Le « Notariat intelligent » : une référence de la pratique d’informatisation du notariat de Shanghai^[1]

CAI Yu

Notaire, Directeur adjoint de l’Étude notariale Yangpu à Shanghai

Depuis 2017, le Bureau de la Justice de Shanghai, en s’appliquant à mettre en œuvre l’esprit de la réunion nationale du travail notarial et en répondant à la demande des textes émis par le Ministère de la Justice, entre autres L’Avis d’orientation sur la construction du système informatique intitulé « État de droit numérique et justice intelligente » et Le Circulaire concernant la publication et la diffusion du « Plan sur la promotion des travaux d’informatisation de la profession notariale », travaille activement pour faire avancer le projet d’informatisation juridique intitulé « Notariat intelligent ». En juillet 2018, lors d’un colloque organisé par le journal Legal Daily au sujet de l’informatisation des activités juridiques à l’échelle nationale, le projet « Notariat intelligent » de Shanghai a été élu une des dix innovations de la « justice intelligente ». Le 6 juillet 2018, le Bureau de la Justice de Shanghai a publié et diffusé Le Circulaire concernant le plan de la mise en œuvre du projet d’informatisation « Notariat intelligent » au niveau de toute la ville. Le 1^er janvier 2019, le « Notariat intelligent », plateforme spéciale pour le traitement des actes, est entré en service à titre d’essai et jusqu’à présent, il fonctionne de façon stable et fait preuve d’un premier succès.

1.    Aperçu du projet

Le « Notariat intelligent », lancé par le Bureau de la Justice de Shanghai, vise d’abord à répondre à la nouvelle situation et aux nouvelles demandes du développement de la profession notariale, ainsi qu’aux nouvelles exigences de l’administration juridique en matière de contrôle et de surveillance, il s’appuie sur la technique de codage électronique et réalise une traçabilité automatique de l’ensemble du processus d’authentification, rendant ainsi possible un contrôle en temps réel sur les techniques et les données dudit processus. Ensuite, ce projet vise à répondre aux besoins de la profession notariale en matière d’intelligence, d’automaticité et d’efficacité du travail, et s’efforce d’améliorer la crédibilité et la compétitivité de la profession grâce à l’utilisation de nouvelles technologies. Enfin, ce projet vise à répondre aux besoins des clients en matière de commodité et de rapidité des services notariaux, et leur procure une expérience confortable en leur permettant de faire traiter des actes sur Internet ou de vérifier des actes en un simple clic sur l’ordinateur, sans avoir à quitter leur maison.

Persistant à mettre la masse populaire au centre de sa préoccupation, le notariat de Shanghai recourt aux technologies modernes pour promouvoir la standardisation de la pratique professionnelle à travers l’informatisation, améliorer le niveau du service à travers l’augmentation du degré d’intelligence des activités, et optimiser l’efficacité du travail à travers l’utilisation des nouvelles techniques. C’est ainsi qu’il arrive à satisfaire les attentes et les besoins sans cesse renouvelés du peuple à l’égard du service notarial, et réussit à lui donner toujours un sentiment de satisfaction.

2.      Cinq problèmes à résoudre

2.1  Basse efficacité et mauvaise expérience du service

Au fur et à mesure du développement socio-économique durable, le peuple chinois manifeste une conscience juridique de plus en plus vive. Cependant, à cause des contraintes institutionnelles, les notaires travaillent toujours en suivant la vieille procédure d’activités, ce qui rend le système de service notarial bien rigide, et n’arrive pas à satisfaire aux besoins sans cesse croissants de la masse populaire.

Selon le résultat des évaluations du niveau de satisfaction des clients, le service des notaires laisse encore à désirer. En tant que profession de service, le notariat devrait s’orienter premièrement vers le marché et les clients. Cependant, à défaut de compétence et de conscience professionnelle de certains notaires, il existe encore beaucoup à faire pour améliorer la qualité du service notarial.

2.2  Grande quantité d’actes à traiter contre un faible effectif de notaires

 « Grande quantité d’actes à traiter contre un faible effectif de notaires en activité », telle est la situation générale de la profession notariale à Shanghai. Par exemple en 2016, Shanghai comptait au total 399 notaires, lesquels ont traité en tout 635 389 actes, soit 1592 par notaire.

 Faute de mains suffisantes, beaucoup d’offices notariaux souffrent d’une distribution imprécise et irraisonnable de travaux. Ce qui se manifeste notamment par l’incohésion ou l’inefficacité de coopération entre les notaires et leurs assistants et par conséquent, oblige ceux-là à s’occuper de tous les détails de l’acte en personne. À cause de ce manque de notaires, la capacité des offices notariaux en matière de traitement d’acte s’avère insatisfaisante.

Dans ce contexte, un notaire qui « prend un peu plus d’initiative » risquerait d’être accusé de « recours abusif aux assistants » - laisser aux assistants les affaires qui reviennent à la compétence des notaires, cela serait à l’origine des risques d’illégalité procédurale.

2.3  Niveau bas de standardisation professionnelle

Les actes authentiques ont une dizaine de catégories qui se divisent à leur tour en plus de 300 sous-catégories, entre autres actes juridiques, pièces justificatives, relations parentales, succession, contrat, constatation des faits sur place, conservation des preuves, situation de famille, etc. Chaque type d’acte exige une procédure de traitement particulière, et chaque procédure de traitement se différencie des autres selon le type d’acte à traiter. Si chaque office notarial a défini ses procédures correspondant aux actes effectivement à traiter, la situation s’avère très complexe car au niveau de la ville, il n’y a pas encore une procédure standardisée et adoptée par l’ensemble de la profession notariale. Ce qui fait que les administrations juridiques ont du mal à exercer un contrôle efficace sur les différents maillons de la chaîne de l’authentification à savoir la réception, la vérification, l’approbation et l’émission des actes, ainsi que la mise en archives, le règlement des différends, et la poursuite de la responsabilité, etc. Cette situation défavorise non seulement l’efficacité, mais aussi la qualité de l’authentification.

2.4  Contrôle impuissant

Le notariat est régi d’une part par la discipline professionnelle interne et d’autre part, par le contrôle extérieur non professionnel qui s’avère plus efficace, mais qui malheureusement fait défaut en Chine. En plus, les contrôles sur les notaires se font notamment en aval du processus d’authentification c’est-à-dire sous forme de révision des actes déjà traités ou celle d’examen des plaintes déposés par les clients, mais rares sont les contrôles efficaces en amont ou au cours du processus.

Cette impuissance du contrôle tient principalement à quatre raisons :

Primo, insuffisance de l’effectif de contrôle.

Secundo, manque de contrôle efficace sur les sites et les emplacements où se déroulent les activités notariales, notamment ceux en dehors des offices notariaux.

Tertio, manque de vérification sur l’identité du collaborateur du notaire qui participe au traitement des actes.

Quarto, les administrations juridiques aussi bien que les offices notariaux ne disposent pas d’outils techniques efficaces destinés à vérifier la véracité des pièces justificatives, des propos ou des témoignages.

2.5  Vérification difficile

Selon le résultat des enquêtes, le droit de vérification dont jouit le notaire au cours du traitement des actes n’est pas garanti sur le plan institutionnel. En vertu de La loi notariale de la République populaire de Chine ainsi que des règlements y ayant trait, les offices notariaux se doivent de procéder à des vérifications raisonnables et nécessaires sur les pièces justificatives et les propos des parties des actes. Cependant, faute de standard et de norme unifiés en la matière, ainsi que de centres standardisés de vérification que les administrations juridiques auraient dû mettre en place, les travaux de vérifications des notaires se voient largement empêchés voire rendus impossibles, ce qui nuit gravement au développement de la profession.

3. Résultats de la mise en œuvre du projet

3.1 Traitement intelligent des actes : plus commode, plus efficace

S’appuyant sur les technologies intelligentes, le « Notariat intelligent » permet de traiter les actes sur Internet et de façon intelligente, et réussit à « laisser circuler davantage les informations » et à « réduire le nombre de déplacement des clients voire les en épargner », procurant ainsi à ces derniers plus de commodité et d’efficacité.

3.1.1 Intelligence et efficacité des services au profit du public

Pour soutenir le projet « Notariat intelligent », le Bureau de la Justice de Shanghai a développé une machine « tout-en-un », capable de traiter des actes de façon « intelligente ». Elle est munie de plusieurs fonctions d’assistance automatique liées au traitement de l’acte, telles qu’entrée automatique des informations de la partie, vérification automatique de son identité, comparaison automatique visage-pièce d’identité, génération automatique des actes authentiques, etc.

Cette machine intelligente est munie d’un système de traçabilité 1080P à double circuit : deux caméras à haute définition – l’une installée en avant et l’autre à l’arrière de la machine – sont destinées à enregistrer respectivement les images de la partie et celles du notaire ; en plus, deux objectifs – également installés respectivement en avant et à l’arrière de la machine – servent à vérifier l’identité des personnes par une comparaison de leur visage à leurs pièces d’identité. Des dispositifs de vérification identitaire sont intégrés dans la machine, comme par exemple un lecteur des cartes d’identité, qui est connecté à la banque de données du Ministère de la Sécurité publique et qui bénéficie du soutien de vérification en ligne de celle-ci. La machine est aussi munie d’un système de comparaison et de reconnaissance des empreintes digitales, afin de compléter celui de la vérification identitaire par la reconnaissance faciale. En plus, la machine est supportée par une plateforme dotée d’un double CPU, et donc capable de traiter simultanément des fiches textes et celles audio-visuelles. Enfin, elle possède des puces DSP qui permettent d’effectuer le codage de trois circuits 1080P et le traitement de cinq circuits de streaming à la fois. Tout cela apporte un véritable soutien à la reconnaissance faciale, digitale ou vocale, ainsi qu’à la comparaison visage-photo.

Cette « machine intelligente à traiter les actes », en permettant une interaction efficace et bidirectionnelle entre la partie et le notaire, a pu libérer ce dernier des procédures lourdes et complexes, résoudre le problème causé par la contradiction entre la « grande quantité d’actes à traiter » et le « faible effectif de notaires », et ainsi augmenter l’efficacité de leur travail.

En plus, la machine « tout-en-un » du système « Notariat intelligent » est connectée à la plateforme intelligente d’authentification, ainsi le notaire n’a qu’à opérer suivant une procédure standardisée et peut achever tout le processus d’authentification en un tournemain.

3.1.2 Les usages remplacés par les normes, celles-ci étant plus stables et plus régularisées.

Auparavant, le notariat de Shanghai n’avait pas une norme unifiée et complète qui régit ses activités, mais seulement des usages issus de longues pratiques professionnelles. Pour cette raison, différents offices notariaux pourraient avoir des exigences et des procédures différentes même quand ils ont à traiter un même type d’acte. Cette situation ne favorise pas l’amélioration de la qualité du service et en plus, serait susceptible de mettre le public dans le brouillard et de causer des malentendus voire même des conflits.

Pour remédier à cette situation, à l’initiative du Bureau de la Justice de Shanghai, l’Association du notariat de Shanghai a élaboré, après avoir fait un bilan sur les expériences de longue date de la profession, 180 Manuels des activités notariales et autant de Guides pour la demande des services d’authentification. Ces manuels et ces guides, qui contiennent plus de dix millions de caractères chinois, ont fixé des normes strictes à six domaines d’activités d’authentification, entre autres la procédure, les pièces justificatives, la tarification, la consultation, la vérification, ainsi que l’examen et l’approbation de l’acte. À cela s’ajoutent plus de 400 modèles d’actes authentiques qui servent de référence au notaire et à la partie. Tout pour standardiser l’ensemble du processus de l’authentification intelligente.

Suivant les indications de ces manuels et de ces guides, la plateforme intelligente de l’authentification régularise l’ensemble de la procédure des activités notariales tout en définissant rigoureusement les étapes de la procédure, les exigences en matière de pièces justificatives, ainsi que les modèles des actes à rédiger.

En utilisant le système intelligent de l’authentification configuré selon les indications du Manuel des activités notariales, les notaires sont susceptibles de réduire davantage les erreurs, d’augmenter l’efficacité, et de pousser le développement de la profession sur une voie plus large de stabilité et de standardisation. De même, grâce au Guide pour la demande des services d’authentification, le public se fait une idée plus claire de la procédure de l’authentification et donc économise énormément de temps avant et pendant le processus de traitement des actes.

3.1.3 Plateforme intelligente intégrée, qui combine service et contrôle

La plateforme intégrée « Notariat intelligent » s’appuie essentiellement sur le « système de contrôle par code d’accès », et inclut 20 modules ou 98 fonctions y compris vérification de l’identité du notaire, réception et enregistrement des actes, comparaison visage-pièce d’identité, examen des actes reçus, procès-verbaux des investigations, information sur les risques, gestion des pièces justificatives, gestion financière, paiement électronique, gestion des documents, dossiers électroniques, gestion des traductions, constatation en dehors de l’office, etc. En plus elle a 12 fonctions automatiques auxiliaires, à savoir entrée automatique des informations de la partie, vérification automatique des informations de la pièce d’identité, consultation automatique des informations de crédit, comparaison automatique visage-pièce d’identité, génération automatique de l’acte authentique, vérification automatique des informations liées aux pièces d’identité, traçage automatique audio et vidéo, enregistrement automatique de la copie des procès-verbaux des investigations, génération automatique de la liste de paiement, traduction automatique de l’acte authentique, confirmation automatique de la suivie du courrier express, génération automatique du dossier électronique, etc.

En tant qu’une plateforme intégrée, le « Notariat intelligent » a enregistré toutes les normes d’activités professionnelles mises au point par l’Association du notariat de Shanghai, qui sont rédigées en plus de dix millions de caractères chinois. Cette plateforme a répondu aux besoins de la profession en matière de contrôle des activités, de gestion procédurale et de recueil et de classement des données, en même temps elle a permis aux notaires d’augmenter leur rendement et au public d’améliorer son expérience de service.

Appuyé sur le « système de contrôle par code d’accès » - une grande première en Chine, la plateforme intégrée dite « Notariat intelligent » a pris l’initiative de combiner service et contrôle, et réalisé une surveillance de A à Z des activités notariales. Cette plateforme permet une traçabilité totale sur huit activités, telles que traitement des affaires-clés, examen et approbation, procès-verbaux des investigations, gestion des paiements, qualité des actes, délai du traitement, authentification en dehors du bureau, qualité du dossier, etc. Grâce à l’assistance des outils informatiques, et en recourant au contrôle par code d’accès et à une traçabilité totale, nous arrivons à effectuer des contrôles automatiques sur l’ensemble et notamment sur les étapes-clés du processus d’authentification. Ce qui garantit la régularisation et la traçabilité des différentes activités notariales.

3.2 Mise en place d’un centre unique de vérification pour remédier à la difficulté de la vérification

Conformément aux exigences du Ministère de la Justice en matière de « cinq bases de données et quatre systèmes », et suivant son concept qui se résume en « couverture totale, échange en temps réel, contrôle grâce aux techniques, et motivation par les données », le projet « Notariat intelligent » s’applique à mettre en valeur les caractéristiques particulières à la profession notariale de Shanghai et, en éliminant les barrières institutionnelles et géographiques, a établi un centre unique de vérification notariale, qui est le premier dans le genre de la Chine.

3.2.1 Recueil et classification centralisés des données pour un service unifié de vérification

Afin de garantir le droit de vérification des notaires et également la véracité et l’efficacité des actes authentiques, le Bureau de la Justice de Shanghai a mis en place une plateforme unique de vérification qui, connectée aux systèmes externes du même type, recueille et classifie les données déjà vérifiées par ces derniers, facilitant ainsi le travail des notaires.

Le centre de vérification du « Notariat intelligent » est la première application professionnelle mise en œuvre dans le cadre de l’accord stratégique conclu par le notariat chinois avec le Ministère de la Sécurité publique. Il a rendu possible une gestion centralisée de toutes les interfaces externes de vérification, et donne aux notaires un terminal unique d’information.

À l’heure actuelle, le centre de vérification a réalisé pour l’essentiel l’interconnexion et le partage des données et des informations avec 15 autorités administratives telles que sécurité publique, administration juridique, santé, affaires civiles, éducation nationale, ressources humaines et sécurité sociale, propriété intellectuelle, administration industrielle et commerciale, immobilier, archives, fiscalités, commission du développement et de la réforme, banque, affaires étrangères, etc. Muni d’un code électronique, le notaire peut accéder, rien qu’en cliquant sur les claviers de l’ordinateur, aux informations de toutes sortes : entrée et sortie frontalières, comparaison visage-pièce d’identité (reconnaissance faciale ou d’empreinte digitale), identité (carte de séjour, carte temporaire d’identité, carte d’identité du résident), état civil (naissance, décès, liens parentaux), situation de famille, acte de mariage ou de divorce, accord de divorce, adoption, études et diplômes, etc. Cela a non seulement protégé les secrets personnels de la partie, mais aussi amélioré l’efficacité du travail du notaire.

En plus des facilités apportées aux notaires, le centre permet aussi aux administrations juridiques de vérifier la légalité et l’efficacité des travaux de constatation effectués par les notaires, et de contrôler la qualité de leurs actes.

3.2.2 Vérification régularisée et répondant aux besoins réels

Grâce à des outils techniques utilisés aux différents maillons de la chaîne d’authentification, tels que la comparaison automatique visage-pièce d’identité, vérification intelligente des pièces justificatives, traçabilité totale, etc., le « Notariat intelligent » a augmenté énormément l’efficacité et la qualité des travaux notariaux. En plus, elle a beaucoup contribué à la standardisation du processus de vérification, exigeant que celle-ci soit effectuée seulement en cas de besoin réel et, en plus, contrôlée par l’usage des codes d’accès et garantie par une traçabilité totale. De cette manière, elle a permis d’éviter la fuite des données et d’assurer la régularité des opérations des notaires.

3.2.3 Reconnaissance par empreinte digitale + indentification faciale + comparaison visage-pièce d’identité : vérification intelligente mettant fin aux fraudes

La « machine intelligente à traiter les actes » est munie de deux caméras vidéo à haute définition et de deux objectifs photo, qui sont respectivement installés en avant et à l’arrière, et destinés soit à enregistrer les images de la partie et celles du notaire, soit à comparer les visages et les pièces d’identité. Connectée à la banque de données du Ministère de la Sécurité publique, cette machine est soutenue par la fonction de vérification en ligne de celle-ci. Utilisant en plus les techniques de reconnaissance vocale et d’identification par empreinte digitale (aujourd’hui la précision de l’identification par empreinte digitale atteint presque 100%), elle réalise une vérification intelligente et met fin aux fraudes.

3.3 Traçabilité totale et automatique : garantie de l’incontestabilité de l’acte

Grâce à une intégration des différents équipements et à la connexion au centre de vérification, le système de traçabilité totale et automatique est capable de retracer chaque opération de l’authentification - comme par exemple la comparaison automatique visage-photo ou la vérification intelligente de l’identité - aux différentes étapes du processus, permettant ainsi un contrôle scientifique sur ce dernier.

3.3.1       L’enregistrement audio et/ou vidéo de l’ensemble du processus d’authentification : source d’une base complète de données.

Après des travaux de rénovation standardisée, plus de 200 salles d’opération dans différents offices notariaux de Shanghai ont été équipées de dispositifs intelligents permettant un contrôle audio-visuel automatique et en temps réel.      Ainsi, toutes les données audio et vidéo générées au cours des opérations d’authentification peuvent être enregistrées et mises au nuage en temps réel. Avec cinq circuits de transmission audio-visuelle et les images 1080P à haute définition, le volume des données générées annuellement par le notariat de Shanghai peut atteindre 2000 Téras, donnant ainsi naissance à une banque de données notariales complètes.

3.3.2       La génération automatique des dossiers électroniques : condition de la traçabilité totale et du cryptage des données contre la falsification

Le notariat de Shanghai a mis au point une chaîne complète de traçabilité, laquelle comprend : la connexion par clé USB, la réception et la vérification de la demande d’authentification, la génération du code de vérification et du formulaire de demande, la vérification de l’identité, etc. Cette chaîne, complétée par le code d’accès, assure la vérification de chaque étape du processus. En plus, des « blockchains » ont été créés par les notaires afin que les données soient cryptées et enregistrées en temps réels sur la plateforme de contrôle, ce qui évite toute falsification éventuelle et garantit la régularité des opérations. Enfin, toute opération du notaire finit par générer automatiquement un dossier électronique, qui permet une traçabilité entière sur la totalité des enregistrements.

<, b>3.4 Contrôle numérique par code d’accès : premier système dans le genre en Chine destiné aux services juridiques

Le système de contrôle par code d’accès adopte la technologie de codage et le modèle de gestion basé sur le principe « un acte, un code », et arrive ainsi à enregistrer de façon exhaustive et objective le processus du traitement de l’acte, et à assurer la traçabilité de l’ensemble des opérations. Parallèlement à ce système, des règles de vérification ouverte par code d’accès ont été élaborées, permettant aux parties et aux utilisateurs de l’acte de vérifier, par voie officielle et unique, les offices notariaux, les notaires, l’avancement des opérations, ainsi que la véracité de l’acte authentique. Ce qui favorise dans une large mesure la transparence des activités notariales, et la mise en place d’un mécanisme de surveillance par toute la société.

3.4.1 « Un acte, un code » : garantie de la confidentialité et de la sécurité

Pour faciliter le contrôle électronique en temps réel sur les activités professionnelles des notaires, le Bureau de la Justice de Shanghai attribue à chaque acte traité un code identificateur unique. D’où « un acte, un code ».

Crypté selon les principes de la cryptographie et de la théorie des probabilités, le code identificateur en question constitue le premier contrôle d’accès pour les activités notariales.

En plus de ses fonctions de vérification, ce système de contrôle est aussi connecté à 8 « data stores », à 75 « data sets » et à 1476 « data items », auxquels le notaire ne peut accéder que muni de code identificateur. Ce qui évite la fuite des données.

3.4.2 À chaque étape, une vérification : contrôle de A à Z

Appuyé sur des communications bidirectionnelles à chaque étape de l’authentification, le code d’accès permet à l’administration juridique de contrôler l’ensemble du processus. Par exemple, avant de démarrer le traitement d’un acte, le notaire a besoin d’insérer sa clé USB sur un équipement spécial et d’entrer son code d’accès pour obtenir l’autorisation. En même temps, il doit subir une vérification d’identité en introduisant le code identificateur dynamique qui lui est envoyé, pour se connecter au système. Durant tout le processus du traitement de l’acte, il est soumis à de telles vérifications à chaque étape sans quoi il ne peut pas passer à l’étape suivante. Le même contrôle par code d’accès s’applique aussi sur les opérations que les notaires mènent en dehors de leurs bureaux. En outre, chaque fois que la partie effectue une opération importante, elle reçoit une confirmation par message téléphonique.

3.5 Authentification sur Internet

Les notaires de Shanghai ont créé un centre de clients, amélioré le guide des pratiques pour ces derniers, et formé un circuit complet et fermé dans la chaîne écologique notariale. Grâce à l’application « Notariat intelligent », ils ont réalisé l’authentification sur Internet au vrai sens du mot, permettant aux clients d’utiliser leurs actes quand ils veulent, sans avoir à se déplacer personnellement à l’office notarial.

3.5.1 Authentification en ligne : tout se fait à la maison

Les notaires de Shanghai ont établi une plateforme sur Internet, sur laquelle est offerte au public une gamme complète de services en ligne à un seul guichet, allant depuis la demande et la réception jusqu’au paiement de l’acte, en passant par la vérification et l’approbation. Ces mesures ont permis aux clients de ne se déplacer qu’une fois à l’office notarial.

3.5.2 Avancement de l’acte : information en temps réel

Le client peut suivre en temps réel l’avancement de son acte en utilisant une application de smartphone. Cette application lui procure divers services notariaux mobiles, couvrant la consultation, la prise de rendez-vous, la demande d’authentification, l’information sur les actes, etc. Grâce à elle, toutes les opérations se réalisent en une seule fois.

3.6 Plateforme de « big data » de la profession notariale

3.6.1 Création du centre de données archivistiques

Sous la coordination du Bureau de la Justice de Shanghai, un centre de données archivistiques de la profession notariale a été créé au niveau municipal. Comprenant 1476 « data items », 8 « data stores » et 75 « data sets », ce centre rassemble et stocke tous les types de données ayant trait aux activités notariales et constitue un système puissant de l’application de « big data ». Au sein de ce centre, il y a : 1) une banque d’actes, qui conserve de façon centralisée tous les actes authentiques traités à Shanghai, en assure une gestion standardisée à savoir « un acte, un code », et fournit des services unifiés de vérification des actes ; 2) une banque de testaments, qui optimise la procédure de l’enregistrement des testaments, permet le partage et régularise la consultation des informations des testateurs ; 3) une banque de dossiers électroniques, qui, grâce à l’utilisation des techniques d’identification intelligente et de « big data », conserve et classifie l’ensemble des dossiers électroniques notariaux, renforce l’exploitation des données concernées, contribue au contrôle de qualité et de risques des activités notariales, et améliore les connaissances professionnelles des notaires ; 4) un système de consultation des services notariaux, qui est ouvert aux utilisateurs des actes.

Le système de l’analyse des données du « Notariat intelligent » intègre toutes les données notariales ; sur cette base, il procède à des analyses multidimensionnelles sur les activités des notaires ainsi qu’à la modélisation des applications destinées à l’analyse et à l’alerte des risques notariaux, de façon à réaliser un contrôle minutieux sur tous les détails des travaux des notaires.

Grâce à une vision globale et à une planification unifiée, le notariat de Shanghai a réussi à utiliser les technologies de « big data » pour intégrer toutes les ressources liées à ses activités clés, et à réaliser l’interconnexion et le partage des données.

3.6.2 Analyse macroscopique des « big data »

Grâce à l’analyse d’une quantité énorme de données générées par des centaines de milliers d’actes traités chaque année par les notaires de Shanghai, la plateforme de « big data » nous permet de suivre en temps réel l’évolution des activités notariales, de creuser les besoins des clients, de prévoir la tendance de la profession, et d’assister l’administration juridique dans sa prise de décision. En plus, cette plateforme s’appuie sur des scénarios d’application réelle, tels que qualité du service notarial, justice juridique, analyse des publics cibles, besoins de consultation, etc., et fournit aux établissements administratifs de différents échelons des services commodes et faciles en matière de calcul et d’analyse des données, de modèles d’évaluation, de méthodes et d’outils d’analyse, ainsi que d’analyses et d’applications intelligentes et multidimensionnelles.

3.6.3 Avertissement des risques basé sur les « big data »

L’analyse des « big data » a rendu possibles la prévention et le contrôle des risques professionnels des notaires. Par un contrôle de l’ensemble des données notariales sur deux dimensions, à savoir sur celle macroscopique de la profession et celle microscopique du client et du notaire, nous pouvons établir des modèles complets, dynamiques, structurels et visuels de la profession, des clients et des actes. Ce qui nous permet de nous rendre compte immédiatement des anomalies des données, d’adopter des solutions rapides contre les personnes douteuses ou les faits douteux, et de protéger les parties et les notaires contre les courtiers « noirs » et les risques professionnels.

4. Conclusion

Le Bureau de la Justice de Shanghai, ayant l’objectif de renforcer le contrôle administratif, de servir la profession notariale, et de faciliter la vie du peuple, persiste dans son principe de travail qui se résume en « stratégie globale et planification centralisée pour une norme unique et une application unifié », et déploie de grands efforts pour promouvoir le « Notariat intelligent ».

Par l’élaboration d’une norme professionnelle complète du notariat, le Bureau de la Justice de Shanghai a fait de la plateforme « Notariat intelligent » une grande première nationale en matière de gestion standardisée de l’ensemble du processus d’authentification.

Le « Notariat intelligent » est la première application professionnelle mise en œuvre dans le cadre de l’accord stratégique conclu par le notariat chinois avec le Ministère de la Sécurité publique. Il a rendu possible une gestion centralisée de toutes les interfaces externes de vérification, et donne aux notaires un terminal unique d’information.

La « machine intelligente à traiter les actes », qui est la première dans le genre en Chine, a raccourci le temps des parties pour une authentification.

En utilisant des technologies TIC en matière de « big data », le « Notariat intelligent » constitue pour l’essentiel la première plateforme d’analyse des données notariales de la Chine, permettant la suivie des besoins de la profession et l’avertissement des risques en temps réel.

Basé sur le « système de contrôle par code d’accès » qui est une véritable création, le « Notariat intelligent » est la première plateforme informatique, intelligente et intégrée de la Chine. Elle comprend un centre d’authentification et de vérification intelligentes des actes et un centre de données tous azimuts de la profession notariale, combine la génération, le contrôle et le service des dossiers électroniques, et permet une traçabilité de l’ensemble du processus de l’authentification.

Le projet « Notariat intelligent » mis en œuvre par le Bureau de la Justice de Shanghai a réalisé l’intégration et l’efficacité des activités notariales de la ville, rendu possibles la traçabilité et le contrôle sur l’ensemble du processus d’authentification, amélioré sensiblement le rendement des services et la capacité contre les risques professionnels. Par conséquent, il a apporté une énorme garantie informatique et technique à la réforme et au développement des travaux notariaux de la Chine.