Optimaliser les modes d’authentification, employer avec souplesse la plateforme en ligne

Le notariat de Shanghai aide les entreprises à reprendre les activités de pied ferme^[1]

Journalistes : YU Dongming, HUANG Haodong

Dans le contexte de la prévention et du contrôle de l’épidémie, la reprise du travail et de la production conduit à des travaux systématiques et de nombreuses entreprises sont confrontées à des questions en matière notariale au cours de la reprise d’activité.

S’appuyant sur des expériences de réforme et combinant le travail de prévention et de contrôle de l’épidémie, le notariat de Shanghai s’est organisé pour la répartition des affaires, optimiser les modes d’authentification, mettre en valeur la plateforme en ligne de manière souple et faciliter ainsi la reprise du travail et de la production des entreprises.

« La pandémie imprévue a apporté des séries de difficultés au bon fonctionnement des entreprises et pour la reprise d’activité, celles-ci doivent affronter des problèmes et des besoins juridiques bien différents de ceux connus auparavant. Dans ce contexte, le notariat de Shanghai répond activement au Comité central du Parti communiste chinois et à celui de la Municipalité de Shanghai et cherche à fournir aux entreprises davantage de services et d’aides ciblés ; cela correspond non seulement à la vocation de la profession notariale de servir le peuple, mais constitue également une étape importante de la réforme notariale actuelle. » a indiqué le Directeur du Bureau de la Justice de Shanghai, M. LU Weidong, « Les innovations et explorations faites par le notariat en faveur des entreprises pendant cette période épidémique lui serviront assurément d’expériences précieuses dans le service au développement économique de Shanghai et l’optimalisation de l’environnement commercial du futur. »

Anticipation de la disponibilité, consolidation de la base

Le 2 février dernier, une authentification particulière s’est déroulée à l’aéroport international Pudong à Shanghai. Me SHI Jing, notaire à l’Étude notariale Nouveau Hongqiao à Shanghai, et son collaborateur M. YUAN Yang, ont accompli toutes les démarches d’une authentification de prêt bancaire avec une personne intéressée qui venait d’atterrir en provenance de Dalian (dans le nord-est du pays). Toute la procédure n’a été exécutée en moins d’une heure.

La personne intéressée est le représentant légal d’un fournisseur de travaux de construction dont le prêt bancaire était sur le point d’expirer et nécessitait un renouvellement urgent. D’où le besoin de l’assistance de la part du notariat. Cependant cette personne se trouvait à Dalian et devant retourner à Shanghai, elle devait se soumettre à une mise une quarantaine de 14 jours ; ainsi, il lui était donc dans l’impossibilité se rendre dans les délais à la banque et à l’étude notariale pour les procédures.

Après avoir pris connaissance du cas, Me SHI a négocié à plusieurs reprises avec la personne intéressée et la banque pour enfin fixer le plan selon lequel la personne intéressée prendrait l’avion pour Shanghai et effectuerait les démarches d’authentification avec la notaire à l’aéroport, et l’acte serait ensuite remis à la banque en vue du renouvellement du prêt.

Si la question des capitaux de l’entreprise a pu se résoudre en un jour de manière satisfaisante, c’est non seulement grâce au professionnalisme et à l’esprit pragmatique du notaire, mais est également attribuable à prise de conscience l’Association du Notariat de Shanghai de la nécessité d’anticiper.

Le 3 février dernier, juste au début de la reprise du travail normal des études notariales, l’Association du Notariat de Shanghai, basée sur l’Avis d’application du Bureau de la Justice de Shanghai sur le renforcement de la garantie et du soutien des services juridiques pour le développement sain et stable des entreprises et dirigée par le Département de la gestion de la profession notariale du Bureau de la Justice de Shanghai, a publié les Conseils de la Municipalité de Shanghai sur les mesures à prendre pour la mise en valeur du rôle du notariat dans l’apaisement et la résolution de conflits au cours de la reprise totale du travail et de la production (ci-après les Conseils), visant à demander à toutes les études notariales de mener à bien le travail de garantie de la reprise d’activité des entreprises pendant la lutte contre l’épidémie.

Les Conseils ont posé des exigences précises sur l’authentification concernant la reprise d’activité des entreprises concernées par l’épidémie comme la réception prioritaire du dossier, l’accélération de l’établissement de l’acte ainsi que la réduction et l’exonération des frais, et ont dressé une liste des affaires notariales relatives à la reprise d’activité des entreprises afin de guider les études notariales dans leur soutien aux entreprises concernées par l’épidémie.

« Avec la stabilisation de la situation sanitaire et la reprise progressive du travail et de la production des entreprises, le nombre des entreprises recourant à l’authentification ayant trait à l’épidémie augmente de plus en plus et face à cette situation spécifique, les études notariales manquent d’expériences efficaces ; d’où l’importance considérable de la disponibilité globale au plus haut niveau. » Me GAO Jianhong, Vice-président de l’Association du Notariat de Shanghai, nous a expliqué, « L’Association du Notariat de Shanghai a franchi ce pas et a anticipé la disponibilité, ce qui permet à toutes les études notariales de Shanghai de flexibiliser le travail selon le cas réel tout en respectant les règles ; sont à la fois garanties qualité et efficacité du service notarial. »

Ciblage précis des équipes professionnelles

« Notre entreprise souhaite reprendre le plus vite possible ses activités et il nous faut faire authentifier une traduction, est-il possible de le faire dès maintenant ? » Un matin, Me HONG En, notaire à l’Étude notariale Yangpu à Shanghai, a reçu cet appel téléphonique.

Celui qui a appelé est agent d’une entreprise de textile, laquelle s’occupe principalement de la production de composants de masque. Face à l’épidémie, l’entreprise envisageait de reprendre ses affaires dès le premier temps en se préparant à l’approvisionnement de produits anti-épidémie. Pour la reprise du travail et de la production, l’entreprise devait avant tout soumettre une traduction en chinois du document d’informations de base de son entreprise actionnaire japonaise en vue de l’enregistrement des modifications industrielles et commerciales en Chine. D’où son recours nécessaire à l’étude notariale.

Urgent de lutter contre l’épidémie. Aussitôt cet appel reçu, Me HONG a ouvert la voie prioritaire d’authentification relative à l’épidémie conformément aux règlements. Il a pris contact avec une entreprise de traduction, lui a transmis l’original et la traduction en vue d’une révision et a fait l’envoi après la rédaction de l’acte. Avec les efforts de Me HONG, cette authentification a pris moins de temps que la procédure ordinaire et a répond au besoin urgent de l’entreprise intéressée.

Au début de mars dernier, en vue de garantir la reprise du travail et de la production des entreprises pendant la période épidémique, l’Étude Yangpu a formé une équipe de services destinés aux entreprises composée de six notaires membres du PCC et chargée spécialement de dossiers relatifs à la reprise d’activité d’entreprises. Me HONG en fait partie.

La qualité demeure la raison de l’existence du notariat, et seul un notariat de haute qualité peut garantir véritablement la bonne reprise des activités des entreprises impliquées dans l’épidémie. Pour cela, l’Association du Notariat de Shanghai encourage toutes les études notariales de Shanghai à conjuguer les efforts pour répartir les ressources notariales, sélectionner des notaires riches en expériences de dossiers relatifs aux entreprises afin de former des équipes expertes, ouvrir des voies prioritaires pour s’y adapter de manière ciblée et assurer la justesse de tout acte dans le meilleur délai.

Actuellement, toutes les études notariales de la ville ont formé leur propre équipe de service spécial et sur cette base, travaillent à apporter de l’innovation dans mode de travail afin de satisfaire davantage les besoins des entreprises. L’Étude notariale Putuo à Shanghai a ainsi proposé un service à domicile. Les notaires se rendent chez les parties intéressées afin de procéder à la conservation de preuves et ainsi aider dans le processus d’arbitrage des entreprises.

Selon les statistiques, du 3 février au 8 avril 2020, les études notariales de la municipalité de Shanghai ont accueilli au total 80 880 personnes par différentes voies : 5 196 personnes ont souhaité un rendez-vous et 22 829 dossiers ont été reçus ; parmi les 26 249 appels téléphoniques on compte 2 246 rendez-vous dans l’office, 2 950 prises de rendez-vous via Internet avec 1 129 dossiers reçus et 51 681 personnes accueillies sur place avec 21 700 dossiers reçus. 

Selon nos informations, à part la formation d’équipes expertes, l’Association du Notariat de Shanghai, en réponse au Bureau de la Justice de Shanghai, organise les études à former des groupes experts composés de notaires ayant les capacités de fournir des conseils juridiques, des interprétations de politiques et des services notariaux visant la reprise du travail et de la production des entreprises, permettant ainsi d’offrir une garantie de services juridiques de bonne qualité et de haute efficacité au service de la prévention et du contrôle de l’épidémie et à la préservation du développement économique et social.

Plateforme en ligne rapide et sûre

« Approchez votre carte d’identité de la caméra de votre téléphone portable : nous comparerons votre visage et la pièce d’identité conservée à la banque après la capture de l’image. » Dans une banque à Shanghai, Me WANG Jiaming, notaire à l’Étude notariale Dongfang à Shanghai et M. WANG Fu, collaborateur, ont guidé les deux personnes impliquées dans des démarches de conservation de preuves relatives à une aide au crédit financier : en s’appuyant sur le système d’appel vidéo de Wechat des téléphones portables.

Après trois heures d’explications et de guidage, toutes les procédures notariales ont été achevées et enfin, grâce aux deux professionnels de droit, une entreprise de chaine de restauration, connue à Shanghai, a réussi à recevoir de l’aide financière bancaire et s’est ainsi débarrassée des difficultés économiques causées par l’épidémie.

« À partir du 1^er septembre 2019 date de la mise en œuvre de la promotion du « déplacement unique » et de l’essai de « zéro déplacement » du notariat de Shanghai, la plateforme en ligne devient progressivement la voie principale de certains types d’authentifications ordinaires. Cette fois, du fait que l’épidémie Covid-19 ait eu un impact sur le mode traditionnel de procédures en face-à-face, la plateforme d’authentification en ligne s’est développée. » nous a expliqué Me PAN Hao, Vice-président de l’Association du Notariat de Shanghai.

Pendant la crise sanitaire, l’Association du Notariat de Shanghai n’a pas cessé d’innover les modes et les moyens, d’encourager les études pour procéder aux conseils et aux réceptions via la plateforme du site de la Justice de Shanghai « 12348 » et via leur propre plateforme d’authentification informatisée et guider les parties intéressées à adopter des modes tels que consultations, prise de rendez-vous et réception de dossier tous en ligne, afin de réduire les déplacements pendant la période épidémique.

En outre, l’Association a sélectionné 91 services notariaux de « zéro déplacement » et 103 services de « déplacement unique », visant à gagner la guerre contre l’épidémie en s’aidant d’un nouveau mode d’authentification « zéro contact » en faveur des entreprises et des citoyens.

Jusqu’ici, le mini-programme Wechat de l’Association du Notariat de Shanghai, « zéro déplacement », a été mis en place dans les comptes officiels des Études Dongfang, Xuhui et Zhangjiang.

Le 17 janvier dernier, l’Étude notariale Xuhui à Shanghai a lancé officiellement la plateforme « Huicun », plateforme de conservation de données Blockchain. Cela marque la première application des techniques Blockchain dans le domaine de la conservation de données du notariat shanghaien, ce qui permettra d’élever davantage la sécurité de la conservation de données et ainsi la crédibilité du notariat. Pendant la crise sanitaire, la plateforme « Huicun » est aussi devenue le premier choix des entreprises cherchant à conserver les preuves et documents pour la reprise de leur activité ; elle a joué un rôle majeur dans l’établissement d’actes authentiques et la résolution de litiges pour les entreprises.

M. YANG Changlin, Président de l’Association du Notariat de Shanghai, a indiqué : « Servir les entreprises pour la reprise du travail et de la production pendant la période épidémique constitue un nouveau défi de la profession notariale et au cours duquel, les études pensent à ce que pensent les entreprises et se soucient de ce dont s’inquiètent les entreprises, accomplissent les missions avec qualité et quantité ; cela qui fait preuve non seulement de la détermination du notariat shanghaien d’aider les entreprises et de servir la population, mais révèle également la base solide du notariat dans le travail passé. Les explorations et tentatives de l’Association et des études durant le service à la reprise d’activité des entreprises deviendront à coup sûr des expériences fructueuses dans la période post-épidémie. »