur d’équité et de justice, de façon à accroître le sentiment de satisfaction, de bonheur et de sécurité du peuple dans la jouissance des acquis de la construction de l’État de droit dans tous les domaines, et à mieux répondre à l’aspiration du peuple à une vie meilleure ainsi qu’à ses besoins plus exigés en matière de services juridiques publics.

3. Quelques explorations pratiques de la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires

3.1 Les premières explorations

La participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires a commencé avec l’exploration spontanée de certains tribunaux dans leur pratique. Dès avril 2016, l’Étude notariale Putuo à Shanghai a signé avec le Tribunal populaire du district Putuo de Shanghai un accord de coopération sur la synergie entre les deux établissements, et a mis en place un « atelier de synergie notaire-tribunal » au sein du centre de service de contentieux du tribunal. De même, en novembre 2016, l’Étude notariale Lujiang de la ville de Xiamen, province du Fujian et le Tribunal populaire du district Siming de la même ville, en intégrant des ressources judiciaires et notariales, ont créé conjointement un « Centre d’innovation pour la synergie entre le tribunal et le notaire », afin de mener diverses activités judiciaires auxiliaires. Depuis lors, les explorations des notaires et des tribunaux en matière de synergie dans les affaires judiciaires auxiliaires n’ont jamais cessé et aujourd’hui, le rideau de la réforme sur cette participation a été pleinement levé et dans beaucoup de régions, une multitude de mécanismes de synergie entre le tribunal et le notaire a été mise en place.

3.2 Le modèle du groupe « 1+N » de l’Étude notariale Changzhou, de la ville de Changzhou

Le 16 mars 2017, l’Étude notariale Changzhou de la ville de Changzhou, province du Jiangsu, a créé un « atelier pour la synergie tribunal-notaire » dans le Tribunal populaire du district Tianning de la ville de Changzhou, se faisant ainsi le premier à intervenir dans les affaires judiciaires auxiliaires du tribunal populaire à la province du Jiangsu, et mettant en valeur le rôle du notaire en tant que « premier pare-feu » dans la prévention des différends et la résolution des conflits. L’Étude notariale Changzhou a pris l’initiative de coopérer avec le Tribunal populaire du district Tianning, pour aider celui-ci à résoudre un problème de longue date à savoir nombre surélevé de dossiers à traiter et surcharge de travail à accomplir. Dans le cadre des lois, des règlements et des textes normatifs concernés, les deux parties ont fait des études et essayé des coopérations dans différents domaines entre autres le partage raisonnable des parties de contentieux, la médiation en amont par le notaire, etc. Par ailleurs, elles ont adopté un modèle de travail dit « groupe 1+N », selon lequel l’Étude notariale Changzhou a affecté des personnes spéciales à l’« atelier pour la synergie tribunal-notaire ». Ce groupe « 1+N » est composé, en plus d’une personne venant du bureau de médiation, d’un directeur commercial, d’un notaire, d’un assistant au notaire et d’un comité d’affaires de l’Étude notariale. Les membres du groupe travaillent en étroite collaboration et, en apportant aux clients des services de réception, de consultation et de médiation précontentieuse, procèdent au filtrage, au partage et au règlement des affaires familiales, obtenant ainsi des résultats significatifs.

 3.3 Le modèle de médiation parallèle en ligne et en présentiel de l’Étude notariale Guoli de Hangzhou

L’Étude notariale Guoli de la ville de Hangzhou, province du Zhejiang, a signé des accords de coopération en matière de participation des notaires aux affaires judiciaires auxiliaires à la fois avec le Tribunal du district Xiacheng de Hangzhou et le Tribunal populaire de seconde instance de Hangzhou, devenant ainsi la seule institution notariale de Hangzhou à s’installer en même temps dans les tribunaux de deux instances. Le 13 juillet 2017, l’Étude notariale Guoli de Hangzhou a pris l’initiative de démarrer le projet pilote de participation des notaires aux affaires judiciaires auxiliaires à Hangzhou et, orienté par l’objectif de promouvoir la construction d’un mécanisme diversifié de règlement des différends, il a mis en place une salle de médiation notariale. Axée sur la médiation précontentieuse, cette salle accueille deux notaires chargés spécialement des affaires de médiation. Le 8 avril 2018, en s’appuyant sur les expériences réussies et les résultats satisfaisants des travaux précédemment réalisés, l’Étude notariale Guoli de Hangzhou a conclu une coopération avec le Tribunal populaire de seconde instance de Hangzhou et y a créé un atelier d’exécution notariale, auquel il a affecté six notaires pour assister ledit tribunal à effectuer le travail d’exécution.

Dans sa pratique de participation aux affaires judiciaires auxiliaires, l’Étude notariale Guoli de Hangzhou a inventé un modèle de médiation parallèle à la fois en ligne et en présentiel, tout en privilégiant le mode en présentiel. En d’autres termes, sur la base du modèle traditionnel de médiation en présentiel, l’Étude notariale Guoli explore de nouvelles démarches pour promouvoir la médiation notariale en ligne. Au fur et à mesure du progrès d’Internet, et afin de faire face à un nombre sans cesse croissant de litiges liés à ce dernier, le Tribunal sur Internet de Hangzhou a développé une « plate-forme diversifiée de règlement des litiges » et mis en place une « procédure de médiation en amont » avant la procédure contentieuse. Ce sont les notaires de l’Étude notariale Guoli de Hangzhou qui assument le rôle de médiateur en ligne du Tribunal sur Internet. Les dossiers à traiter sont transférés à l’Étude notariale après avoir subi un tri par le Centre de médiation des contentieux du Tribunal sur Internet, et les notaires procèdent à la médiation en ligne entre les deux parties. En cas de règlement à l’amiable ou de retrait du procès, la médiation serait considérée comme étant réussie. Le modèle de médiation parallèle a réduit de façon efficace la pression subi par le Tribunal sur Internet résultant du nombre excessif des dossiers à traiter et du manque de personnel et par conséquent, s’avère parfaitement adapté à cette nouvelle ère d’« Internet + ».

4. Les expériences et les pratiques de l’Étude notariale Changning à Shanghai en matière de participation aux affaires judiciaires auxiliaires

L’Étude notariale Changning à Shanghai a mené activement les travaux pilotes liés à la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires, dans l’objectif d’instaurer un « modèle Changning » en la matière. De 2018 à la fin septembre 2021, ladite Étude est intervenue dans 3 049 affaires judiciaires auxiliaires, dont 33 médiations, 235 rapports de diligences, 1 448 enquêtes et collectes des preuves, 1 005 significations et 328 conservations des preuves.

4.1 Création d’un « Centre de services avec la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires »

L’Étude notariale Changning a mis en place un « Centre de services avec la participation du notaire aux affaires judiciaires auxiliaires » au sein du Tribunal populaire du district Changning, et y envoie des notaires expérimentés pour assurer la permanence, de façon à aider ledit Tribunal dans ses activités, à fournir aux parties des services notariaux « à guichet unique », et à engager les notaires dans l’ensemble des affaires judiciaires auxiliaires entre autres la médiation, l’enquête sur les preuves statiques, la conservation des preuves pour les contentieux, l’assurance de l’exécution, l’assistance à la signification, etc. La création du centre en question a réduit de façon efficace la pression subie par le tribunal résultant du nombre excessif des dossiers à traiter et du manque du personnel.

4.2 La participation du notaire à l’enquête et à la collecte de preuves au cours de la médiation précontentieuse par le tribunal

Au cours de sa coopération avec le Centre de médiation des contentieux du Tribunal, l’Étude notariale Changning a constaté que parmi les dossiers reçus par ce dernier, une grande partie liée aux conflits familiaux - tels que succession - contient des preuves souvent incomplètes, et qu’il y a même des parties qui dissimulent délibérément les personnes impliquées, ce qui évidemment empêché le bon déroulement du travail de médiation du tribunal. Prenant ces dossiers comme angle d’attaque, l’Étude notariale Changning met en valeur les atouts du notaire en matière d’affaires familiales telles que la succession, procède à la vérification, à l’enquête et à la collecte des preuves sur l’état matrimonial, les liens de parenté, l’état de propriété et d’autres réalités des parties, et effectue une synthèse sur le contenu, le processus et le résultat de la vérification, de façon à soumettre un « rapport de diligence » au tribunal pour que ce dernier s’en serve comme référence d’arbitrage pendant le procès. La participation du notaire a soulagé la pression du tribunal dans son travail d’enquête et de vérification, et a permis aux juges de se concentrer sur leurs propres missions.

4.3 La participation du notaire aux affaires de conservation

En premier lieu, aider le Bureau d’exécution du Tribunal à résoudre la « difficulté de l’exécution ». Avec le Bureau d’exécution du Tribunal populaire du district Changning, l’Étude notariale Changning a mis en place un mécanisme sain de coopération, et a établi progressivement un modèle et une procédure permettant aux notaires de participer au travail d’exécution du tribunal populaire. Ainsi est-il en mesure, en qualité d’institution tierce, de participer à l’ensemble du processus de conservation et d’inventaire du tribunal, et de dresser la liste d’inventaire des biens, pour garantir l’objectivité et la véracité des opérations de conservation. En second lieu, valoriser les atouts des actes authentiques en matière de force probante. Par la conservation des preuves authentifiés dans les litiges relatifs aux droits de propriété intellectuelle ou à la violation du droit, le notaire apporte son soutien au travail du tribunal, met en valeur le rôle de l’authentification en matière de fixation des preuves, et permet au tribunal d’améliorer son efficacité.